Kandidaat-notaris Vincent van Kampen gaat in een whitepaper dieper in op de vraag voor welke documenten een digitale ondertekening kan worden gebruikt. Wat zijn de rechtsgevolgen en de bewijskracht van de verschillende handtekeningen?
In de huidige coronacrisis is fysieke aanwezigheid en het zetten van een ‘natte’ handtekening onder een document niet altijd mogelijk of praktisch. De elektronische handtekening en de geldigheid daarvan worden daarom relevanter.
Alternatief voor ‘natte’ handtekening
Door de coronacrisis werken veel mensen vanuit huis. Er blijkt nu veel meer digitaal te kunnen dan we voorheen voor mogelijk hielden. Werk waarvan we jarenlang dachten dat het uitsluitend op kantoor kon, blijkt met digitale hulpmiddelen als Skype en Zoom prima thuis te kunnen en fysieke aanwezigheid is nog maar zelden nodig.
Onder deze huidige omstandigheden is het zetten van een ‘natte’ handtekening onder documenten echter niet in alle gevallen mogelijk of praktisch, doordat niet iedereen thuis kan printen en scannen. Hierdoor wordt de elektronische handtekening en de geldigheid daarvan steeds relevanter.
Rechtsgevolg: niet zomaar gelijk
Er zijn drie verschillende vormen van de elektronische handtekening, in oplopende mate van betrouwbaarheid: de elektronische handtekening, de geavanceerde elektronische handtekening en de gekwalificeerde elektronische handtekening. De rechtsgevolgen van deze handtekeningen worden deels geregeld in een Europese verordening en deels in artikel 15a van boek 3 van het Burgerlijk Wetboek.
De elektronische handtekening is daarmee niet zomaar gelijk aan de gewone geschreven handtekening; er gelden aanvullende eisen. Zo moet de methode die is gebruikt voor ondertekening voldoende betrouwbaar zijn, gelet op het doel waarvoor de elektronische handtekening is gebruikt en gelet op alle overige omstandigheden van het geval. Een open norm dus, die in de praktijk nader wordt ingevuld.
Vertrouwen op handtekening
Wanneer mogen partijen die zaken met elkaar doen vertrouwen op de echtheid van de elektronische handtekening? In de whitepaper worden recente uitspraken over dit onderwerp behandeld. In een van deze zaken oordeelde de rechtbank dat de elektronische handtekening niet voldoende betrouwbaar was. Eén van de argumenten daarvoor was dat partijen voor de eerste keer zaken met elkaar deden. De rechtbank oordeelde dat in die situatie identiteitsfraude ‘voorzienbaar is en een niet te verwaarlozen risico’.
Dat de wederpartij het handelsregister had geraadpleegd, kopieën van identiteitsbewijzen van de juiste ondertekenaars had opgevraagd en zelfs de gebruikte e-mailadressen had geverifieerd aan de hand van het IP-adres, mocht niet baten. De gebruikte methode van ondertekening was onvoldoende betrouwbaar en miste daardoor rechtsgevolg én dwingende bewijskracht.
De notariële akte
Een schriftelijke volmacht die strekt tot ondertekening van een notariële akte, moet op grond van de Wet op het notarisambt aan de notariële akte worden gehecht. De volmacht wordt dan fysiek vastgemaakt aan de akte en vormt daarmee één geheel. Dat kan uitsluitend met fysieke stukken, een elektronisch document kan immers niet aan een akte worden gehecht. Hoe kan met dit vereiste van aanhechting worden omgegaan, als sprake is van een elektronische volmacht? Ook dit is mogelijk, zoals uitgebreid wordt beschreven in de whitepaper.
Gebruik in ondernemingsrecht en transactiepraktijk
In het ondernemingsrecht en de transactiepraktijk wordt de elektronische handtekening al veel gebruikt, bijvoorbeeld bij het ondertekenen van notulen, een jaarrekening of van een door het bestuur of de raad van commissarissen genomen besluit. In de whitepaper wordt een overzicht gegeven van een aantal documenten die in het ondernemingsrecht en de transactiepraktijk veelvuldig worden gebruikt en de bijbehorende benodigde elektronische handtekening.
In de whitepaper ‘De elektronische handtekening in het ondernemingsrecht’ gaat Vincent van Kampen nader in op het gebruik van de elektronische handtekening. De paper is een bewerking van een artikel dat eerder is verschenen in het Tijdschrift voor de Ondernemingsrechtpraktijk (TOP) en is hier te downloaden.