De naam Ashland zal bij weinigen een belletje doen rinkelen, maar de namen Valvoline en Tectyl waarschijnlijk wel. Beide zijn producten van Ashland, een Amerikaanse fabrikant van speciale chemische producten (specialty chemicals) en genoteerd aan de beurs in New York. Binnen dit concern, met een hoofdkantoor in Covington, Kentucky, 14.000 werknemers wereldwijd, en activiteiten in meer dan 100 landen, neemt Nederland een bijzondere plaats in: in Barendrecht is namelijk een van de twee shared service centers van de onderneming gevestigd, Ashland Services.
Door Peter Milders, Voxius
Het andere staat in Shanghai. Ashland Services ondersteunt vanuit Barendrecht de activiteiten van Ashland in Europa, het Midden-Oosten en Afrika (EMEA). Onderdeel van Ashland Sevices is de juridische afdeling, aangevoerd door European Counsel Frank Jumelet. Jumelet: “De Amerikanen spreken altijd over ‘law department’, wij koppige Hollanders blijven het ‘legal department’ noemen. Onze klanten in EMEA moeten niet het gevoel hebben dat wij hier vooral zitten om hen de Amerikaanse wet voor te schrijven. Lage drempels zijn belangrijk in ons vak.”
Shared service center
Vanuit Barendrecht worden de activiteiten van Ashland in het EMEA-gebied ondersteund vanuit verschillende disciplines: Accounting, IT, HR, EHS (Environmental, Health & Safety), Internal Audit, Supply Chain en natuurlijk Legal. Alle business-activiteiten van Ashland zijn in het EMEA-gebied vertegenwoordigd. Jumelet onderscheidt vier business units:Ashland Hercules Water Technologies (AHWT), Ashland Aqualon Functional Ingredients (AAFI), Ashland Performance Materials (APM) en Ashland Consumer Markets (ACM).
Bij de AHWT activiteiten gaat het om de behandeling van water, bijvoorbeeld het algen- en bacterievrij houden van koelwater of proceswater en het zuiveren van afvalwater. Ook de behandeling van papier valt hieronder, zoals het stevig maken van tissue, de zogenaamde ‘wet strength’. AAFI produceert op basis van katoen en cellulose verdikkingsmiddelen en andere produkten die worden gebruikt in onder andere tandpasta, shampoo, voedingsmiddelen, in de farmacie en in verf (anti-spat). ACM is bekend van het Valvoline-merk: motorolie en onderhoudsproducten voor de auto. Ook het roestprotectiemiddel Tectyl is onderdeel van ACM. De laatste activiteit, Ashland Performance Materials, houdt zich bezig met de productie van polyester harsen, gelcoats en plakmiddelen. Deze materialen vinden hun toepassing bij de fabricage van bijvoorbeeld zeilboten, bladen van windmolens en auto-onderdelen, zoals bumpers en motorkappen.
Het legal team
Frank Jumelet (ex-Océ, ex-DSM en ex-Pakhoed) leidt een team van zeven juristen, van wie de twee junioren paralegals worden genoemd. Hij begon veertien jaar geleden bij Ashland als eerste jurist buiten de VS. Jumelet: “Ik wilde echt de boer op om onze bedrijven goed te leren kennen, maar ook om hen van mijn bestaan op de hoogte te brengen en om te vertellen wat ik voor ze kon doen. De contacten waren snel gelegd en binnen de kortste keren moest ik al een tweede jurist aannemen om het werk bij te kunnen houden.”
Het was volkomen duidelijk dat de bedrijven blij waren met een Europeaan als jurist. De communicatie werd een heel stuk makkelijker, oplossingen kwamen sneller tot stand en werden kwalitatief beter. Externe juridische kosten werden aanzienlijk verlaagd. Jumelet rapporteert als European Counsel aan David Hausrath, Senior VP and General Counsel, die kantoor houdt in de VS. Aan Hausrath rapporteren naast Jumelet drie juristen in de VS en Jumelet’s evenknie in Shanghai. Gezamenlijk vormen zij het Law Department Leadership Team.
De werkzaamheden
De juristen in Barendrecht behandelen alle juridische zaken voor het EMEA-gebied. Uitzondering zijn belastingzaken en IE-aangelegenheden (Ashland heeft R&D-activiteiten in de VS, Europa en Azië); deze zaken worden hoofdzakelijk centraal vanuit de VS begeleid. Wel worden arbeidsrechtelijke zaken door de juristen in Barendrecht behandeld en soms ook medezeggenschapszaken, hoewel dit laatste in eerste lijn bij HR ligt. “Op arbeidsrechtelijk gebied hebben wij nogal eens iets uit te leggen aan de collega’s in de VS,” zegt Frank Jumelet. “Het Europese systeem wijkt sterk af van het Amerikaanse. Ondernemingsraden, vergaande ontslagbescherming, verplichte winstdeling zoals in Frankrijk, het blijft onwennig en voor sommigen maar moeilijk te geloven.”
De juristen werken ieder voor een bepaalde business unit. Jumelet: “Dit bevordert de communicatie en effectiviteit. Voor elke business unit is het volstrekt duidelijk bij wie hij met zijn vragen terecht kan. De juristen hebben een nauwe relatie met hun klant en kunnen dus beter adviseren. Klantgericht werken staat bij ons hoog in het vaandel. En wij proberen zoveel mogelijk zelf te doen en zo min mogelijk uit te besteden. Besteden wij toch iets uit, dan blijft de in-house jurist verantwoordelijk.” Dit betekent wel dat er nogal eens gereisd moet worden.
