Volgens de tuchtrechter was een notaris niet transparant in het declareren, voerde hij geen goede urenadministratie, handelde hij onzorgvuldig én was er sprake van gebrekkige communicatie. De stress van financiële problemen zijn geen excuus, aldus de tuchtrechter; hij krijgt een schorsing van twee weken opgelegd.
Allereerst de feiten; de notaris in kwestie was als voorzitter en bestuurder verbonden aan een stichting en een bv. De stichting en bv hielden zich onder andere bezig met de uitvoering van bewindvoerderstaken. In oktober 2019 krijgt de notaris bericht dat er een onderzoek naar hem wordt ingesteld. De onderzoeker diende vervolgens een klacht over de notaris in bij de tuchtrechter, die uit twee hoofdonderdelen bestond; het niet transparant declareren en het onzorgvuldig afwikkelen van drie dossiers.
Ontbrekende administratie
De notaris bracht van januari 2018 tot en met oktober 2019 maandelijks notariële kosten voor bewindvoeringswerkzaamheden in rekening bij de stichting. De onderzoeker verwijt de notaris dat hij niet heeft voldaan aan de vereisten van de administratieverordening en dat hij geen goede urenadministratie heeft bijgehouden. Noch uit het dossier noch uit de facturen blijkt op welke wijze de kosten in rekening zijn gebracht en welke werkzaamheden door de notaris zijn verricht.
De notaris erkent dat er geen urenadministratie werd gevoerd voor de bewindvoeringswerkzaamheden. Volgens hem was dit niet nodig, “omdat er in dit geval geen toegevoegde waarde voor ‘tijdschrijven’ was.” Werkzaamheden die medewerkers voor de stichting uitvoerden, werden volgens de notaris op basis van een ‘inleenovereenkomst’ uitgevoerd, wat voor hem voldoende reden gaf om de uren niet bij te houden. Zowel de tuchtrechter als de onderzoeker kan echter nergens iets vinden dat wijst op een officiële inleenovereenkomst. Zij volgen de stelling van de notaris dan ook niet.
Gebrekkige afwikkeling en communicatie
Daarnaast is de onderzoeker van mening dat verschillende nalatenschappen door de notaris niet snel genoeg afgewikkeld werden. Zo was één dossier na twaalf jaar nog altijd niet afgewikkeld, en wachtte de notaris volgens de onderzoeker en de tuchtrechter te lang om een impasse te doorbereken die tussen hem en erfgenamen was ontstaan. Ook een ander dossier had hij eigenlijk in 2015 al kunnen afwikkelen.
Tot slot is de onderzoeker van mening dat de notaris niet actief heeft gecommuniceerd met de erfgenamen en derden. De notaris erkent dat hij in één dossier sinds 2008 niet meer heeft gecommuniceerd met de erfgenamen en dat er bovendien geen aantekeningen en correspondentie zijn bijgehouden. Hij stelt echter dat hij maatregelen heeft genomen om herhaling te voorkomen. De kamer oordeelt dat het verwijt op dit punt terecht is, gezien de erkenning van de notaris en de langdurige radiostilte in het dossier. Bovendien heeft de notaris in een ander dossier niet voldoende met zijn cliënten gecommuniceerd, en heeft hij zonder overleg zijn declaratie met de boedelgelden verrekend.
Schulden
Tijdens de zitting komt bovendien naar voren dat de notaris al jaren met verschillende privéschulden kampt, en heeft het notariskantoor nog te maken met een fnanciële afwikkeling van een stichting. De gemeente vordert daarom een bedrag van zestigduizend euro van het kantoor van de notaris. Deze kwesties maken dat de notaris een hoge mate van stress ervaart en hij serieus overweegt om het ambt van notaris neer te leggen. De tuchtrechter erkent dat deze stressvolle situaties hoogstwaarschijnlijk bij hebben gedragen aan de manier van handelen door de notaris. “Dit neemt niet weg dat dit niet ten koste mag gaan van de cliënten en de dienstverlening van het kantoor,” aldus de tuchtrechter.
Volgens de tuchtrechter zijn de handelingen van de notaris dusdanig ernstig dat het opleggen van een schorsing passend is. Daarbij benoemt de kamer nog nadrukkelijk dat hierbij meetelt dat de notaris ook bij de inhoudelijke behandeling van de dossiers niet de zorgvuldigheid en voortvarendheid heeft toegepast die van hem verwacht werden.
Lees hier de volledige uitspraak
