Wat direct opvalt tijdens een rondgang door de kantoorruimtes van Tommy Hilfiger en Calvin Klein in Amsterdam: de honderden mensen tellende, zeer internationale work force is jong, hip en casual, en overal rond hun werkplekken staan kledingrekken met de nieuwste ontwerpen. Yu Lian de Bakker staat sinds anderhalf jaar aan het hoofd van het al net zo internationale legal team op het Europese hoofdkantoor van PVH, eigenaar van deze wereldberoemde merken.
Door Joris Rietbroek
Formeel mag De Bakker zich Vice President Legal Affairs & General Counsel noemen bij PVH Europe, gevestigd aan de Amsterdamse Stadhouderskade, op steenworp afstand van het Leidseplein. Het is tevens de wereldwijde thuisbasis van Tommy Hilfiger, het merk dat in 2010 werd overgenomen door PVH Corp. en in 2015 goed was voor een wereldwijde retail sales van 6,5 miljard dollar. De wereldwijde retail verkopen van Calvin Klein bedroegen vorig jaar 8,2 miljard dollar. Daarnaast zijn talloze andere fashion brands in handen van PVH, waaronder Van Heusen en ARROW.
De Bakker begon haar carrière in 1995 op de sectie ondernemingsrecht van De Brauw Blackstone Westbroek. Later werkte ze enkele jaren vanuit de Londense vestiging van De Brauw, maar eenmaal terug in Amsterdam – binnen de M&A-praktijk – werd het tijd voor iets anders. “Ik was eraan toe om een generalist te worden in plaats van een superspecialist,” zegt ze. In september 2004 begon ze als bedrijfsjurist bij het Duitse METRO, eigenaar van de MAKRO-groothandels, waar ze eigenhandig de legal afdeling professionaliseerde. Na wederom ruim negen jaar aan dezelfde werkgever te zijn verbonden, werd het begin 2015 wederom tijd voor een nieuwe uitdaging: na tal van gesprekken kwam ze aan het roer te staan van de juridische afdeling van PVH Europe.
Brand protection
Het grootste deel van de tijd spendeert het zeventien personen tellende legal team in Amsterdam aan Tommy Hilfiger. Vanuit het global hoofdkantoor in Amsterdam worden het design van Tommy’s wereldwijde collectie en de marketing geleid. Een belangrijke activiteit binnen het legal team is brand protection, wat onder meer de opsporing en verwijdering uit de markt van namaakproducten en controle op de kledingfabrieken van Tommy Hilfiger in diverse landen inhoudt. “Ons legal team beschermt zodoende de volledige marktportfolio van het merk; vijf juristen zijn fulltime bezig met brand protection en geven in die rol bijvoorbeeld ook trainingen aan Europese douaneautoriteiten,” schetst De Bakker. “In sommige gevallen gaan we ook zelf actief achter de ‘bad guys’ aan en starten we een rechtszaak, eventueel in samenwerking met andere merken.”
Voor Calvin Klein, waarvan het hoofdkwartier in New York zit, vervult het team een andere rol. “Wij zijn in Amsterdam in wezen meer een soort salesorganisatie, die Calvin Klein-kleding in het EMEA-gebied distribueert. Uiteraard ondersteunt legal dit ook.” Behalve op brand protection focussen de juristen van PVH Europe op Intellectuele Eigendom-kwesties, Corporate & Compliance en Commercial Contracts. De Bakker: “De mensen die zich met compliance en contracten bezig houden, doen dit voor beide merken. Al is er sinds kort ook een jurist die zich uitsluitend bezighoudt met brand protection voor Calvin Klein.” Externe ondersteuning is er onder meer van De Brauw Blackstone Westbroek (mededingingsrecht, contracten), Kennedy Van der Laan (IT-recht) en enkele boutique kantoren.