Het werk is zeer divers; van commerciële contracten voor in- en verkoop, agentuur en distributie, onroerend goedzaken, milieurechtelijke zaken, samenwerkingen en joint ventures tot mededingingsvragen en vennootschapsrecht. Ook geografsch is het palet rijk geschakeerd. Fabrieken staan van de UK tot diep in Rusland en van Finland tot Spanje.
Verkoopkantoren zijn nog verder verspreid, tot in Zuid-Afrika en India. Binnen het EMEA werkgebied bestaan op dit moment zo’n zeventig vennootschappen en onder de Nederlandse holdingstructur hangen weer werkmaatschappijen in andere werelddelen. Vorig jaar heeft een grote juridische herstructurering plaatsgevonden die nodig was voor de integratie van de EMEA-activiteiten van Hercules Inc, dat in 2008 door Ashland was overgenomen. Bij deze herstructurering waren de juristen uiteraard nauw betrokken.
Ook Kleinere overnames
Naast de overname van het grote Hercules worden er ook kleinere ondernemingen overgenomen, vooral wanneer men hiermee een interessante nieuwe technologie kan verwerven of nieuwe markten kan ontsluiten. Zoals eerder aangegeven is Ashland ook actief in eigen R&D. Dit gebeurt soms in samenwerking met universiteiten en technische instituten. De contractvorming hiervoor ligt ook bij de juristen.
Mede gelet op de Amerikaanse beursnotering, gaat veel aandacht uit naar compliance: enerzijds het bewaken van het corporate beleid rond gedragsregels en anderzijds het voldoen aan regelgeving als de US Foreign Corrupt Practices Act, handelssancties, boycot-regels en mededingingsrecht. Jumelet zegt dat de juristen hierin een belangrijke rol vervullen, met name op het gebied van ontwikkeling van interne gedragsregels, training, voorlichting en risico analyse. Regelmatig gaan zij naar sales meeting em management team meetings om de organisatie op dit gebied te informeren en te ondersteunen.
Jumelet geeft aan dat hij twee of drie keer per jaar in VS is voor overleg. Om daar een goed netwerk op te bouwen en thuis te raken in de besluitvormingsprocessen, heeft hij van medio 2008 tot medio 2009 in de VS gewerk in Columbus, Ohio, het grootste kantoor van Ashland in de VS. Hier zitten twintig van de in totaal tachtig medewerkers die wereldwijd bij Ashland’s Law Department werken.
Ten slotte heeft Jumelet zitting in het European Leadership Team, dat naast hem bestaat uit de commerciële en operationele managers van de verschillende business units en enkele managers van het Shared Service Center. Dit tienkoppige gezelschap coördineert de activiteiten van Ashland in het EMEA-gebied.
Preferred suppliers
Jumelet geeft aan dat het streven is om zoveel mogelijk werk in-house te doen en pas daar waar het niet anders kan of een bijzondere expertise ontbreekt, externe advocaten in te schakelen. Dit laatste speelt in hoofdzaak buiten Nederland. In Nederland wordt voor mededingingsrecht gewerkt met Jaap Feenstra van NautaDutilh en voor vennootschapszaken en financieringen met zijn kantoorgenoot kandidaat-notaris Robrecht Timmermans.
Maarten Grandjean Perrenod Comtesse van het Rotterdamse kantoor Leijnse Artz adviseert Ashland in arbeidsrechtelijke zaken. Grote wereldomspannende transacties worden onder andere door Baker & McKenzie begeleid, doorgaans vanuit het kantoor van Baker in Chicago. Jumelet vertelt dat hij – in elk land waar Ashland activiteiten heeft – twee typen advocatenkantoren selecteert: een groot kantoor dat gewend is internationaal te werken, en een klein kantoor voor eenvoudiger dagelijkse zaken. Met de kantoren op deze lijst worden vaak tariefafspraken gemaakt.
Kennis en netwerk
De juristen in Barendrecht zitten wekelijks bijeen om lopende zaken door te spreken en opgedane ervaringen te delen. Verder worden er regelmatig cursussen gevolgd om witte vlekken in de kennis weg te werken, of om kennis te nemen van nieuwe ontwikkelingen op juridische gebied. Ook ontsluiting van reeds aanwezige kennis behoeft volgens Frank Jumelet permanente aandacht.
Van groot belang voor de juristen in de chemische branche is de Europese richtlijn REACH, Registration, Evaluation, Authorisation of Chemical substances. Alle juristen in Barendrecht moeten volgens Jumelet goed bekend zijn met deze regeling. In dat kader is vooral de in Brussel gevestigde Cefic van belang, de European Chemical Industry Council, die de bepalingen van de Europese chemische industrie behartigt en onder andere nauw betrokken is bij de implementatie van REACH. De Cefic kent ook een juridische commissie, waar Ashland lid van is.
Ten slotte is Frank Jumelet lid van de Europese tak van het Amerikaanse Association of Corporate Counsel, volgens hem een nuttige en actieve vereniging.
Valvoline
Het merk Valvoline heeft een grote naamsbekendheid, en de smeermiddelen van dit merk worden onder andere in Nederland gemaakt. De fabriek staat aan de haven in Dordrecht, ingeklemd tussen een opslagterrein van houtbedrijf Jongeneelen (zie In-house bij… Deli Maatschappij) en de opslagtanks van Vopak Chemie (zie In-house bij… Vopak). De ruwe smeerolie wordt per binnenvaartschip bij de fabriek afgeleverd waarna via een geheim procedé de verschillende smeermiddelen worden samengesteld.
De bezoeker van de fabriek wordt hier onmiddellijk geconfronteerd met eerdergenoemde EHS (Environmental, Health & Safety); wie zich – uiteraard onder leiding – over het terrein begeeft, wordt uitgedost met veiligheidsschoenen met stalen neuzen, een felgeel hesje en een veiligheidsbril.