In de serie Jurist in Bedrijf op deze website laten we bedrijfsjuristen aan het woord over onder meer het delen van kennis en over de interne positie van de bedrijfsjurist. De vierde in de serie is Marten Bezemer, sinds tien jaar hoofd van de juridische afdeling van Plantronics in Hoofddorp. “Het geeft veel voldoening om te merken dat we met zo’n klein juridisch team onderwerpen kunnen tackelen waar bedrijven als Microsoft en IBM ook tegenaan lopen.”
Door Sanne van Brunschot
Allereerst: wat is Plantronics precies voor bedrijf?
”Plantronics maakt headsets. We houden niet van het woord ‘koptelefoons’, want daar kun je alleen mee luisteren en met onze producten kun je ook terugpraten. We hebben net het 50-jarig bestaan van het bedrijf gevierd. Vijftig jaar geleden waren er twee mannen die zelf regelmatig vlogen. De grote headsets die ze in de cockpit op hadden moesten volgens hen meer comfortabel kunnen. Daaruit is Planetronics voortgekomen en Planetronics is Plantronics geworden.
“Het hoofdkantoor zit in Santa Cruz, Californië en we hebben wereldwijd zo’n 4000 werknemers. Een groot deel daarvan werkt in Mexico, waar onze eigen productiefaciliteit zit. Ons bedrijf assembleert, ontwerpt, engineert en fabriceert de producten zelf en verkoopt ze in de EMEA regio voornamelijk via dochtermaatschappijen en soms rechtstreeks aan carriers.”
Houden jullie het een beetje vol in de onstuimige tijden van tegenwoordig?
”Ja, we doen het heel aardig. We zijn genoteerd aan de New York Stock Exchange. In deze tijd wordt door veel grote bedrijven bezuinigd, er wordt niet meer zomaar even op en neer gevlogen voor een meeting. Ze zoeken dus andere manieren om te vergaderen en video conferences zijn daar een goede oplossing voor. We hebben nu ook producten waarmee je kan switchen van kantoor naar mobiel en andersom, zodat je het gesprek gewoon kan voortzetten in de auto.
“Ik loop zelf ook de hele dag met een headset om mijn nek. Het werkt heel handig, omdat je je handen vrij hebt. Terwijl je aan de telefoon zit kun je een dossier pakken, bladeren, typen en dergelijke.”
Bent u hiervoor ooit advocaat geweest bij een advocatenkantoor?
”Nee, ik heb altijd als bedrijfsjurist gewerkt. Eerder werkte ik onder andere bij Global Telesystems en Fokker Space. De rode draad in mijn loopbaan is dat het juridisch werk is, maar altijd in verband met een technisch getint product. De advocatuur heb ik overgeslagen en daar heb ik ook geen spijt van gehad. Ik was wat ouder toen ik afstudeerde en ik kon in het bedrijfsleven meteen terecht in een juridische functie. Wat me daaraan bevalt is dat je met je werk dichter bij de business zit dan een advocaat. Niet dat de advocaat geen inzicht in de business heeft van zijn cliënt, maar als in-house jurist ben je veel meer betrokken. Die betrokkenheid is voor mij van vitaal belang.
“Het leuke aan de functie van bedrijfsjurist is dat je problemen oplost voor je eigen bedrijf. Jouw beslissing heeft direct invloed op hoe een bedrijf functioneert en wat de resultaten zijn. Het is een spin-in-het-web-functie en binnen Plantronics lukt dat ook daadwerkelijk. We hebben een kleine juridische afdeling, met naast mij twee juristen, waarvan een stagiaire die we net een baan hebben aangeboden. Ik ben verantwoordelijk voor de EMEA region (Europa, Midden-Oosten en Afrika, red.) met daarin zo’n tien juridische entiteiten. Ik rapporteer maandelijks aan de General Counsel in Amerika.
“We doen alle juridische gebieden, behalve Intellectuele Eigendom. Reden daarvoor is dat daar in het Amerikaanse team drie specialisten op zitten. Tweede uitzondering is arbeidsrecht. Een overeenkomst, van Nederland tot aan China, is veelal gebaseerd op aanbod en aanvaarding. Bij arbeidsrecht is dat niet zo duidelijk en we willen de vingers niet branden aan een fout inzicht in arbeidsrecht, dus huren we altijd lokale advocaten in om daarover te adviseren. Daarnaast vragen we soms belastingadvies. We zijn een tax driven onderneming; we kijken hoe binnen de structuur die we hebben het beste zaken kunnen doen. Als we ons afvragen of iets past binnen de fiscale structuur van de onderneming schakelen we wel eens een advocaat in.”
Wat doet u wel zelf?
”Contracten met distributeurs, met toeleveranciers, ik doe press releases, productinformatie, het opzetten van maatschappijen. Plantronics heeft een fiscale structuur, dat is de reden dat we in Nederland zitten. Dat betekent dat company data en registratie up to date moet zijn, dat de Financial reporting op tijd is. Hierbij werk ik samen met de tax & treasury manager. Ook doe ik de afhandeling van klachten. Plantronics kent in de EMEA-regio gelukkig weinig juridische geschillen. Ten eerste ben ik van mening dat je heel veel kunt oplossen door goed te luisteren, naar de klant of degene die klaagt. De advocaat is meestal de lachende derde en dat probeer ik te voorkomen.
