Voordat we juridische diensten transformeren, moeten we eerst wat we al doen als juristen automatiseren. Het nieuwe toverwoord hierbij: robotic process automation. ‘Dat is legal tech in action: mensen steunen bij hun werk door ze het standaardwerk, het saaie en routinematige, uit handen te nemen.’
Door Arnoud Engelfriet, correspondent Legal Tech
Legal tech gaat het juridische werk transformeren, lijkt mijn mantra te gaan worden. Nieuwe tools maken nieuwe manieren van werken mogelijk, en dat zal uiteindelijk zorgen voor een heel andere juridische sector. Waarschijnlijk met minder advocaten en meer andersoortige dienstverleners die juridische zaken erbij doen. In ieder geval de standaardzaken.
Maar zo ver zijn we nog niet: voordat we zo ver kunnen transformeren, moeten we eerst maar eens goed automatiseren wat we doen als juristen en zij die daar omheen diensten leveren. En het nieuwe toverwoord daarbij is robotic process automation.
Robotgestuurde procesautomatisering (Robotic process automation, RPA) is een techniek die gebruikt wordt voor het automatiseren van bedrijfsprocessen, met behulp van software-robots. Dat zijn hele simpele robotjes: ze herhalen de standaardstappen die u en ik elke dag nemen, zoals het tijdschrijven na een telefoontje of het opbergen van een e-mail in het CRM-systeem.
Klinkt handig, nietwaar? Iets dat de leverancier van zulke spullen misschien zelf in moet bouwen. Waarom moet ik als dure kenniswerken immers tien minuten bezig zijn met een mail opbergen of klikken wie ik gebeld heb, als goedkope software dat ook kan? En hela, als u die kant op gaat, dan bent u ineens bereid uw firma te robotiseren. (Ja, vroeger had u hier een secretaresse voor, maar sinds we allemaal eigen laptops hebben doen we dit administratieve werk zelf. Ik weet ook niet waarom.)
Méér werk doen
Maar het kan verder gaan. Dit soort software kan ook bestanden bewerken of informatievelden invullen in uw bedrijfsapplicaties. Daarmee zijn dus eenvoudige taken volledig te automatiseren, zoals een intake per mail van een nieuwe klant. En dan wordt het nog interessanter: dan kun je dus méér werk doen, meer klanten aannemen dan al je mensen samen kunnen. Want als een robot het druk heeft, dan koop je een processor erbij en dan kan hij weer verder. Kom daar maar eens om bij een menselijke werknemer.
Wanneer een robot op dat niveau kan opereren, dan kan dat een bedrijf behoorlijk wat schelen. Een robot is consistent en minutieus: hij vult bij elke klant het formulier op dezelfde manier in, en bergt dezelfde type documenten altijd op dezelfde manier in de juiste dossiers op. Iets waar menig jurist maar wat blij mee zou zijn: wat een gedoe elke keer, de juiste code erbij zoeken, goed opletten dat je de juiste map aanklikt en hoe krijg je een gesleept document terug als je de verkeerde bestemming selecteert?
Veel legal tech-oplossingen worden nu gemarket met een AI-sausje. Dat is logisch, want daar gaat alle aandacht naartoe, maar ik zie wel dat mensen daar risico’s in zien. Want AI-systemen zijn vaak onvoorspelbaar: nee, ze gaan niet ineens de robotrevolutie uitroepen of het kantoor transformeren naar een accountancyfirma, maar hun gedrag wordt afgeleid uit data-analyse, uit statistiek. RPA systemen werken op de ‘klassieke’ manier met als/dan-regels en vooraf geprogrammeerde keuzes. Ze doen dus precies wat je ze zegt, en gaan niet zelf bedenken dat je beter naar andere velden kunt kijken of dat er een snellere manier is om het gewenste resultaat te bereiken.
Vergeet de robot in toga
Het blijft me verbazen dat mensen zo veel bezig zijn met taken die computers veel beter kunnen. RPA-technologie komt dan ook als geroepen, wat mij betreft. Want dat is legal tech in action: mensen steunen bij hun werk, door ze het standaardwerk, het saaie, het routinematige uit handen te nemen.
Vergeet dus dat beeld van die robot in toga, of zelfs maar die legal tech oplossing die een pleitnota produceert of volautomatisch een contract samenstelt. Die creatieve keuzes, die inschatting wat er in het contract moet of welke plechtstatige volzin de zaak gaat redden, die maakt u en die blijft u maken. Maar de details, de opbouw en de check op het aantal pagina’s, dat kan een robot beter. Dus laat die lekker dat klusje doen. Dát is wat legal tech gaat doen.