Wanneer je partner wordt, is niet opeens alles anders. Op een aantal vlakken verandert er echter wel degelijk wat. De meeste partners geven aan nog drukker te zijn dan ze al waren: “De cliënten gaan door en die willen graag met jou zaken blijven doen. Er moet nog meer geacquireerd worden en daarnaast moet je managen.” Conclusie: de werkdagen worden eerder langer dan korter.
Zoals eerder in deze serie aangegeven, komt er veel op de nieuwe partner af omdat hij in feite zelfstandig ondernemer wordt. Om de partner hierbij terzijde te staan en ervoor te zorgen dat hij zo min mogelijk tijd kwijt is met ‘administratieve zaken’, hebben vrijwel alle grotere advocatenkantoren een partnerservicebureau. Bij de middelgrote en kleinere advocatenkantoren worden deze werkzaamheden niet of slechts gedeeltelijk gedaan door bijvoorbeeld de financiële administratie. Ook komt het voor dat middelgrote kantoren voor specifieke kennis gebruikmaken van een externe adviseur.
Spoedcursus
Het partnerservicebureau, ook vaak vennotenservicebureau of partneradministratie genoemd, komt al in beeld vóór de toetreding. De potentiële partners krijgen vaak een spoedcursus ‘ik word vrije beroeper’, en verder worden veel praktische zaken geregeld zoals de oprichting van BV’s, het opmaken van statuten (via de notaris) en het afstorten van het aandelenkapitaal.
Daarnaast wijst het partnerservicebureau de partner op de vaak verplichte regelingen binnen het kantoor, bijvoorbeeld ten aanzien van arbeidsongeschiktheid. Voor de partner is het vervolgens zaak om eventueel aanvullende dingen te regelen. Juist op dat vlak schuilt het risico dat de partner, door de hoeveelheid zaken die geregeld moeten worden en de verzwaring van het takenpakket, niet actief aan de slag gaat met de verkregen informatie.
Arrangement
Om deze reden brengt het partnerservicebureau de partners hiervoor vaak in contact met externe partijen. In de meeste gevallen zijn dit banken waarmee het kantoor een arrangement heeft. Mark Buitenhuis, werkzaam als Manager Business Professionals bij Van Lanschot Bankiers, bevestigt dit: “De partneradministratie is vaak een belangrijke schakel. Het is het eerste aanspreekpunt voor advisering.” Ook geeft Buitenhuis aan dat er ervaren mensen werken op de partnerservicebureaus. “Zij weten vaak beter dan een partner hoe en wat er voor ze geregeld is. Dit geeft de toekomstig partner veel comfort en rust, en ook voor de bank is het plezierig schakelen met deze adviseurs.”
Administratie
De werkzaamheden van de diverse bureaus loopt uiteen. Bij sommige kantoren wordt echt alles geregeld voor de partner. Dit geldt voor zowel zijn zakelijk als particuliere administratie. Er zijn partnerservicebureaus die zelfs de vakanties boeken voor de partner en zijn gezin. Echter, bij de meeste kantoren blijven de werkzaamheden beperkt tot het uitvoeren van de vaak uitgebreide zakelijke administratie, het opmaken van de jaarcijfers en het informeren van de partner.
Kantoorvoorstel
De laatste tijd is de trend waarneembaar dat de partner steeds meer eigen verantwoordelijkheid krijgt. Kantoren willen en mogen soms niet meer alles regelen voor de partners. Men wil dat de partner zijn eigen keuzes maakt, daarbij rekeninghoudend met kantoorregelgeving. Mark Buitenhuis herkent deze trend: “Wij worden steeds vaker gevraagd om een kantoorvoorstel aan te bieden of om presentaties te geven aan groepen partners. Hierbij wordt van ons verwacht dat wij duidelijk maken hoe onze dienstverlening laten aansluiten op de regelgeving van het kantoor. Door de vaak intensieve samenwerking kunnen we op dit vlak echt meerwaarde bieden voor de individuele partner, maar ook voor het kantoor.”