Het notariaat dreigt vast te lopen, Geert Janssen (MAES notarissen) schrijft in dit opiniestuk over enkele mogelijke strategische oplossingsrichtingen.
Notariskantoren in Nederland staan onder toenemende druk. Het aantal gepasseerde notariële akten bereikt recordhoogtes terwijl het totaal aantal notarissen al jaren afneemt. Tussen 2016 en 2026 is het aantal notarissen gedaald van 1.283 naar rond 1.181, terwijl in het afgelopen jaar meer dan twee miljoen akten werden gepasseerd — een historisch record. Sommige notarissen zeggen tegen het NOS-journaal pas over 5 maanden een afspraak te kunnen maken met een cliënt. Deze combinatie van meer werk en minder mensen zorgt voor langere wachttijden, overbelasting van medewerkers en risico’s voor de kwaliteit van dienstverlening. Tegelijkertijd neemt de complexiteit van akten en de eisen vanuit wet- en regelgeving toe, zoals de melding van ongebruikelijke transacties op basis van anti-witwasregels. Om te voorkomen dat het notariaat vastloopt en de toegang tot juridische zekerheid in het gedrang komt, zijn fundamentele koerswijzigingen nodig en mogelijk.
Schaalvergroting
Een directe manier om de werkdruk te verlagen is te investeren in schaalvergroting of, als dat niet lukt, meer samenwerking binnen het notariaat. Met name kleine kantoren die hun winkel niet strak op orde hebben zijn kwetsbaar voor piekbelasting. Door schaalvergroting ontstaat economische ruimte om modernere werkprocessen in te richten en specialistische taken, zoals compliance-onderzoek of anti-witwascontrole, te concentreren bij teams in plaats van bij individuele notarissen. Dat maakt de werkverdeling efficiënter en ontlast de notaris die normaal gesproken verantwoordelijk is voor de volledige keten van intake tot dossierafhandeling. Dit vraagt om strategische en soms culturele verandering binnen kantoren die niet eenvoudig is, maar het resultaat levert een onmisbaar betere balans tussen werkvolume en capaciteit.
Digitalisering
Digitalisering, met name de inzet van GenAI, speelt nu al in veel kantoren een rol bij het standaardiseren van routinetaken, zoals het opstellen van veelvoorkomende akten, het voorbereiden van documenten, het genereren van controlerapportages en het beheren van dossiers. In de Nederlandse markt bestaan innovatieve partijen en digitale platforms die notariskantoren ondersteunen bij intake, documentgeneratie en gegevensverwerking, waardoor notarissen hun tijd kunnen besteden aan de meer complexe en juridisch gevoelige onderdelen van hun werk. Slimme workflow-software, AI-ondersteunde documentpredictie en geïntegreerde klantportalen verminderen administratieve last. Blockchain-achtige technologie kan veilige en efficiënte registratie van bepaalde gegevens helpen. De uitdaging ligt in interoperabiliteit, training en waarborging van kwaliteit en privacy. Kantoren die niet nu al de vruchten plukken van digitalisering zullen zeker niet hun wachttijden verminderen.
Betere HRM
Een fundamenteel knelpunt in het notariaat is het groeiende tekort aan notarissen en kandidaat-notarissen. Het beroep vergrijst, en de aantrekkelijkheid van het vak staat onder druk door toenemende maatschappelijke druk van regelgevers, klanten en tuchtrechtspraak. Kantoren met toekomst bieden een veilige werkomgeving, een goede werk-privébalans, degelijke arbeidsvoorwaarden, aantrekkelijke opleidingstrajecten, en een uitdagende arbeidsmarketing van het notariaat voor studenten. Kort en goed is het noodzakelijk voor het notariaat om goed voor elkaar te zijn. Ook kunnen veel notariskantoren winnen aan een betere interne werkverdeling. Door meer te werken met ondersteunende medewerkers met verschillende niveaus van bevoegdheid kunnen notarissen beter focussen op hun kerntaken. Denk aan het onderscheid en de professionaliteit van notarieel medewerkers, klerken en paralegals, kandidaat-notarissen en gespecialiseerde staffunctionarissen als in Finance, HRM, ICT, Facilities en Marketing. Taakdifferentiatie verlaagt de druk op notarissen en maakt de organisatie veerkrachtiger. Dit vraagt om duidelijke functieomschrijvingen, training, begeleiding, en voldoende middelen om goede mensen te werven – én te behouden. Gespecialiseerde medewerkers leveren vaak sneller en beter werk. Dit sluit aan bij actuele discussies binnen de sector over modernisering van de beroepsuitoefening en over de rol van nieuwe functies binnen notariskantoren.
Schaalvergroting, digitalisering, en betere HRM zijn drie strategische kansen voor het notariaat dat bij ongewijzigd beleid dreigt vast te lopen. Als teveel kantoren te lange wachttijden en navenante klachten krijgen ontstaat maatschappelijke schade die terecht afstraalt op de gehele beroepsgroep. De huidige situatie vraagt om investeringen vanuit het notariaat, samenwerking en een open houding ten opzichte van verandering.
Geert Janssen is notaris bij MAES notarissen
