Advertorial van: PKISigning
Digitaal ondertekenen in het notariaat en de advocatuur is meer dan een technologische keuze. Het is een essentieel onderdeel van compliance, dossiervorming en klantcommunicatie. Toch blijkt in de praktijk dat kantoren en bedrijven tegen dezelfde obstakels aanlopen. De gids ‘De 10 meest voorkomende uitdagingen en oplossingen’ laat zien hoe divers die vraagstukken zijn en hoe groot de impact kan worden wanneer ondertekenen niet goed is ingebed in het werkproces of verkeerd wordt aangepakt.
Hieronder staan acht van die uitdagingen kort opgesomd.
1. De valkuil van printen, tekenen en inscannen
Veel organisaties denken dat een akkoord of scan van een handtekening goed genoeg is. In werkelijkheid ontbreekt elke zekerheid rond identiteit, tijdstip en documentintegriteit. Het is een plaatje, geen elektronische handtekening, en daarmee juridisch onzeker.
2. Onzekerheid over rechtsgeldigheid
Het verschil tussen eenvoudige, geavanceerde en gekwalificeerde handtekeningen is cruciaal, maar wordt vaak verkeerd uitgelegd of onvoldoende begrepen. Daardoor worden regelmatig te zwakke methoden ingezet voor documenten met een hoog risico.
3. Bewijslast die vaak niet compleet is
Een digitaal ondertekend document bestaat uit het (verzegelde) document én de audittrail. Hashwaarden, tijdstempels en procesinformatie zijn essentieel om later te bewijzen wat er is ondertekend. Toch worden ze nog te vaak vergeten of los opgeslagen.
4. Vragen over datalocatie en opslag buiten de EU
Advocaten en notarissen werken met gevoelige informatie. Wanneer software afkomstig is van Amerikaanse partijen, ontstaat onzekerheid over privacy, wetgeving en datatoegang. Organisaties willen daarom zekerheid dat gegevens binnen de EU blijven.
5. Onduidelijkheid over welk betrouwbaarheidsniveau passend is
Bij elk documenttype hoort een type handtekening, maar dat beleid ontbreekt intern vaak. Daardoor worden overeenkomsten soms op een te laag niveau ondertekend, of worden gekwalificeerde handtekeningen ingezet waar dat niet nodig is.
6. Onzorgvuldige omgang met bijlagen
Voorwaarden en bijlagen vormen vaak onderdeel van een overeenkomst. Als niet juridisch kan worden aangetoond dat de klant ze heeft gezien, ontstaat kwetsbaarheid. Een audittrail moet dus ook informatie over bijlagen bevatten.
7. Integraties met dossier- en zaaksystemen
Ingebouwde standaard “onderteken”-functies in softwarepakketten voldoen niet altijd aan eisen voor betrouwbare handtekeningen. Een goed ingerichte koppeling met een extern ondertekenplatform zorgt ervoor dat het hele proces automatisch verloopt.
8. Digitale handtekeningen te moeilijk ingeschat
Dankzij remote identificatie en cloudcertificaten is een gekwalificeerde handtekening makkelijker dan ooit. Toch wordt dit niveau nog vaak gezien als ingewikkeld, terwijl het juist de beste zekerheid biedt voor notarissen en advocaten.
Digitaal ondertekenen voor advocaten en voor notarissen is een samenspel van juridische zekerheid, proceskwaliteit en dataveiligheid. In sectoren waar vertrouwen de basis vormt, wordt professioneel ondertekenen daarmee een onmisbare bouwsteen. Een goed ingericht proces voorkomt risico’s, versnelt dossierafhandeling en maakt kantoren klaar voor de toekomst.
—
Download gratis de complete gids met cases, oplossingen en tips: Gids digitaal ondertekenen
