Digitalisering wint terrein in notariaat, maar kent obstakels

Notariskantoren werken steeds vaker digitaal en AI vindt snel zijn weg naar de dagelijkse praktijk. Tegelijkertijd blijven zorgen over veiligheid, regelgeving en databeheer belangrijke aandachtspunten, blijkt uit een enquête van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB).

Digitalisering is inmiddels een vast onderdeel van de dagelijkse praktijk binnen het notariaat. Uit een enquête van de KNB onder 316 (kandidaat-)notarissen en toegevoegd notarissen blijkt dat een ruime meerderheid gebruikmaakt van digitale klantidentificatie, digitale archivering en beeldbellen naast fysieke gesprekken. Ook bestaat brede steun voor verdere digitalisering, bijvoorbeeld van de digitale ondertekening van onderhandse stukken en volmachten.

De resultaten laten echter zien dat verdere digitalisering niet vanzelfsprekend is. Veiligheidszorgen, wet- en regelgeving en een gebrek aan tijd en capaciteit vormen de belangrijkste belemmeringen. Respondenten geven aan behoefte te hebben aan meer duidelijkheid over welke digitale toepassingen zijn toegestaan en hoe de veiligheid van nieuwe systemen kan worden beoordeeld.

AI steeds vaker onderdeel van het werk

Ook artificiële intelligentie (AI) is bezig aan een opmars binnen het notariaat. Twee op de drie respondenten maakt inmiddels gebruik van AI-toepassingen en het merendeel van deze gebruikers zet de technologie meerdere keren per week in. Naast algemene hulpmiddelen als ChatGPT en Microsoft Copilot worden ook juridisch gespecialiseerde toepassingen gebruikt, waaronder Zeno Law, DonnaJames, Legora en GeniAL.

AI wordt onder meer ingezet voor het opzoeken van wet- en regelgeving, het maken van samenvattingen en, in beperktere mate, voor risico- en compliancecontroles. Tegelijkertijd blijkt dat op ruim een derde van de kantoren nog geen formele richtlijnen bestaan voor het gebruik van AI. Onder notarissen die AI nog niet gebruiken, worden veiligheid en onzekerheid over de toepassing het vaakst genoemd als redenen om hiervan af te zien.

Behoefte aan ondersteuning

De enquête laat zien dat notarissen vooral behoefte hebben aan praktische ondersteuning. Meer dan 70 procent wil leren hoe AI concreet kan worden toegepast in het dagelijkse werk, bij voorkeur via trainingen in groepsverband, zowel online als op locatie. De KNB onderzoekt hiervoor passende vormen van scholing en kennisdeling.

Daarnaast wil een ruime meerderheid meer grip krijgen op de opslag, toegang en beveiliging van notariële data. Hoewel de meeste respondenten aangeven te weten waar gegevens zijn opgeslagen en wie daar technisch toegang toe heeft, bestaat de wens voor aanvullende ondersteuning. Ook over de afhankelijkheid van Amerikaanse technologie, zoals Microsoft 365 en grote cloudleveranciers, leven zorgen. Veel respondenten zien hierin een actieve rol voor de KNB, onder meer door richtlijnen te ontwikkelen en alternatieven, zoals een collectieve notariële cloudoplossing, te verkennen. De uitkomsten van de enquête worden meegenomen in de verdere digitaliseringsprojecten van de beroepsorganisatie.

Klik hier voor meer opleidingen: Sdu Opleidingen & Events

Filed Under: Nieuws Tagged With: notariaat