De arbeidsmarkt is krapper dan ooit. Daarnaast verandert legal tech het werkveld ingrijpend. Om met minder mensen meer werk te kunnen doen, is een nieuwe legal managementstrategie noodzakelijk. Sdu sprak met specialisten over knelpunten en mogelijke oplossingen. Vijf prikkelende uitspraken uitgelicht.
Een van de sprekers tijdens de Legal Management Heroes Round Table van Sdu en VOXIUS was Pieter van der Hoeven. Hij deelde zijn kennis en ervaringen als voormalig advocaat én ondernemer. Het leverde prikkelende uitspraken en vooral mooie tips op. Pieter licht ze desgewenst toe.
Over Pieter
Pieter van der Hoeven bedacht en ontwikkelde samen met zijn compagnon Bram Fokke het tijdschrijfproduct Clocktimizer. Deze slimme tool geeft inzicht in wie wat doet, wanneer, waar en tegen welke kosten, waardoor voor advocatenkantoren een datagedreven prijsbepaling mogelijk wordt. Clocktimizer won in 2019 de Legal Tech Award tijdens de Gouden Zandlopers en heeft wereldwijd gebruikers. Pieter heeft zijn bedrijf inmiddels verkocht aan Litera en werkt hier nu als Vice President Corporate Development.
Uitspraak 1
‘Zorg dat je mensen productiever zijn en stel hierbij prioriteiten‘
“Veel juristen zitten vaak werk te doen dat ze hartstikke stom vinden. Dat is zonde. Je hebt ontzettend slimme mensen bij advocatenkantoren werken. Die zouden toch veel meer moeten nadenken over oplossingen voor grote vraagstukken als mediation of procesvoering in plaats van bezig zijn met administratieve taken? Legal managers moeten dus prioriteren. Waarom zit een hoogopgeleide jurist een geheimhoudingsovereenkomst (NDA) te reviewen? Daar zijn andere oplossingen voor.
In plaats van een slimme tool kun je natuurlijk ook je processen verbeteren. Kijk naar wat voor NDA je nu gebruikt als kantoor of als cliënt en of deze niet veel meer discussie oplevert dan nodig. Gebruik de intelligentie van je mensen om na te denken hoe je dit proces slimmer inricht.
En waar je dan begint met prioriteren? Daar waar je pijnpunten zitten! Die zijn eenvoudig uit te vragen. Vraag je mensen naar wat veel tijd kost in hun werk en naar wat in hun ogen weinig tot geen waarde toevoegt. Zo laat je mensen nadenken over hun werk en jij krijgt als legal manager inzicht in de pijnpunten en kansen voor je organisatie of afdeling. Bijkomend voordeel is dat je zo ook aangeeft dat je wilt dat je mensen leuker werk kunnen doen en dat je luistert naar hun feedback.”
Uitspraak 2
‘Wat wil je dat mensen doen en wat de robots?’
“Waar ik tijdens de Round Table robots zei, bedoelde ik computers. Het gaat erom dat je kijkt naar wat je mensen voor werk doen. Uit onderzoek blijkt dat als mensen twintig keer hetzelfde werk doen, dat ze slordiger en minder creatief worden. Ook verliezen ze de band met de groep mensen met wie ze hun werk doen. Je moet je voorstellen dat een jurist de hele dag aandeelhoudersbesluiten moet maken. Na twintig stuks is de kans groot dat hij gemakzuchtig wordt, omdat hij niet uitgedaagd wordt. Dan ga je dus fouten maken. Bij een computer heb je dat niet. Dan is nummer 20 net zo goed opgebouwd als nummer 1. Je kunt dus ook zeggen: Wat zijn de variabelen in een aandeelhoudersbesluit? Dit kan een computer niet bedenken en is denkwerk voor een mens. Hoe vul je die variabelen in? Dat is ook uitzoekwerk voor een mens. Dat uitzoeken doe je één keer en sla je op. Dit hoef je een volgende keer dan niet te checken en kan de computer doen. Nee, een computer neemt niet al het werk over. Die voert alleen commando’s uit die de mens ingeeft. Bedenk vooral waarom je mensen werk zitten te doen dat een computer sneller kan.”
Uitspraak 3
‘Als je verandert, is het belangrijk om nieuwsgierigheid aan te wakkeren’
“Niemand vindt verandering leuk. Dat is tegen onze natuur. Het is volgens onze evolutie veilig als iets niet verandert. Maar als je dan móet veranderen, vraag dan eerst aan je mensen hoe zaken werken, hoe zaken beter kunnen en wat er voor handen is om zaken beter te doen. Dat is nieuwsgierigheid aanwakkeren. En dat is belangrijk. Want als die er niet is, wordt veranderen heel ingewikkeld. Het kan overigens ook een open vraag zijn: wat vind je ervan? Ik heb nieuwsgierigheid vooral bedoeld als openstaan voor verandering en mensen intrinsiek motiveren om na te denken over de verandering.”
Uitspraak 4
‘Je hoeft als legal manager niet elk jaar naar je processen te kijken’
“Ieder jaar al je werkprocessen bekijken of er verbeteringen mogelijk zijn, is niet nodig. En daar heb je als legal manager waarschijnlijk ook helemaal geen tijd voor. Kijk wel naar die processen waar je prioriteit aan wilt geven of waar je een bottleneck ervaart.”
Uitspraak 5
‘In andere beroepsgroepen is het qua innovatie echt niet beter dan in de advocatuur’
“Ik heb hier best lang over nagedacht. Er zit een kern van waarheid in dat advocaten beroepsmatig altijd zoeken naar risico’s en niet naar kansen. Dat is goed, want dat is hun vak en daar zijn ze ook goed in. Dat zie je ook in gesprekken terug. Niemand is zo goed in het herkennen van gebakken lucht als advocaten. Ze prikken daar feilloos doorheen.
Aan de andere kant zijn het ook mensen die voor een goed argument overstag gaan. Althans sommigen. Ik besef nu dat ik verschrikkelijk generaliseer, maar daar waar sprake is van overweldigend bewijs, is er ook een common sense bij advocaten en passen ze hun strategie aan. Dat betekent dat als je heel goed kunt vertellen waarom iets het werk beter of sneller maakt, dat een advocaat wel degelijk wil innoveren. Als ze toch niet willen veranderen, heb je blijkbaar niet voldoende bewijs geleverd waarom dat moet. Overtuig ze dus maar beter.
En tot slot: kijkend naar andere beroepsgroepen, bijvoorbeeld huisartsen, waar ze ook roepen: innoveren, innoveren, innoveren. Daar gaat het ook niet zo hard, hoor. En daar waar sectoren wel voorop lopen, zoals de financiële sector, vraag ik me af hoe modern en geoptimaliseerd die eigenlijk zijn. Het is echt niet zo dat de advocatuur overal achteraan hobbelt, wil ik maar zeggen.”
‘Niet lullen, maar poetsen’
“Deze uitspraak komt niet uit de Round Table, maar zou ik graag willen toevoegen. Want het is heel mooi al dat praten, maar hoe gaan legal managers de besproken zaken tot uitvoering brengen? Hoe lossen ze de huidige uitdagingen op? En wat gaan ze daadwerkelijk veranderen? Dat hangt uiteraard ook af wie ze willen bereiken en mee willen nemen. Maar ik wil hen vooral zeggen: niet lullen, maar poetsen! Begin er gewoon aan. Er zijn genoeg tips gedeeld.”
Bekijk hier de Round Table terug.
