Duurzaam en milieubewust werken is al lang niet meer besteed aan een select groepje. Steeds meer Nederlandse bedrijven, organisaties en kantoren willen uiterlijk in 2030 klimaatneutraal zijn, zo blijkt uit de Nederlandse Innovatie Monitor 2021.
Volgens het onderzoek – uitgevoerd door de Universiteit van Amsterdam en de Hogeschool van Amsterdam – zorgen regelgeving vanuit de overheid, veranderende behoeften en stijgende bedrijfskosten ervoor dat een duurzame bedrijfsvoering bovenaan staat op de strategische agenda. Hoe zit dat in de juridische sector?
Digitale bedrijfsvoering is de sleutel naar duurzaamheid
In de juridische sector speelt papierwerk een belangrijke rol. Dat kan een probleem zijn, of juist een antwoord op het grote duurzaamheidsvraagstuk. Om papier te maken moeten er bomen worden gekapt. Daarnaast zijn fossiele brandstoffen en chemische stoffen nodig om papier te produceren.
Als bedrijven te veel papier gebruiken, kan dat dus een enorme invloed op de CO2-uitstoot van een bedrijf hebben. Er is naar schatting zo’n 957 liter brandstof nodig om één ton papier te kunnen produceren. En om één A4’tje te maken is er tien liter water nodig. Een toegankelijke en concrete manier voor duurzame bedrijfsvoering is het digitaliseren van alle papieren contracten, overeenkomsten, offertes, et cetera.
Tien miljard vellen papier
Klinkt als een grote opgave? DocuSign biedt een oplossing. Dankzij de inzet van technologie en digitale workflows kan elk bedrijf direct zijn CO2-uitstoot verlagen. Werkgevers en (potentiële) werknemers kunnen door middel van digitaal contractbeheer zelf bepalen waar, wanneer en op welk apparaat zij een document – veilig en rechtsgeldig – willen ondertekenen. Sinds de introductie van DocuSign zijn er al meer dan 2,28 miljard documenten elektronisch ondertekend in plaats van afgedrukt. Dat betekent een besparing van:
- Ruim tien miljard vellen papier
- 316.000 vaten olie
- = de jaarlijkse CO2-uitstoot van 27.210 auto’s
Winst voor milieu en portemonnee
Papierloos werken is dus een enorme winst voor het milieu. Maar ook de organisatie zelf profiteert van een duurzame, digitale bedrijfsvoering. Bedenk maar eens hoeveel tijd medewerkers gemiddeld verspillen met afdrukken, scannen, en misschien zelfs per post versturen van belangrijke documenten. Laat staan de tijd die verloren raakt wanneer het proces niet meteen vlekkeloos verloopt, wanneer documenten worden vergeten of er toch een belangrijke handtekening ontbreekt.
Door dit proces te digitaliseren bespaar je eenvoudig op tijd en geld en verhoog je de efficiëntie van het juridische werkproces. Dat is tevens een pluspunt voor het behouden van klanten, die niet zitten te wachten op een traag, onhandig en onbetrouwbaar papierafhankelijk proces.
Door papierloos te werken kun je de productiviteit verbeteren en kan jouw team zich focussen op belangrijkere taken, zoals persoonlijk advies en klantgerichtheid. Digitalisering kan zorgen voor efficiëntie in het juridische werkproces, terwijl het persoonlijk advies van een advocaat essentieel blijft.
Veel processen worden in de juridische sector nog altijd met de hand uitgevoerd. En dat is zonde. Wil je weten hoe je een duurzame bedrijfsvoering inzet binnen jouw organisatie, en hoe je daarmee je bedrijf – juist nu – laat groeien? Sluit je aan bij de webinar van Legal500 op 20 juni om 12:00 uur.