Als u naast uw dossiersoftware een externe financiële administratie voert (extra boekhoudsoftware) dan werkt u in twee werelden. Er zijn veel verschillen te benoemen tussen een externe, gekoppelde financiële administratie en een geïntegreerde financiële administratie.
Verschillen uit de praktijk
Inkomende verschotten
Bij externe financiële applicaties dient u inkomende verschotten in zowel de financiële als in de dossieradministratie in te voeren. U moet de actuele status immers in beiden terug kunnen zien in verband met doorbelasting. In een geïntegreerde financiële administratie is deze dubbele handeling overbodig.
Debiteurenbetalingen
Met een externe financiële administratie is de kans groot dat u de debiteurenbetalingen niet terugziet in uw dossiers. Dit komt omdat debiteurenbetalingen verwerkt worden in de boekhouding, maar er geen vaak geen standaard koppeling is met de dossieradministratie.
Derdengelden
Bovenstaande geldt ook bij derdengelden. Deze dient u, bij een externe boekhoudtool, zowel in uw stichtingsadministratie als in uw dossieradministratie in te voeren. Het zijn allemaal kleine, overkomelijke handelingen, maar dubbele werkzaamheden kunnen leiden tot frustratie.
Voordeel geïntegreerde administratie: geen dubbel werk
Het heeft meerwaarde om zowel verschotten, derdengelden als debiteurenbetalingen direct op uw dossier te zien. In CCLaw (met geïntegreerde financiële administratie) staat bij ‘declaraties’ of en hoeveel de cliënt betaald heeft. Het feit dat er geen dubbele invoer nodig is en het realtime inzicht, ervaren kantoren als een groot voordeel. Zowel administratieve medewerkers als advocaten zien direct of declaraties zijn voldaan.
Aanmaningen
Een kantoor dat een dossieradministratie voert i.c.m. het externe Afas, vertelde mij onlangs dat een goede dynamische koppeling met Afas ontbreekt. Hierdoor hebben zij geen direct zicht of declaraties zijn voldaan. Aanmaningen vinden individueel, handmatig, plaats. Er ligt geen connectie tussen betalingen en aanmaningen vanuit Afas en de dossieradministratie. Mutaties van declaraties kunnen uiteraard wel geïmporteerd en geëxporteerd worden, maar dit is eenzijdige communicatie en ziet u niet terug in uw dossieradministratie. Argumenten om te kiezen voor een externe applicatie.
Accountant heeft duidelijke voorkeur
De accountant heeft vaak een duidelijke voorkeur voor een boekhoudsysteem. CClaw is voor hen nieuw en veel accountants hebben geen zin om zich hierin te verdiepen. Maar omdat accountants vaak de rol van ‘controller’ hebben, is geen inhoudelijk kennis nodig van het systeem. De XML-audit files volstaan dan meestal.
Boekhouder wil geen nieuw systeem aanleren
De boekhouder is een ander verhaal. Hij werkt in het systeem en kan opzien tegen een nieuwe werkomgeving. Begrijpelijk, maar niet onoverkomelijk. Uiteindelijk zijn in ieder systeem debet en credit gelijk zijn en dan wegen de eerder benoemde voordelen zwaarder dan het nieuwe pakket aanleren.
Externe applicaties ontwikkelen sneller door
Soms denkt men dat externe applicaties sneller ontwikkelen en meer kunnen. Hier ga ik graag op in, waarbij ik CClaw als voorbeeld neem. Deze geïntegreerde financiële administratie is voor de advocatuur geschreven en kent hele specifieke ‘advocatuurdingen’. Denk aan depositoboekingen en derdengeldenboekingen; zaken die een algemeen systeem niet vaak kent.
Kortom, er is heel wat te vertellen over de verschillen tussen een externe of geïntegreerde financiële administratie. Wilt u daarover meer weten? Neem dan contact op met Eugene Haarmans.