Opvallend is dat niet iedereen binnen het team het Nederlands recht beheerst, wat volgens De Bakker ook niet noodzakelijk is. Bijna de helft van het team is afkomstig van buiten Nederland, uit Engeland, Frankrijk, Duitsland, Spanje, Italië, IJsland en Nieuw-Zeeland. Toch is het belangrijk dat een flink deel van het team uit Nederlandse juristen bestaat: “De contracten worden immers merendeels geregeerd door het Nederlands recht. Maar daarnaast er zijn genoeg vraagstukken waarbij dit minder relevant is.”
Linking pin
En De Bakker zelf? Zij is vooral verantwoordelijk voor het draaiende houden van de machine en de relaties met de business. “In die zin ben ik de linking pin tussen het management en ons team. In feite zijn we een soort matrixorganisatie en hebben we te maken met verschillende stakeholders: er zijn de salesorganisaties voor alle landen en er zijn divisies waar de creatieve mensen werken, ofwel de ontwerpers van alle menswear, womenswear, kidswear enzovoorts. Ons Legal Department is in die zin een backoffice, waarmee binnen zo’n bedrijf natuurlijk niet de meeste eer te behalen is, al dragen we zeker ons steentje bij.”
PVH is dan ook geen bedrijf waar alles via gestroomlijnde processen strikt is vastgelegd, legt De Bakker uit, wat over het algemeen meer ad hoc-situaties met zich meebrengt voor haar team. “De denkwijze hier is dat we drijven op creativiteit, wat niet gebaat is bij te veel bureaucratie. Dus is men voorzichtig met de invoering van allerlei processen. Het moet een beetje losjes blijven.”
Dat betekent ook weer niet dat legal alleen om de hoek komt kijken als er iets loos is. De taken van het team kennen ontzettend veel aspecten, vertelt De Bakker. “De volledige scope van onze business voorzien we van legal advies. Alleen al in de designfase clearen we de ontwerpen; we checken of we niet andermans IP-recht schaden door iets op een T-shirt te zetten. Dan is er volop contractenwerk, van de productie van de kleding tot de distributiecentra in diverse smaken en de winkels waar de producten uiteindelijk belanden. In veel landen hebben we onze eigen winkels, dus daar komt lokaal huurrecht bij kijken, en er zijn natuurlijk de diverse marketingcampagnes die we ondersteunen. Labeling en quality assurance aspecten scharen we onder compliance; in alle landen moet immers de juiste informatie op de labels staan. Compliance en CSR zijn ook onderwerpen die hoog op de agenda staan en waar we het nodige werk aan hebben. En dan heb je nog alle vennootschapsrechtelijke aspecten van een bedrijf met een ingewikkelde juridische structuur.”
Legal awareness
De legal awareness binnen het bedrijf zou volgens De Bakker nog iets beter kunnen, al helpt het dat haar team niet de reputatie geniet een showstopper te zijn. “Wij streven altijd naar een oplossing die én juridisch dichtgetimmerd is én waar de business mee kan werken. Onze CFO, aan wie ik rapporteer, moedigt ook van harte aan om de balans te vinden tussen ondernemend adviseren en tegenwicht bieden aan te wilde ideeën. Want intussen zijn we natuurlijk wel de bewakers van de risico’s voor een groot, beursgenoteerd bedrijf. Daarom is het noodzakelijk dat het legal team de business en het bedrijf door en door kent om steeds weer maatwerk te kunnen leveren.”
Binnen haar team houdt de verdere professionalisering dan ook nooit op. “Toen ik aantrad, hamerde ik op meer trainingsbudget. We zijn ook een kennis service center, dus moeten we onze kennis up to date kunnen houden. Verder doen we binnen het team zoveel verschillende dingen, dat niet iedereen altijd precies weet waar de anderen mee bezig zijn. Dat zou nog beter kunnen. Ook wil ik een soort accountmanagersysteem invoeren met vaste contactpersonen voor vragen vanuit het bedrijf, zodat de lijnen nog iets korter worden en we in een nog vroeger stadium worden betrokken bij projecten. En zo creëer je ook nog meer legal awareness binnen het bedrijf.”