Hoe maak je eenvoudig inzichtelijk wie binnen de bv in het UBO-register moet staan? Veel ondernemers worstelen nog met deze vraag en de tijd dringt: op 27 maart 2022 moet de registratie voltooid zijn. Barry Pijnenburg van Sdu Evidend weet hoe ondernemers zich uitzoekwerk en gedoe kunnen besparen.
Sinds 27 september 2020 zijn alle ondernemingen in Nederland verplicht om hun eigenaren of de personen met zeggenschap (ultimate benifical owner) in een zogenoemd UBO-register in te schrijven. Doel van het register is om witwassen en de financiering van terrorisme tegen te gaan.
Het UBO-register maakt transparant wie aan de touwtjes trekt bij juridische entiteiten, zoals bv’s, nv’s, stichtingen en verenigingen. De uiteindelijk begunstigde of persoon met zeggenschap over een onderneming, stichting of vereniging dus. Bij een bv of nv gaat het om:
1. personen met meer dan 25% van de aandelen
2. personen met meer dan 25% van de stemrechten
3. personen met meer dan 25% economisch belang
4. personen met feitelijke zeggenschap over de onderneming
Monnikenwerk
Het UBO-register is er al een tijdje, maar nog niet alle bedrijven hebben het UBO-register ingevuld. Voor 27 maart 2022 moet dit zijn gebeurd. De Kamer van Koophandel beheert het UBO-register, dat valt onder het Handelsregister.
De naderende deadline voor bedrijven om hun UBO’s in beeld te brengen, bezorgt veel bedrijven kopzorgen. Dit bevestigen notarissen, die overladen worden met vragen. Ook op LinkedIn uiten ondernemers volop frustraties over het feit dat ze uren bezig zijn met het verzoek van de Kamer van Koophandel om het UBO-register in te vullen. Ze spreken van ‘UBO madness’ en vragen of het monnikenwerk niet anders kan?
“Het antwoord is: ja, dat kan,” zegt een optimistische Barry Pijnenburg (foto rechts), medeontwikkelaar van Evidend. “Het probleem is dat ondernemers de aandeelhouderregisters van hun vennootschappen nodig hebben, maar die ergens op zolder hebben liggen of het papieren aandeelhoudersregisterboekje zelfs helemaal kwijt zijn. En dus uren kwijt zijn aan het uitzoeken wie de UBO’s zijn of aan het opvragen van aktes.”
Die ellende kunnen ondernemers zich volgens Pijnenburg eenvoudig besparen met Evidend, het online aandeelhoudersregister van Sdu. “Evidend kun je gebruiken voor je bedrijfsvoering. Met Evidend creëer je binnen enkele minuten een volledig kloppend aandeelhouders-register, dat nooit meer zoek raakt. Je voegt eenvoudig nieuwe aandelenuitgifte of -overdracht toe en wordt het register automatisch bijgewerkt.”
Enthousiaste notarissen
Evidend geeft in real time de complete en actuele UBO-structuur in één overzicht. Het aandeelhoudersregister wordt automatisch gegenereerd op basis van mutaties. “In Evidend krijg je een overzicht van de vennootschapsstructuur, de hele kerstboom is inzichtelijk, met alle documenten die eronder liggen. Je ziet de stemrechten en de winstrechten. Het is geschikt voor alle aandelen en certificaten. Het papieren boekje hoeft niet meer heen en weer.”
Notarissen zijn enthousiast over het online aandeelhoudersregister van Sdu, dat bovendien in co-creatie met notariskantoren is ontwikkeld. Volgens notaris Laurens Kelterman van VBC Notarissen uit Amsterdam maakt het digitale register het veel eenvoudiger om de registers up-to-date te houden. “Het bestuur kan bijvoorbeeld de notaris en zijn accountant machtigen om bepaalde wijzigingen te doen.”
‘Aanscherpingen UBO-registratie’
Volgens Pijnenburg is de frustratie over de UBO-registratie breed gedragen. “Europese regels bezorgen ondernemers deze extra administratieve last. En dan te bedenken dat veel bedrijven geen juridische afdeling hebben. Nu wordt nog gevraagd alle UBO’s met een belang van meer dan 25% in beeld te brengen. Gezien de strenger wordende Europese regelgeving rondom witwassen zou het mij niets verbazen als het UBO-register uiteindelijk wordt uitgebreid en dat ook aandeelhouders met een belang minder dan 25% moeten worden geregistreerd. Ik kan alleen maar zeggen: zorg dat je als ondernemer ook op toekomstige aanscherpingen bent voorbereid. Met Evidend regel je dit in een keer goed.”
Meer weten over Evidend?
Dat kan uiteraard! Combineer de vragen die je hebt direct met een persoonlijke demo. Zo ervaar je direct de voordelen voor jouw organisatie.