Legal lean: management hype of nuttig instrument voor de praktijk?

Uit de enquête die Advocatie onlangs hield in samenwerking met TGO consultants, bleek dat de meeste advocaten vooralsnog niet bereid zijn om te investeren in ‘lean six sigma’. Maakt onbekend onbemind?

Door Nico Mookhoek

Helemaal onbekend binnen de juridische sector is het begrip lean niet. Verschillende kantoren zijn gestart de leanprincipes toe te passen. NautaDutilh heeft een lean academy opgericht, en op de site van Balieplus verscheen een column van Hans Schuurman (interim financieel manager) over de alternatieve prijsmodellen, waarbij hij een aantal lean principes de revue laat passeren. De eerste advocaten met lean belts - in alle kleuren van de regenboog - zijn inmiddels ook gesignaleerd.

Is lean de zoveelste management hype of een nuttig instrument voor de legal praktijk? Lees en oordeel zelf.

Lean vindt zijn herkomst ruim 25 jaar geleden in de Japanse auto industrie. De lean principes zijn met name ontsproten uit de productie techniek die Toyota hanteert. Als je gaat googelen op 'lean' zul je al snel het zogenaamde 'Toyotahuis' tegenkomen. Hieronder een versie die ik heb aangepast voor de legal praktijk.

Toyotahuis

Het Toyotahuis geeft schematisch alle principes van lean weer. Gezien de herkomst werd de theorie aanvankelijk met name in de productie omgeving toegepast. De laatste jaren worden de leanprincipes, in aangepaste vorm, ook steeds meer gebruikt in andere branches, met name in de Zorg- en IT- sector.

In de legal sector had het Amerikaanse advocatenkantoor Seyfarth Shaw de primeur. Zo'n 10 jaar geleden adopteerden zij de lean principes voor haar praktijk. Inmiddels heeft het kantoor rond de 400 juridische processen in kaart gebracht en is dit jaar een aparte consultancy tak van start gegaan. Zonder slag of stoot ging dat allemaal niet. In een filmpje op Youtube vertelt Kenneth grady, de trekker van het lean project bij het kantoor, op hilarische wijze hoe dat ging.

Klantwaarde & verspilling centraal
Centraal in de lean theorie staat het begrip ‘klantwaarde’: welke toegevoegde waarde leveren wij voor onze klanten? Of meer existentieel geformuleerd: Wat is ons bestaansrecht? Klantwaarde wordt uitgedrukt in QDC: Quality, Delivery en Costs (boven in het Toyotahuis).


"De klant wil jouw dienst van goede kwaliteit op tijd en in voldoende mate geleverd krijgen tegen acceptabele kosten"


Goede kwaliteit gaat over de verwachtingen van de klant: wat verwacht hij van de advocaat in zijn specifieke geval? Wil hij een doorwrocht juridisch betoog of volstaat een globaal advies? Wil hij een quick fix van zijn probleem waarbij de kosten van ondergeschikt belang zijn, of gaat de factor geld boven tijd? Advocaten neigen er vanuit hun professionaliteit en vakkennis naar om standaard een uitgebreid advies met alle juridische ins&outs te maken, terwijl de klant vaak genoeg heeft aan een A4-tje met de hoofdlijnen. In termen van lean is dat ‘overproductie’.


“Goede kwaliteit betekent een voorspelbare mate van uniformiteit en betrouwbaarheid met een kwaliteitsstandaard die de klant past”(Edwards Deming, Amerikaans statisticus)


Overproductie is een van de acht soorten verspilling die in de lean theorie zijn benoemd. Overprocessing, defects, waiting en skills zijn de andere verspillingen die veel in de legal praktijk voorkomen.

De crux van lean is om, met verschillende methodieken, deze verspillingen te identificeren, te visualiseren en natuurlijk uiteindelijk te elimineren. De activiteiten die daadwerkelijk waarde creëren voor de klant - of die ondersteunend zijn aan de waarde creërende werkzaamheden - blijven over.

Als alle verspillingen uit de werkprocessen zijn gehaald volgt de volgende stap in het proces. De werkzaamheden die uitgevoerd blijven worden, worden zo georganiseerd dat een zogenaamde ‘flow’ wordt gecreëerd: een systeem van continue doorstroming. Elk stuk individueel werk blijft in beweging. Het werk stroomt als het ware door het proces en de voorraden zijn tot (bijna) nul gereduceerd. Voorraden laten zich voor de juridische werkprocessen vertalen naar onbehandelde e-mails en ‘things-to-do’-lijstjes.

Het lean transformatieproces wordt voltooid door van push naar pull te gaan en door te streven naar continue perfectie. Wellicht een volgende keer daar over meer.

Als u dit leest heeft u in ieder geval het hele artikel uitgelezen en dat is een eerste stap. Wat denkt u: maakt minder onbekend ook minder onbemind?

Nico Mookhoek is jurist, werkt al meer dan 15 jaar voor advocaten, juristen en legal counsels en is gecertificeerd black belt lean practioner. Contact: nmookhoek@gmail.com

 

    | Mail de redactie | Print