Eerder schreven we een artikel over we het samenvoegen van juridische kantoren, in dit artikel bespreken we zes punten waar u over kunt nadenken als een juridisch kantoor gaat splitsen.
Door Lexxyn Groep
1. De digitale informatie: het ontvlechten van een Gordiaanse knoop
Het lijkt onbegonnen werk: van advocaten of notarissen die al jaren bij elkaar zijn uitzoeken welk dossier en welk stukje informatie met wie mee mag na de splitsing. Want welke delen van dossiers zijn geheim, en “van wie” is een relatie precies? Dit vraagstuk gaat ook over gegevens op bijvoorbeeld een netwerkschijf en in e-mails. Een informatielandschap dat over de loop van jaren zo uitgebreid en onoverzichtelijk is geworden dat het bijna niet meer te ontwaren is zonder professionele hulp.
2. Domeinnamen: wat is van wie?
Een domeinnaam heeft een juridische eigenaar, een natuurlijk persoon of bedrijf die de domeinnaam in bezit heeft. De eigenaar van een .nl domeinnaam kan worden opgevraagd bij de SIDN (Stichting Internet Domeinregistratie Nederland). Als de domeinnaam is geregistreerd door de “vertrekkers” dan is het logisch dat de domeinnaam over wordt geschreven naar de achterblijvende juristen.
3. Wijzig wachtwoorden en deactiveer accounts
Veel kantoren gebruiken, tegen alle adviezen in, gedeelde accounts voor bijvoorbeeld softwarepakketten of online diensten. Het is daarom verstandig om wanneer iemand het kantoor verlaat de wachtwoorden van systemen waar hij/zij toegang toe had te wijzigen en persoonlijke accounts te deactiveren. Zo voorkomt u dat men nog ongeoorloofd in de oude systemen kan kijken.
4. E-mailadressen: wat te doen met inkomende e-mail op oude persoonlijke adressen?
De vertrekkende juristen verliezen bijna vanzelfsprekend ook hun oude persoonlijke e-mailadressen. Wat moet er gebeuren met e-mails die nog binnenkomen op deze adressen nadat iemand is vertrokken; worden deze doorgestuurd? Gaat het adres gewoon uit de lucht? Moet er een automatisch antwoord worden ingesteld? En hoe zit het met geheimhoudingszaken die in die mailbox binnen komen?
5. Huisstijl: sjablonen aanpassen
Bij de “achterblijvers” en de “vertrekkers” moet vaak het een en ander gebeuren aan de huisstijl. Nieuwe of aangepaste logo’s, website, visitekaartjes, briefpapier, en niet als laatste te vergeten: de sjablonen van uw Office documenten. Als deze sjablonen zijn opgenomen in uw kantoorsoftware is het zaak hier tijdig uw softwareleverancier bij te betrekken voor een goede inventarisatie en omzetting. Ook moet bij de hele organisatie de e-mail handtekening worden bijgewerkt.
6. De automatisering van het nieuwe kantoor regelen
Op het gebied van automatisering moeten er nieuwe keuzes gemaakt worden. Willen jullie met het nieuwe kantoor bijvoorbeeld zelf investeren in hardware om je software op te draaien, of willen jullie werken vanuit de cloud en per maand betalen? En welke software wordt dat dan? Hiervoor moeten er een aantal afwegingen gemaakt worden op het gebied van veiligheid, gebruiksgemak en toegankelijkheid van de ICT-omgeving.
Over dit laatste, de juiste keuzes over cloud en ICT, hebben wij het e-book: “To cloud or not to cloud – De juist ICT kiezen voor de juridische praktijk” geschreven. U kunt het nu kosteloos downloaden op onze website of als hardcopy uitgave aanvragen.