“In Amerika wordt Plantronics – terecht of onterecht – wel eens betrokken in een class action. Als een claim onder een bepaald bedrag is, is het vaak interessanter om te onderhandelen, omdat verdedigen vaak nog duurder is. Dat is een fout in het Amerikaanse systeem. Er zijn bedrijven die alleen maar om het spelletje je het leven zuur proberen te maken, daar worden we wel eens in betrokken. Daar heb ik gelukkig in Nederland weinig mee te maken.”
Hoe is de samenwerking met advocatenkantoren?
”Tijdens het laatste annual event van ACCE (American Corporate Counsel Europe, red.) was dr. Susskind de opening speaker. Hij heeft een visie op de toekomst van het juridische landschap de komende jaren waarbij hij zegt dat de advocatuur het toch aardig moeilijk krijgt. Informatie wordt gedeeld, er is straks heel veel informatie beschikbaar. Een voorbeeld is Legal on Ramp, een platform waarin je een open vraag kan stellen en antwoord krijgt van vakgenoten. Als je zelf ook af en toe een bijdrage levert, wordt je lid. Het risico is natuurlijk dat je een antwoord krijgt dat niet helemaal juist of up to date is. Ik zie het dan ook als een indicator, voor in welke richting je de oplossing moet zoeken. Je zult altijd moeten checken, maar je kunt heel veel informatie van internet krijgen.
“Ik gebruik zelf andere bronnen om informatie te krijgen, zoals mijn eigen netwerk. Nadeel van Legal on Ramp is dat men kan zien dat jij een vraag stelt, en dat je je kunt afvragen of de concurrent of andere betrokkenen kunnen zien dat je interesse hebt in een bepaald onderwerp. Dat vind ik nog niet zo aantrekkelijk. Maar je kunt ook heel goed je eigen netwerk gebruiken, je weet altijd wel een bedrijfsjurist die zelf met hetzelfde bijltje hakt.
“De advocatuur komt zelf ook, in reactie op dergelijke platforms, met heel veel newsletters. Dat is ook een vorm van gratis informatie. Voor de advocatuur kan het ook een vorm zijn van marketing van een probleem, maar ik denk dat ze het niet alleen daarom doen. Je kan heel veel heads up krijgen. Ze doen dat omdat er vraag naar is en het is voor hen daarnaast een manier om zich te profileren ten opzichte van anderen. Een leuk voorbeeld is de UK Bribery Act, die sinds 1 juli van toepassing is. Die riep heel veel vragen op en het ene na het andere kantoor viel over elkaar heen om informatie te delen en om uit te leggen waar dit over ging. Je kon het afgelopen half jaar denk ik wel dertig seminars volgen over dit onderwerp.”
Hoe zou u uw positie binnen de organisatie omschrijven?
”Ik heb een zeer autonome functie, de juridische afdeling is mijn toko. Het is bijvoorbeeld aan mij om te beslissen welk advocatenkantoor ik inschakel. Ik zeg ’toko’ omdat je je eigen winkeltje draaiende moet houden. Ook intern gezien moet ik de services van mijn afdeling zien te verkopen. Ik moet aantonen wat het voordeel is om onze diensten af te nemen, om met mijn afdeling te werken. Wat dat betreft is de deur in principe altijd open, het is zeer laagdrempelig. Vertrouwen moet je verdienen, maar dat zit na tien jaar wel goed hier. De juridische afdeling moet geen drempel zijn. De headset staat roodgloeiend, omdat mensen bellen als ze beslissingen nemen waarvan ze denken dat het juridische implicaties heeft. ‘Doen we het goed, kun je dit of dat bevestigen?’. En verder is het management by walking around. Ik ga regelmatig de afdeling af, ik spreek met iedereen. Dan hoor je toch heel andere dingen dan tijdens een management meeting.
“Wat erg leuk is, is dat je als bedrijfsjurist bij Plantronics heel veel zaken tegenkomt waarvan je weet dat ook grote bedrijven als Microsoft en IBM ermee te maken hebben. Het geeft veel voldoening om te merken dat we met zo’n klein juridisch team die onderwerpen ook kunnen tackelen.”
U bent betrokken bij de organisatie van de annual meeting van de ACCE dit jaar in Amsterdam. Wat is dat precies voor organisatie?
”Ja, 13 tot en met 15 mei is dat jaarlijkse event in Amsterdam. In Europa heeft de ACCE een paar duizend leden, in Amerika nog veel meer. Ik ben een van de vier country representatives voor Nederland. Ik ben er al een paar jaar bij betrokken en afgelopen jaar heb ik ook deel uitgemaakt van de organisatie van het annual event in Berlijn. Voor dit jaar ben ik gevraagd om het event onder de aandacht te brengen.
“De ACCE is ‘For Legal Counsel, By Legal Counsel’. Het is een netwerkplatform dat is geprofessionaliseerd en misschien ook wel vercommercialiseerd. Als je een vraag hebt, kun je die daar kwijt. Je kunt contact opnemen met leden, die misschien kunnen helpen met een bepaalde kwestie. Daarnaast worden er lezingen gehouden in samenwerking met advocatenkantoren en is er de annual meeting, waar elk jaar een paar honderd man op af komt. Het is een kwestie van kennis delen, maar natuurlijk ook van netwerken en gezellig samen een borreltje drinken.”