De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) legt advocaten en notarissen een duidelijke plicht op: ken uw cliënt. Voor het aangaan van een zakelijke relatie of het uitvoeren van bepaalde transacties is cliëntenonderzoek verplicht, inclusief verificatie van de identiteit. Toch blijkt in de praktijk dat veel advocatenkantoren dit proces nog steeds omslachtig en handmatig uitvoeren – met kopieën van paspoorten, fysieke afspraken of losse e-mailuitwisselingen. Dat is niet alleen inefficiënt, maar vergroot ook het risico op fouten en de kans op datalekken. Er zijn inmiddels volwaardige digitale alternatieven.
Strengere eisen, hogere verwachtingen
De toezichthouders verscherpen hun blik. De deken kijkt nadrukkelijk naar de naleving van de WWFT, net als Bureau Financieel Toezicht (BFT). Tegelijkertijd zorgen Europese ontwikkelingen, zoals de eIDAS-verordening en de aankomende eIDAS 2.0, ervoor dat digitale identificatie steeds belangrijker wordt in dit kader. Waar cliënten in hun dagelijks leven gewend raken aan soepel inloggen met een app of digitale portemonnee, kan een ouderwets identificatieproces de ervaring met een advocaten- of notariskantoor juist negatief kleuren.
Digitalisering als antwoord
Digitaal identificeren biedt uitkomst. Door gebruik te maken van middelen als gekwalificeerde elektronische identificatie, geautomatiseerde documentcontrole en veilige verificatie op afstand, kan een kantoor voldoen aan de WWFT en tegelijkertijd de dienstverlening verbeteren. Een digitaal proces legt bovendien automatisch een ‘audit trail’ vast, wat de bewijsvoering richting toezichthouders versterkt. Daarbij sluit het beter aan bij dataminimalisatie eisen vanuit de AVG. Merk op dat niet álle methoden van online identificatie automatisch WWFT-proof zijn, de toegepaste methode moet voldoende betrouwbaar zijn (vb. eIDAS-niveau ‘Hoog’).
Van risico naar kans
Veel kantoren zien compliance nog vooral als risicomanagement. Maar wie nu investeert in betrouwbare digitale identificatie, kan dit juist het onderscheid maken. Het toont cliënten dat het kantoor niet alleen juridisch inhoudelijk sterk is, maar ook digitaal veilig en efficiënt werkt. Bovendien vormt het een opstap naar de digitale identiteitsoplossingen die Europa de komende jaren invoert, zoals de Europese Digitale Identiteitswallet (EUDI-wallet). Daarmee wordt het mogelijk om cliënten nog sneller, betrouwbaar en grensoverschrijdend te identificeren.
Nieuwe initiatieven in de markt: Youbo.legal
Tegelijkertijd ontstaan er al initiatieven die advocaten hierbij ondersteunen. Zo werken verschillende partijen aan oplossingen die WWFT-compliant identificatie en ondertekening van een UBO-verklaring combineren in één proces. Een voorbeeld daarvan is youbo.legal, een nieuw initiatief dat speciaal voor de juridische sector is ontwikkeld. Het doel: het identificeren en ondertekenen van verklaringen door UBO’s zo eenvoudig en veilig mogelijk maken, zonder dat kantoren zelf technische koppelingen of complexe IT-projecten hoeven te starten.
Oproep aan de praktijk
De boodschap is helder: wie cliënten nog steeds fysiek identificeert met paspoortkopieën, loopt achter op de realiteit van vandaag én de regelgeving van morgen. De WWFT verplicht tot zorgvuldig cliëntenonderzoek. Door nu de stap naar digitaal identificeren te zetten, kiezen kantoren niet alleen voor compliance, maar ook voor efficiëntie, professionaliteit en toekomstbestendigheid.
