Advocaten en juristen lopen nog niet echt warm voor digitaal ondertekenen. En dat is ergens logisch: een overeenkomst komt immers niet pas tot stand bij het zetten van een handtekening. De wilsovereenstemming is in het Nederlandse recht in de meeste gevallen leidend — een e-mail, mondelinge afspraak of factuur kan al genoeg zijn. Waarom dan de ‘moeite’ doen voor een digitale handtekening?
Toch schuilt juist in dat gemak een risico. Want hoewel de handtekening juridisch niet altijd vereist is, fungeert zij wél als bewijs. En dáár wringt het: de digitale handtekening die veel gebruikt wordt — vaak een ingescande krabbel in een pdf — biedt nauwelijks rechtszekerheid. Er wordt zelden gecontroleerd wie er tekent, of het document na ondertekening nog is gewijzigd en of de datum klopt. Zo sluipt achteloosheid het proces binnen, terwijl de intentie juist zekerheid zou moeten brengen door het toevoegen van bewijs.
Van handtekening naar proces
Misschien moeten we de vraag anders stellen. Niet: moet ik digitaal ondertekenen? maar: hoe richt ik mijn proces zó in dat ik digitale zekerheid heb over wie wat wanneer heeft gedaan?
Een goed ondertekentraject legt dat allemaal vast: wie tekent, met welke bevoegdheid, op welk moment en of het document daarna nog is gewijzigd. Zo verschuift de focus van de handtekening zelf naar het aantoonbare proces eromheen. Dat maakt het niet alleen juridisch sterker, maar ook praktischer: minder handwerk, snellere doorlooptijden en tevreden cliënten die niet hoeven printen en scannen.
Ook bij cliëntenonderzoek en UBO-identificatie wordt dat relevant. Dezelfde technologie die digitale ondertekening mogelijk maakt, ondersteunt ook betrouwbare identificatie op afstand — iets waar advocaten, die te maken hebben met de WWFT, hun voordeel mee kunnen doen.
Digitale zekerheid en bewijsbaarheid
In een wereld waarin bijna alles digitaal gebeurt, groeit het belang van bewijsbaarheid. Wie heeft dat document opgesteld? Wanneer is het getekend? Is het daarna nog gewijzigd? Zulke vragen spelen niet alleen bij commerciële contracten, maar ook in civiele en tuchtrechtelijke procedures.
Digitale zekerheid gaat dus verder dan compliance of gemak: het raakt de kern van de rechtspraktijk. Je moet kunnen aantonen dat digitale documenten betrouwbaar zijn — net zo goed als fysieke documenten, contracten en verklaringen dat altijd waren.
Niet elke handtekening is gelijk
Onder de Europese eIDAS-verordening bestaan drie betrouwbaarheidsniveaus voor de elektronische handtekening: eenvoudig, geavanceerd en gekwalificeerd. Kort gezegd: hoe hoger het niveau, hoe sterker het bewijs.
In de praktijk betekent dat niet dat elk contract gekwalificeerd moet worden ondertekend, maar wel dat kantoren bewust moeten kiezen welk betrouwbaarheidsniveau past bij het doel en het risico van de transactie.
Vooruitblik: ondertekenen met digitale identiteit
Binnen enkele jaren wordt gekwalificeerd ondertekenen nog eenvoudiger dankzij de European Digital Identity (EUDI) Wallet. Burgers en bedrijven kunnen zich dan in heel Europa digitaal identificeren en ondertekenen met hun eigen, betrouwbare digitale identiteit. Daarmee wordt de combinatie van gemak én zekerheid de nieuwe norm.
Meer zekerheid, minder gedoe
De zin van digitaal ondertekenen zit dus niet in de digitale krabbel zelf, maar in het aantoonbare proces erachter. Wie dat proces goed organiseert, voorkomt de onzin: schijnzekerheid, losse pdf’s en bewijsproblemen.
Een goed proces is daarmee geen overbodige luxe, maar een bouwsteen van moderne juridische dienstverlening. Niet omdat de wet het verplicht, maar omdat cliënten, toezichthouders en de samenleving er steeds meer op vertrouwen dat wat digitaal gebeurt, ook echt betrouwbaar is.
Meer informatie: PKIsigning voor advocaten en juristen
