Als General Counsel Continental Europe is Rick van der Weerd een van de acht General Counsel van de wereldwijd actieve advies- en ingenieursorganisatie Arcadis. Intensieve samenwerking is wat hem betreft het geheim achter zijn op Europees niveau functionerende juridische afdeling. “Dat is de belangrijkste basis voor onze dienstverlening aan de business.”
Door Joris Rietbroek
Arcadis groeide vanaf 2007 hard in omvang, dankzij overnames van branchegenoten in onder meer de VS, Groot-Brittannië, Azië en Australië. Het personeelsbestand nam in amper tien jaar toe van 11.000 naar 27.000 mensen. De wereldwijde omzet steeg van 1,5 miljard euro in 2007 naar circa 3,3 miljard euro in de afgelopen jaren. Het bedrijf is betrokken bij diverse omvangrijke bouw-, infrastructuur-, water- en milieuprojecten wereldwijd. Een bekend voorbeeld: de omvangrijke kustbeschermingsprojecten in New York, New Orleans en San Francisco.
De groei van Arcadis vereiste een gewijzigde organisatie, en dus ook van de juridische afdeling. Sinds 2014 is Arcadis georganiseerd in regio’s, met in ieder gebied een general counsel aan het hoofd. Rick van der Weerd was al sinds 2007 legal counsel voor Arcadis Nederland en maakte in 2014 de stap naar general counsel continental Europe voor Arcadis Europe. Hoewel er niet voor alle landen een general counsel is aangesteld, is Karin van Putten general counsel en advocaat bij Arcadis Nederland.
De acht GC’s vormen gezamenlijk een team dat werkt aan ‘alles wat regio-overstijgend is’, vertelt Van de Weerd tijdens een gesprek op het Arcadis-kantoor in Arnhem. “Denk bijvoorbeeld aan raamovereenkomsten voor onze klanten die wereldwijd contracten met ons willen hebben. Verder heeft iedere GC een of meer wereldwijde taken, zo werk ik zelf aan Infrastructuur en Digital projecten op global niveau. Eens in de zes tot acht weken praten we elkaar in een gezamenlijke call bij over alle relevante onderwerpen die op dat moment spelen. Bijzonder leuk, want zo hoor ik veel over projecten in de andere regio’s en hoe juridische aspecten elders aangevlogen worden.”
Over landsgrenzen heen werken
De regio Continental Europe – Groot-Brittannië vormt een separate regio – bestaat uit dertien landen. Twee juristen en een secretaresse opereren op Europees niveau; daarnaast werken er 21 juristen met kennis van het plaatselijk recht in Nederland, Duitsland, België, Frankrijk en Polen. Wereldwijd beschikt Arcadis over bijna tachtig FTE aan juristen in dienst, inclusief de acht general counsel.
Het Europese team werkt met een matrix van onderwerpen die teambreed worden behandeld, schetst Van der Weerd. Ook zijn er teams samengesteld op voor enkele specifieke onderwerpen, waarbij juristen over de landsgrenzen heen werken naast het binnenlandse team. “Juristen werken op hun specialisaties samen met buitenlandse collega’s voor landoverstijgende projecten, bijvoorbeeld op het gebied van Europese aanbestedingen,” legt Van der Weerd uit. “Onze mensen in bijvoorbeeld Nederland, België en Duitsland die hier veel van weten, vormen een werkgroep. Zij houden vinger aan de pols op het vlak van nieuwe wet- en regelgeving of werken aan contracten die voor drie of meer landen van toepassing moeten zijn. Mijn ervaring is dat onze juristen deze manier van werken erg leuk vinden, vanwege de internationale samenwerkingen en de mogelijkheid om hun lokale specialistische kennis te kunnen delen.”
Uniforme contracten
Van der Weerd wordt voortdurend op de hoogte gehouden van de samenwerkingen tussen de legal counsel. “Zij doen het lokale juridische werk, daar houd ik me doorgaans niet mee bezig. Tenzij ik word gebeld met de vraag of ik wil meedenken natuurlijk. Maar intensief overleg vindt uiteindelijk altijd wel plaats, uiteraard tussen de juristen in de verschillende landen en eens per jaar is er een meeting waarbij we elkaar allemaal zien. Het succes van de juridische afdeling van Arcadis Europe drijft zodoende op intensieve, proactieve samenwerking. En op een gezonde dosis nieuwsgierigheid: je moet oprecht willen weten hoe de projecten in elkaar steken. Daarmee is de belangrijkste basis voor onze dienstverlening aan de business gelegd.”
