Het notariaat van Ploum Lodder Princen had in 2015 niet mogen meewerken aan een dubieuze vastgoeddeal in het voordeel van een bedrijf in Ecuador. De Kamer voor het Notariaat ‘s-Hertogenbosch heeft notaris Stan Commissaris en een voormalig kandidaat-notaris van het kantoor hiervoor vorige week berispt, blijkt uit een nog niet gepubliceerde uitspraak die in handen is van Advocatie. De betrokkenheid van Ploum bij deze transactie werd in 2016 bekend via de Panama Papers.
Door Joris Rietbroek
De naam van het Rotterdamse advocaten- en notariskantoor (sinds februari dit jaar kortweg Ploum) duikt in het voorjaar van 2016 op in berichtgeving over de Panama Papers, de grote verzameling vertrouwelijke documenten van juridisch dienstverlener Mossack Fonseca uit Panama die naar de internationale pers lekte.
In Nederland schrijven het Financieele Dagblad en Trouw op 6 april 2016 gedetailleerd over dubieuze transacties waarbij het notariaat van Ploum volgens gelekte documenten betrokken is geweest. Het kantoor neemt nog dezelfde dag maatregelen: betrokken notaris Stan Commissaris treedt terug als bestuursvoorzitter en de notariële toezichthouder Bureau Financieel Toezicht (BFT) wordt ingeschakeld voor onafhankelijk onderzoek. In een persbericht stelt Ploum ‘zich op geen enkele wijze te herkennen in de beschuldigingen die in de publiciteit naar voren komen’ en dat het BFT-onderzoek ‘met vertrouwen tegemoet wordt gezien’.
Het BFT constateert echter dat de berispte notaris en kandidaat-notaris in 2015 steken lieten vallen bij het voorbereiden en passeren van een akte voor een merkwaardige vastgoeddeal, het dossier waar de klachten van het BFT in de tuchtzaak zich specifiek tegen richten. ’s Morgens vroeg op 1 april 2015 mailt een partner van Amsterdams trustkantoor Infintax de kandidaat-notaris een reeks e-mails en Powerpoint slides. Hierin staat een structuur voor een ‘promise to buy agreement’ omschreven tussen een door Infintax opgerichte BV en een vastgoedbedrijf in Ecuador. De geldstromen voor een te kopen kantoorpand moeten via een Nederlandse Bv en een bankrekening in Slowakije lopen.
Stroman-schijnconstructie
Uit de e-mails en sheets had de kandidaat-notaris op kunnen maken dat het nadrukkelijk niet de bedoeling was om de promise to buy-afspraak volledig na te komen, zodat het vastgoed in handen blijft van de verkoper in Ecuador. Het aan deze verkoper gestorte geld wordt afgeschreven als verlies, bijna twee miljoen US dollar komt ten goede aan de Nederlandse BV en wordt via een rekening in Slowakije alsnog weggesluisd naar Ecuador. Desondanks passeert notaris Commissaris op 9 april de door de kandidaat-notaris voorbereide akte.
Een stroman-schijnconstructie, aldus het BFT in zijn tuchtklacht. Alle alarmbellen hadden af moeten gaan bij de ervaren kandidaat-notaris, sinds 2003 in het vak. Dit gebeurde echter niet, omdat er volgens haar grote haast was bij de opdracht (‘opdrachten van [X] moesten altijd met spoed worden afgehandeld’), wat ten koste ging van de zorgvuldigheid. Hierdoor zagen zij en later notaris Commissaris de aanvullende informatie in de aangehechte e-mails en Powerpoint-slides over het hoofd. Last minute doorgegeven wijzigingen werden zonder vragen doorgevoerd – dat gebeurde namelijk wel vaker – en het betrokken trustkantoor werd als vaste cliënt van het kantoor betrouwbaar geacht.
Weigeringsplicht
Dit wordt hen beide ernstig verweten door de tuchtrechter. ‘Gelet op de belangrijke positie van de notaris in het rechtsverkeer, waaronder de rol van “poortwachter”, rekent de kamer het de kandidaat-notaris en de notaris ernstig aan dat zij de genoemde informatie hebben gemist,’ aldus de kamer in de beslissing van 19 maart. ‘[…] Hoewel een voldoende deugdelijk kantoorbeleid ontbrak, diende de kandidaat-notaris in opdracht van trustkantoor [Y] wel (mogelijk ongebruikelijke) transacties te verrichten in verband met de overdracht van aandelen in een plankvennootschap aan een buitenlandse partij uit Panama.’
De kandidaat-notaris had zodoende deze specifieke opdracht moeten weigeren in het kader van de notariële weigeringsplicht (‘Bij gerede twijfel aan de goede bedoelingen van zijn cliënt is een notaris verplicht zijn diensten te weigeren’). En anders had zij op basis van de informatie tenminste een verscherpt (cliënten)onderzoek moeten doen en de transactie moeten melden in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Tegenover de Kamer van het Notariaat gaven de (kandidaat-)notarissen aan ‘dat zij zeker anders zouden hebben gehandeld als zij ten tijde van de voorgenomen transactie wél kennis hadden genomen van de informatie uit de e-mailstring en indien zorgvuldiger was gekeken naar de inhoud van de PowerPoint slides,’ zo blijkt uit de beslissing van de tuchtrechter.
Verder neemt de kamer het de eindverantwoordelijke notaris kwalijk dat hij pas een jaar na passering van de schijnconstructie contact opnam met het BFT, na de berichtgeving in de media. Wel werkten hij en de kandidaat-notaris volledig mee aan het onderzoek en gaven ze alle openheid van zaken, aldus de tuchtrechter. Sindsdien is het beleid van Ploum ten aanzien van verplichtingen uit de Wwft aangescherpt door middel van nieuwe protocollen en checklists.
Omdat bovenop dit alles de media-aandacht over de kwestie er flink heeft ingehakt, besluit de Kamer twee berispingen op te leggen. De kandidaat-notaris werkt overigens sinds augustus 2017 niet meer in het notariaat, maar als jurist bij de M&A-praktijk van Ploum.
Reactie Ploum: ‘Compliance officer aangesteld’
Ploum zal niet in hoger beroep gaan tegen de uitspraak, zegt bestuursvoorzitter Rutger Ploum desgevraagd in een reactie. “We wilden per se dat onze betrokkenheid extern zou worden onderzocht. Het BFT heeft vervolgens slechts één van de vijf onderzochte dossiers naar de tuchtrechter gebracht. Het oordeel van de kamer is echter duidelijk: we hebben belangrijke stukken niet gezien. Het is een beroepsfout, en dat dit onze notaris zwaar wordt aangerekend, begrijp ik wel.”
Volgens Ploum waren de betrokkenen zich tot het moment dat de Panama Papers in het nieuws kwamen niet bewust van de in 2015 gemaakte fouten. Om die reden was er niet eerder een melding gemaakt bij het BFT. Om dergelijke fouten in het vervolg te voorkomen, heeft Ploum onder meer een externe compliance officer aangesteld, vertelt de bestuursvoorzitter. “Die heeft ons volledige compliancebeleid tegen het licht gehouden en aangescherpt.” Verder is Infintax geen cliënt meer van het kantoor. “Wij werken überhaupt niet meer samen met trustkantoren.”