Met het volledig automatiseren van een veelvoorkomende notariële procedure gaat Notariële Diensten er dit jaar met de award vandoor. Innovatief, efficiënt en vol potentie: de absolute favoriet van de jury.
Foto: Julia Peleaulu
De afgelopen twee jaar kwam de winnaar van de Gouden Zandloper voor Legal Innovation uit de notariële hoek. Vorig jaar was het BIM Legal die met de prijs naar huis ging. Juridische innovatie anno 2022 wordt volgens de jury vanuit de praktijk ontwikkeld en maakt een daadwerkelijk verschil voor
de doelgroep, groot of klein. Innoveren betekent het herkennen van een probleem en hier met de
legal tech mogelijkheden van nu op innovatieve en efficiënte wijze dé oplossing voor bieden.
Genomineerden
Dit jaar was er een groot aantal inzendingen van hoge kwaliteit voor de award. Onder de indruk van het aantal mooie ontwikkelingen besloot de jury voor deze editie vier inzendingen te nomineren voor de Gouden Zandloper voor Legal Innovation. Allereerst waren Govin – een manier om statuten en aandeelhoudersovereenkomsten inzichtelijk te maken met behulp van AI – en het Rechtsbijstandportaal
genomineerd, een platform waarmee rechtzoekenden een juridisch probleem in kaart kunnen brengen en direct gekoppeld kunnen worden aan de juiste instantie. Daarnaast was MyCodi, een innovatieve digitale
compliance medewerker in de vorm van een chatbot genomineerd.
Verklaringen van erfrecht
Bij twintig procent van de overlijdensgevallen moet een verklaring van erfrecht aangevraagd worden. Door de vele handmatige handelingen die hierbij komen kijken, zijn de kosten vaak hoog, neemt het gehele traject veel tijd in beslag en is het (zeker voor erfgenamen die in het buitenland wonen) een ingewikkeld proces. Een zo veelvoorkomend proces moest efficiënter en klantvriendelijker kunnen, vond Pablo van Klinken van Notariële Diensten.
Het proces klinkt zo makkelijk: direct na de aanvraag van een klant doet het systeem een geautomatiseerde controle in de verschillende registers (BRP, Kadaster). Want waarom zou de klant al die documenten moeten opzoeken, kopiëren en opsturen als het in een split second door Notariële Diensten gevonden kan worden? De klant krijgt direct een opdrachtbevestiging waarin wordt uitgelegd wat de status is en wat er nog nodig is van de klant. Gedurende het proces wordt de klant met geautomatiseerde e-mails op de hoogte gehouden. Wel zo duidelijk en klantvriendelijk.
Heldere communicatie
Van Klinken: “Onze klantscore is gemiddeld een 9,3. We krijgen vaak de feedback dat de communicatie zo helder is, iedereen snapt precies wat we aan het doen zijn. Bovendien zijn onze diensten goedkoop. Omdat we alles hebben geautomatiseerd, kost een verklaring van erfrecht de helft van wat deze normaal gesproken bij een notaris kost. Maar de echte verbetering zit ‘m, naar mijn mening, in het feit dat je je klanten niet lastigvalt met vragen om informatie die veel makkelijker digitaal op te halen is.”
Klantvriendelijkheid lijkt bij Notariële Diensten centraal te staan. “We gebruiken geen moeilijk juridisch taalgebruik en alles kan vanuit huis geregeld worden. Dat was zeker tijdens de lockdowns een uitkomst”, aldus Van Klinken. Leuke bijkomstigheid: bij de aangevraagde verklaring van erfrecht voegt Notariële Diensten een fraai grafisch weergegeven stamboom toe. “Wij hebben al die gegevens toch verzameld. Daar wordt automatisch een mooi vormgegeven stamboom van gemaakt, en die krijgt de klant cadeau. Zo zien ze in één oogopslag hoe de familiebanden in elkaar steken. Als je twee ouders en twee kinderen hebt, is het niet heel spannend. Maar wanneer het om zes neven en nichten gaat, is het voor hen heel leuk als je plotseling een schema krijgt waarin je precies ziet wie erfgenaam is van wie. Dit hebben we echt vanuit de klant bedacht: wat wil die, en hoe kunnen we het voor hen nog makkelijker maken?”
Krappe arbeidsmarkt
Ook notariskantoren zelf hebben baat bij de automatisering. Zij kunnen aanvragen direct doorzetten, waarna deze automatisch door Notariële Diensten behandeld worden. De conceptakte verschijnt vervolgens weer bij de notaris: wel zo makkelijk en een stuk minder werk dan voorheen. Zo biedt Notariële Diensten hen een eenvoudige manier om de omzet te vergroten en meer aanvragen te kunnen behandelen ondanks de krappe arbeidsmarkt.
In de 3,5 jaar dat ze bestaan, heeft Notariële Diensten een enorme groei gerealiseerd. Inmiddels hebben ze een marktaandeel van vijf procent in handen. Met een jaarlijks verdubbelende omzet lijkt the sky the limit. Met een grote impact, een echte toevoeging aan de praktijk en de enorme potentie is Notariële Diensten dan ook ‘het totaalpakket’ volgens de jury.
Uitgebreide interviews en portretten van alle Gouden Zandlopers-genomineerden kunt u lezen in de nieuwste editie van Advocatie Magazine, dat grotendeels in het teken staat van de awardshow. Klik op de cover om het magazine te lezen.
