In opmars bij meerdere grote dan wel rap groeiende advocatenkantoren: de ‘flexibele schil’ vol zelfstandig werkende advocaten, die kantoren in staat stelt snel grote hoeveelheden werk te verzetten of specialismen aan te bieden die zich niet in eigen huis bevinden. Zo heeft De Brauw Blackstone Westbroek de Flexpool, en Allen & Overy Peerpoint. “Het stelt ons in staat flexibeler en efficiënter diensten te leveren.”
Door Joris Rietbroek
De Brauw Blackstone Westbroek riep eind 2013 de Flexpool in het leven, die inmiddels zestig mensen telt en de komende maanden zal doorgroeien naar zo’n honderd zelfstandige advocaten en juristen. Voor De Brauw was de reden om de huidige Flexpool op te zetten een tweeledige, licht managing partner Martijn Snoep toe. “We kampen geregeld met enorme pieken in het werk, zodat we plotseling enorm veel extra mankracht nodig hebben omdat ons personeel zulke pieken niet op kan vangen. Daarnaast stelt de Flexpool ons in staat bepaalde werkzaamheden efficiënter en goedkoper te leveren aan onze cliënten.”
De zelfstandige juristen in de Flexpool staan De Brauw onder meer bij in de procespraktijk en de onderzoekspraktijk, waarin soms in korte tijd grote hoeveelheden documenten moeten worden bestudeerd. Ook in het geval van grootschalige fraudezaken komt de flexibele schil van pas. “De meeste werkzaamheden die we uitbesteden, betreffen document reviews en due diligence onderzoeken,” zegt Snoep. “De tarieven voor zulk werk liggen in dat geval onder die voor werkzaamheden door een stagiaire. Maar het komt ook voor dat we zwaar specialistisch werk uitbesteden dat we zelf niet of onvoldoende in huis hebben. Ook hebben we eens extra capaciteit ingeschakeld op M&A-niveau, en dat beviel uitstekend.”
Een flink deel van de Flexpool bestaat uit De Brauw-alumni, al vinden er ook voortdurend selectiegesprekken plaats met andere belangstellenden. En dat zijn er veel, weet Snoep: “We krijgen wekelijks verzoeken binnen van juristen die voor De Brauw willen werken, al betekent dit niet dat iedereen ook op gesprek komt.” Wel groeit de pool momenteel fors door, nu het kantoor merkt dat de Flexpool-deelnemers niet altijd ingeschakeld kunnen worden vanwege hun andere opdrachten. “We begonnen alweer meer moeite te krijgen om in geval van nood snel genoeg mensen te vinden.”
Speelt de mogelijkheid tot sneller schakelen met behulp van de Flexpool intussen ook al een rol in de omzetstijging van het kantoor? Jawel, het levert volgens de managing partner een zekere bijdrage, maar die moet nog niet worden overschat. “Het is belangrijker dat we als kantoor buitengewoon snel kunnen schakelen en bepaalde diensten goedkoper kunnen aanbieden. Onlangs kwam er op vrijdagmiddag een zaak binnen, op zaterdag waren er twintig Flexpoolers mee aan de slag en op zondag nog eens tien extra. Het is dit soort flexibiliteit dat de cliënt wenst.”
Peerpoint gecoördineerd vanuit Londen
Wat de Flexpool is voor De Brauw, heet bij Allen & Overy Peerpoint, een op internationaal niveau geïntegreerd onderdeel van het kantoor, gelanceerd in november 2013. Ook deze pool bestaat veelal uit alumni, die op projectbasis worden opgeroepen. “Hiermee optimaliseren we onze efficiency en serviceflexibiliteit, houden we controle over de kosten en monitoren we de kwaliteit,” zegt bestuursvoorzitter Ferdinand Grapperhaus. “Het gaat om advocaten die de vraag naar extra mensen op een flexibele basis kunnen invullen, wanneer dat voor projecten of transacties gewenst is. De verwachting is dat de vraag hiernaar verder toeneemt en dat wij daarin ook steeds nauwer gaan samenwerken met onze cliënten.”
Het plaatselijke Peerpoint-systeem in Amsterdam – en bij andere lokale vestigingen – wordt gecoördineerd vanuit Londen. Daar zit een team dat zich bezighoudt met de organisatorische en administratieve zaken en overzicht houdt op lopende projecten en de uiteenlopende mensen die lokaal of internationaal beschikbaar zijn. Grapperhaus: “De lokale Allen & Overy-kantoren zorgen ervoor dat zij een vaste kern opbouwen van ervaren zelfstandige advocaten met kennis van zowel de lokale als internationale markt.”
Allen & Overy besteedt in tegenstelling tot De Brauw voornamelijk specialistisch werk uit. “Zo kunnen we bij pieken extra werkkrachten leveren aan cliënten, als er een extra hoeveelheid werk is, maar ook als er een versnelling in een proces gewenst is. Bulkwerk leveren we vanuit ons Legal Services Centre in Belfast, tegen de kwaliteit die cliënten van ons gewend zijn. Zo kunnen wij de opdracht zo kostenefficiënt mogelijk voor hen managen.”
Flexibele schil per praktijkgroep
NautaDutilh houdt er per praktijkgroep een flexibele schil van zzp’ers op na, maar verwacht op korte termijn een gecentraliseerde pool te lanceren, gebouwd op voormalige NautaDutilh-medewerkers. “Ook werken wij samen met een aantal bureaus voor de tijdelijke inhuur van advocaten”, zegt bestuursvoorzitter Eric Geerling. “Nu wordt dat via onze HR-afdeling nog decentraal aangestuurd, dus per praktijkgroep. Momenteel werken we aan een centraal platform van preferred advocaten, zodat wij hen enerzijds op zzp-basis kunnen inschakelen en anderzijds mogelijkheden creëren om hen tijdelijk werk aan te bieden.”
Dat een flexibele schil met name zinvol is voor kantoren die geregeld met plotselinge pieken te maken hebben, onderstreept Loyens & Loeff, dat niet met een flexibele schil werkt. “Ons businessmodel is minder afhankelijk van pieken en dalen dan kantoren die verhoudingsgewijs vooral transactioneel werk doen,” zegt woordvoerder Lycke Hoogeveen. “Ons kantoor doet namelijk meer werk voor cliënten met langdurige opdrachten. Wij hebben dan ook een continue behoefte aan mensen die onze cliënten en hun business kennen. Dat kan alleen als ze langdurig aan ons kantoor verbonden zijn en het inzetten van flexibele krachten past niet binnen deze benadering.”
Zet De Brauw bijvoorbeeld vooral in op de uitbesteding van niet-specialistische werkzaamheden, het kleinere Amsterdamse kantoor Rutgers & Posch benut zijn flexibele schil bestaande uit zo’n dertig advocaten en juristen juist om zeer specialistisch werk aan te kunnen bieden, zegt managing partner Gerard Endedijk. “Cliënten die bij ons aankloppen voor bulkwerk zouden we eerder doorverwijzen naar een kantoor met veel juristen dat daar geschikter voor is”, zegt hij.
Als de cliënt met een bepaalde gecompliceerde kwestie aankomt die specialistische kennis vereist, zoekt Rutgers & Posch de bijbehorende externe specialist uit zijn flexibele schil. “Die kan zo’n opdracht dan zo snel mogelijk uitvoeren, in-house of bij ons op kantoor,” vertelt Endedijk. “Dat is voor de cliënt overigens niet direct goedkoper, maar wij kunnen ons als kantoor wel flexibeler opstellen, terwijl we instaan voor de kwaliteit van onze externe specialisten.”