Het werken in de Cloud wint snel aan populariteit en verdient alleen daarom al enige argwaan. Want waar wordt de server gehost en wie heeft op welk moment toegang tot de server waarop de dossiers staan? Dat zijn slechts enkele vraagstukken die antwoord moeten geven op gestelde risico’s.
Onze Archivisten verzorgen niet alleen de inhaalslag van fysiek naar digitaal binnen mum van tijd, ook verzorgen zij het beheer na deze actie. Monitoring op het archiefsysteem is niet alleen ter preventie, maar werkt ook verhelderend. Het courant houden van het archief of het samenstellen van een feitenrelaas zijn een paar toebedeelde taken die onze Archivisten met plezier ondersteunen. Wie dit niet nodig acht, zal vroeg of laat een nadelig gevolg ervaren, hopelijk zonder te veel kosten en ellende achteraf.
Dus ja, een digitaal archief systeem kan volledig in de Cloud worden afgenomen mits alles contractueel (o.a. opeising archief bij contractbreuk) goed is vastgelegd en onder goed beheer staat. Onze Archivisten kunnen organisaties in alle facetten van het technisch tot functioneel beheer voorzien en maximaliseren hiermee de workflow.
In the Cloud… prepare for take off!
Een archiefsysteem kan op verschillende manieren in de Cloud worden gerealiseerd. Het systeem kan geïmplementeerd worden binnen een reeds operationele (private) cloudomgeving bij u op kantoor. Daarnaast hebben veel leveranciers een eigen Cloud waarin het systeem kan worden afgenomen. Een goed alternatief is het gebruik van het Microsoft Sharepoint.
Archivum opereert geheel productonafhankelijk maar heeft zich de afgelopen jaren speciaal afgestemd op Microsoft Sharepoint. Hierdoor kunnen wij adviseren hoe optimaal gebruik gemaakt wordt van de schalingsmogelijkheden van dit platform. Het is niet alleen een sterk archiefsysteem dat goed werkt met andere applicaties en het samenwerken vanuit huis of kantoor mogelijk maakt, het stelt organisaties ook in staat om gegevens binnen de eigen organisatie te bewaren en toch te profiteren van de voordelen van een cloudoplossing.
Implementatie documentmanagement systeem
Het succes van een nieuw systeem, wel of niet in de Cloud, is sterk afhankelijk van de kwaliteit van de implementatie. Dat geldt al bij het opruimen van het fysiek archief. Archivum heeft veel ervaring met het implementeren van documentmanagement systemen bij diverse klanten. Deze ervaring is vastgelegd in zogenaamde best practices die doorlopend worden verbeterd op basis van nieuw opgedane ervaring.
Ervaring binnen elk marktsegment
Doordat wij ons onder meer richten op specifieke markten, kan iedereen binnen een bepaald marktsegment profiteren van de ervaring die is opgedaan bij vergelijkbare organisaties. Voorafgaand aan elke implementatie doen wij een schouw waaruit een advies voortkomt. Als het advies door de opdrachtgever wordt aangenomen, stellen wij een implementatieplan op waarin alle ins en outs met betrekking tot die implementatie worden vastgelegd. Dit plan wordt in overleg met de opdrachtgever opgesteld en vormt na goedkeuring door de betrokkenen de basis voor een succesvolle implementatie.
Vraag nu informatie aan over de ervaring van Archivum in specifieke marktsegmenten.