Plonk. Een minuut over negen op maandagochtend en ik ben onkruid aan het wieden in mijn mailbox. De laatste mail is gestuurd op 23:14 vrijdagavond. Gevalletje student-stagiair. De mail is een visitekaartje van zijn functie: overijverig en overcompleet. Hij heeft een duidelijk onderwerp en begint met ‘Beste M’. Daarna ontvouwt zich in drie alinea’s een introductie, een probleem en zijn hulpvraag. Het schoolvoorbeeld van een keurige mail.
Door ZoZuidAs
Niets op de Zuidas geeft de rangen en standen binnen de kantoorhofhouding beter weer dan de vorm en inhoud van een e-mail. Hoe lager in rang, hoe netter en completer de mail. Ik neem me voor om net zo keurig te antwoorden. Maar eerst de andere mails lezen. Als stagiaire leer je de postbakjes techniek. Een manier om razendsnel je verstopte rioolput te ontstoppen. Mailprut handel je af op prioriteit. Zo zijn er grofweg vijf categorieën.
1) De Roddelmail. Het lichtpuntje in het monotone bestaan van een advocaat: ‘Nee! Heeft partner Vleespet gister getwerkt met de Vlaamse stagiaire?’
2) De Over-de-schutting mail: ‘Hi! Jij had toch laatst ook hier naar gekeken? Misschien efficiënter als jij dit overneemt. Dank!’. De Partner staat in de Over-de-schuttingmail vaak in de cc. Extra lastig want zo is het zichtbaar wie de nieuwe probleemeigenaar is. Jij. Bam. Zak stront over de heg terwijl je net zo lekker lag te zonnen.
3) De Gunst mail: ‘Van collega K. begreep ik dat jij mij zou kunnen helpen.’ Deze mail komt alleen van hoger geplaatsten of een directe collega met partnerambities. De toon is net zo dwingend als je irritante buurjongetje dat oliebollen verkoopt voor zijn volleybalvereniging. Zeg je nee, dan zal het buurjongetje de hele buurt inlichten dat jij de Scrooge van de buurt bent. Dus zit er niks anders op dan met een keurig ‘Geen probleem’ te antwoorden. En nog voor je tijd hebt om een slok van je slappe kantoorkoffie te nemen komt de volgende mail al binnen rollen.
4) De Passief agressieve mail, in antwoord op een hulpvraag van jouw kant: ‘Ik moet nog een memo afmaken. Bovendien heb ik twee pleidooien volgende week en heb ik ook nog last van eczeem op mijn voorhoofd. Ik ben gewoon zwaar gestrest. Ik ben gister bij de dokter geweest en die heeft mij valium gegeven om ’s nachts te kunnen slapen. Maar als het echt nodig is, wil ik wel naar je vraag kijken.’
En tenslotte 5) De Partner-mail. Deze enigszins brede categorie mail is te herkennen aan het aantal woorden. In de body tekst zelf zijn het er nooit meer dan tien, vaak gereduceerd tot drie letters in de onderwerpbalk: ‘FYI’ of ‘LOS JIJ DIT OP?’. Als dompteurs van het urencircus delegeren de partners met de drieletterige digitale zweep. Voor meer tekst heeft de partner geen tijd. Only big boys can use little words. Daarna ren je als dolgedraaid circusdier naar links in de hoop dat dit is wat de dompteur heeft bedoeld. Vaak met nog een zweepslag als gevolg. ‘?!’ Of ‘Loop je even langs?’, waarna je hysterisch naar rechts rent.
Ik kijk naar de lijst ongelezen mails en open de nette mail van de student-stagiair. Ik antwoord met een vraag en het woord “even”. ‘Waarom kijk je niet even in de know how?’ Dan weet iedereen hoe laat het is. 6) De terugschuifmail.