Over fraudeonderzoek dat wordt uitgevoerd door of in opdracht van de onderneming is weinig geschreven. Zeker als het onderzoek in de rechtszaal zal worden gebruikt, moet het qua methoden en bewijsmateriaal daarop zijn afgestemd. Daarom is het nodig dat de bedrijfsjurist betrokken is bij de verschillende fasen van het onderzoek.
Het interne fraudeonderzoek moet zijn gericht op het helder krijgen van de feiten; vermoedens en gevoelens zijn niet voldoende voor een intern onderzoek waar men gevolgen aan wil verbinden. De (interne of externe) onderzoeker dient zich objectief en onafhankelijk op te stellen. Deze eis brengt soms ook met zich mee dat breder wordt gekeken dan naar de feiten van het voorgelegde geval alleen; de context is vaak van belang. Voorbeeld: indien het declaratiegedrag van een bepaalde leidinggevende wordt bekeken, dan kan het relevant zijn om ook het declaratiegedrag van andere leidinggevenden te bekijken.
De objectieve en onafhankelijke houding is tijdens het gehele onderzoek van belang. Onzorgvuldig onderzoek schaadt de organisatie en betrokkenen. Discretie is ook essentieel. Dus: geen bevooroordeelde vragen, schriftelijke vastlegging van de verschillende stappen en afgeschermde dossiers en computerfiles.
1. Onderzoeksteam
Er dient een intern onderzoeksteam te worden geformeerd: men kan kiezen voor interne of externe onderzoekers of een mix van beide. Het is van belang voor de kwaliteit van het onderzoek dat een of meer personen met ervaring met fraudeonderzoek deel uitmaken van het onderzoeksteam. Het onderzoeksteam formuleert de onderzoeksvragen, de reikwijdte van het onderzoek, de wijze waarop het onderzoek zal plaatsvinden en de te treffen onderzoeksmaatregelen en stelt een verslag op van zijn bevindingen. Als de bedrijfsjurist/advocaat in het onderzoeksteam zit, moet hij zich afvragen of hij daarna de vennootschap kan vertegenwoordigen in de eventuele civiele of strafkwestie.
2. Normenkader
Van belang is binnen welk normenkader de fraude is gepleegd: interne procedurevoorschriften of protocollen kunnen zijn overtreden, maar daarnaast ook een wettelijk normenkader. In dat laatste geval zal aangifte nodig zijn of een melding.
3. Notificaties
Waar van toepassing: de verzekeraar en externe toezichthouder dienen te worden geïnformeerd.
4. Onderzoeksmaatregelen
Overwogen dient te worden of in de organisatie of jegens bepaalde personen maatregelen moeten worden getroffen die van belang zijn voor het onderzoek. Wellicht is het in het belang van het onderzoek nodig personen op non-actief te stellen, direct bepaalde procedures te wijzigen of gegevens – zoals data- en e-mailbestanden – veilig te stellen. Voor het treffen van dergelijke maatregelen kan extern advies of specialistische (forensische) en IT kennis nodig zijn.
5. Communicatie
Er moet worden nagedacht over de informatie aan betrokkenen, de werkomgeving, aandeelhouders of raad van commissarissen. Soms kan het nuttig zijn de organisatie te laten weten dat een fraudeonderzoek plaatsvindt. Daarmee kunnen geruchten worden ontzenuwd en het biedt een gelegenheid om de normen van de organisatie helder te maken. Soms, aan het begin van het onderzoek, kan worden geoordeeld dat het feit dat fraudeonderzoek plaatsvindt geheim dient te worden gehouden, bijvoorbeeld om te voorkomen dat bewijsmateriaal wordt verduisterd of om anderen niet op ideeën te brengen. Het onderzoeksteam zal in de meeste gevallen voor de communicatie een – of de vaste – woordvoerder aanwijzen.
6. Interviewplan
Er dient een interviewplan te worden opgesteld: wie worden geïnterviewd, op welke wijze en welke vragen worden gesteld? Er worden verslagen van de interviews gemaakt. De verslagen moeten worden getekend door de geïnterviewden; dit is een toepassing van het beginsel van hoor en wederhoor.
7. Rapportage
De conceptrapportage wordt – ook vanuit het hoor- en wederhoorprincipe – voor het finaliseren aangeboden aan de personen waarop het onderzoek was gericht. Hun opmerkingen worden, naar het oordeel van het onderzoeksteam, ofwel verwerkt in de conclusie ofwel apart bijgevoegd. De definitieve rapportage is gericht aan het management, het statutaire bestuur van de onderneming en de eventuele moedermaatschappij. Het management neemt een standpunt in over de onderzoeksresultaten en beslist over de naar aanleiding van het rapport te nemen interne en externe maatregelen, eventueel nader onderzoek en over sanctionering jegens personen. Het management beslist ook over de maatregelen waarmee dergelijke fraude in de toekomst moet worden voorkomen.
8. Nazorg
Zowel binnen als buiten de organisatie kunnen de geruchten omtrent fraude of het onderzoek gevolgen hebben gehad. Het is van belang dat de organisatie over de communicatie ook na afloop van het onderzoek de regie houdt.
Nog enkele aandachtspunten:
Door Bernadette van Leeuwen, JuristvandeZaak