De noodzaak om veel te overleggen is bovendien alleen maar groter geworden als gevolg van complexere wet- en regelgeving vanuit Europa, bijvoorbeeld op het gebied van privacy, aldus Van der Weerd. Maar ook in het kader van de diverse contracten voor internationaal actieve klanten blijft dit belangrijk. “Contracten bestaan voor 80% tot 90% uit standaardclausules. Afwijkende voorwaarden en clausules stemmen we internationaal voortdurend op elkaar af, met het doel onze klanten zo uniform mogelijke contracten voor meerdere landen aan te bieden. Het is immers niet uit te leggen dat zij een contract met Arcadis aangaan, maar dat er bijvoorbeeld voor Duitsland wezenlijk andere aansprakelijkheidsclausules zouden gelden dan in Nederland, terwijl we hetzelfde bedrijf zijn. Dat wil je voorkomen.”
Global Excellence Centers
Om efficiënter en kostenbesparend te werken, heeft Arcadis sinds kort Global Excellence Centers in India en op de Filippijnen. Hier wordt onder meer door plaatselijke krachten een deel van het ingenieurswerk gedaan. Van der Weerd beschikt er sinds een jaar over een jurist die vanuit de Filippijnse hoofdstad Manila diverse contracten voor Europa checkt. “Dit past in de aanpak van Arcadis waarbij we gebruik maken van ressources in de hele wereld,” zegt Van der Weerd. “Hij beoordeelt vooral global en Engelstalige contracten voor internationale klanten, of Engelstalige contracten voor lokale klanten. Hij zet zo mede die uniforme lijn in contracten uit en rapporteert bijzonderheden naar de afzonderlijke landen. Ook al werkt hij in Manila, hij maakt deel uit van ons team en biedt absoluut meerwaarde.”
Ook nieuwe technologieën zullen uiteraard in toenemende mate meerwaarde bieden voor de internationale legal teams, terwijl ze bovendien het werk van de juristen veranderen. “We hebben straks minder mensen nodig die contracten doorspitten en meer mensen die overweg kunnen met big data en Artificial Intelligence-software,” zegt Van der Weerd. “Met betrekking hierop zie ik nu al een verschuiving: het management stelt ons de laatste jaren veel meer data-gerelateerde vragen. Hoe vaak komt iets voor? Hoeveel klanten willen die ene clausule niet? Waar stellen zij de meeste vragen over met betrekking tot onze milieuservices? Deze ontwikkeling gaat ons vak de komende jaren alleen maar ingrijpender veranderen.”
Digitaliseringsprojecten
Een voorbeeld van een omvangrijk digitaliseringsproject is BIM, ofwel Building Information Modeling. Dit is een online omgeving waarbinnen één of meerdere partijen die aan een project werken bijvoorbeeld hun ontwerp kunnen maken. Ook de juristen werken hiermee. “Binnen Arcadis doen we al veel projecten in BIM, maar het zal nog meer worden,” vertelt Van der Weerd. “In al deze BIM-modellen zit natuurlijk relevante data, die zowel voor ons als onze klanten interessant zijn en ons weer in staat stellen nog betere analyses te maken. Hoe kan een klant bijvoorbeeld het onderhoud van een gebouw verder optimaliseren met relevante data over het gebruik van dat gebouw? Het roept interessante juridische vragen op: wat kan en mag je doen met data in deze modellen?”
Ondanks de complexe projecten waar Arcadis bij betrokken is, hoeven de juristen er zelf niet te beschikken over technisch inzicht. Van der Weerd: “Dat is niet echt nodig. Het is belangrijker dat je oprecht geïnteresseerd bent en nieuwsgierig bent naar hoe onze projecten werken en wat onze klanten ermee willen bereiken. De ingenieurs en specialisten die hier werken zijn er dol op om over hun projecten te praten. Van hen komen we alles te weten. Nu is een contract over de sanering van grond natuurlijk wel iets anders dan een overeenkomst inzake een gebouwontwerp. Naast nieuwsgierigheid is daarom een brede belangstelling zeer belangrijk.”