Steeds meer advocaten zetten bij procedures digitale hulpmiddelen in om data te ontsluiten en bewijsmateriaal te verzamelen. Niet voor niets: de omvang van digitale data groeit sterk en zonder intelligente hulpmiddelen is het vrijwel onmogelijk kennis te nemen van de inhoud van mails, digitaal papierwerk, administraties en databases. Mark Hoekstra, global leader Forensic Technology bij de internationale accountants- en adviesorganisatie Grant Thornton International, licht toe hoe zijn team onderzoekers te werk gaat.
Wat is jullie visie op forensische technologie?
“Forensisch verantwoord zoeken heeft volgens Grant Thornton weinig te maken met het aanzetten van een computer en het starten van een onderzoek op basis van zoektermen. Het draait in de kern om het bekijken van een gevalideerde set gegevens, het vinden van de juiste gegevens binnen de juiste juridische context, in een logische volgorde, met strakke focus op case-management.
Het ‘slim’ onderzoeken en beoordelen van data is een specialisme. Neem bijvoorbeeld een printje van een mail die wordt ingebracht in een procedure. Weinig technisch aan zou je zeggen. Niets is minder waar. Alleen al de authenticiteitsvraag ten aanzien van de inhoud levert in potentie veel technische vragen op. Is de inhoud authentiek? Is de mail ontvangen en gelezen? Gedegen forensisch technisch onderzoek geeft antwoorden op dit soort vragen.
Veel advocaten verbazen zich erover wat er herleidbaar is uit systemen ten aanzien van het handelen van personen, organisaties of beschikbare informatie over een specifiek onderwerp. Verwijderde data kunnen bijvoorbeeld worden teruggehaald en ook (semi) open bronnen bieden vaak aanvullende informatie.”
Wat maakt ‘een goed forensisch onderzoek’?
”Het is van groot belang dat de zogenoemde ‘chain of evidence’ en ‘chain of custody’ zijn gewaarborgd. Het onderzoek dient te worden uitgevoerd op basis van een heldere doelstelling – de ten einde vraag – en de onderzoeksresultaten dienen stand te houden in een eventuele rechtszaak. Kortom, verantwoord onderzoek door goed geëquipeerde specialisten.
Als onderzoeker is het van belang om alle fasen van een e-discovery procedure goed te beheersen. Het zogenoemde EDRM-model geeft al deze fasen weer. De aanvang is een van de belangrijkste stappen binnen dit proces. Het begint ermee dat je de juiste gegevens uit bronnen selecteert en daar op verantwoorde wijze de data uit extraheert en verwerkt. Het principe van ‘garbage in, garbage out’ geldt ook hier.
Daarnaast vinden wij het belangrijk dat de implementatie van de technologie nauw aansluit bij (het belang van) de cliënt en diens advocaat. Dit is over het algemeen maatwerk, waarbij een goede interactie tussen de specialist, advocaat en cliënt de kritische succesfactor is. Hoe meer de specialist de taal van de advocaat spreekt en diens belangen kent en begrijpt, hoe succesvoller het onderzoek zal verlopen. Tegelijkertijd moet je ervoor waken dat je als specialist niet op de stoel van de advocaat gaat zitten, en dat dit omgekeerd ook niet gebeurt. Wij ervaren dat door nauwe samenwerking tussen advocaat en forensisch specialist significant betere resultaten voor de cliënt behaald worden.”
Hoe ervaren jullie klanten uit de advocatuur de technologie?
“Ten aanzien van e-discovery zijn er veel voorbeelden waarbij de advocaat door de inzet van de juiste platformen en ondersteuning veel beter in staat is om gegevens te beoordelen. Simpel gezegd zorgt de software ervoor dat de advocaat middels een eenvoudige gebruikersinterface kan zoeken, classificeren, markeren, dossier vormen en notities toe kan voegen. Als de advocaat vervolgens de voor de procedure relevante gegevens heeft geselecteerd, kunnen deze uit de dataset worden geëxtraheerd en netjes presentabel op een forensisch verantwoorde wijze worden aangeleverd.”
Veel onderzoeken zijn internationaal van aard. Wat betekent dit voor een forensisch onderzoeker?
“De twee meest voorkomende uitdagingen zijn het verkrijgen van data uit verschillende landen / jurisdicties en het feit dat deze gegevens zich bevinden in verschillende jurisdicties met verschillende wetgeving op het gebied van bijvoorbeeld privacy. Als onderzoeker dien je allereerst de gegevens op een verantwoorde wijze veilig te stellen, waarna je nagaat hoe je ze ’beoordeelbaar’ kunt maken. Soms mogen data het betreffende land niet verlaten. Gelukkig bieden de hedendaagse technologie en onze internationale organisatie daar veel praktische en vooral haalbare en schaalbare oplossingen voor.“
Welke trends nemen jullie waar in het vakgebied?
“In de eerste plaats ontwikkelt de wereld van digitale gegevens zich bijzonder snel en de hoeveelheden data worden alsmaar groter. De forensische technologie is in een voortdurende wedloop met deze vooruitgang en nieuwe technologie. De software wordt steeds beter en vooral sneller. Met name als we kijken naar grotere litigation procedures of procedures waarbij de cliënt wordt gedwongen tot het verstrekken van gegevens aan een wederpartij, is e-discovery software en de ondersteuning bij het gebruik ervan van grote toegevoegde waarde.
In de tweede plaats zien wij dat de grotere onderzoeksorganisaties steeds beter in staat zijn om de waarde van data sterk te verbeteren en dat zij prijstechnisch zeer scherp kunnen werken. Grant Thornton voert internationaal veel onderzoeken uit, waardoor wij de leveranciers goed met elkaar kunnen laten concurreren. De software moet goed zijn, maar is tegelijkertijd maar ‘een tool’. De wijze waarop je de tool gebruikt, heeft de meeste invloed op het resultaat.”
Wat kenmerkt de aanpak van Grant Thornton?
“Ons team werkt op nauwe en positieve wijze samen met collega’s in meer dan 135 landen. Samen beschikken wij over een aantal Centers of Excellence, waar gewerkt wordt aan innovaties binnen IT forensics, e-discovery en alle andere vormen van forensisch IT-onderzoek. Nederland neemt een leidende rol in, omdat wij over hoogwaardige expertise beschikken, met name op het vlak van e-discovery en computer forensics.
Naast de gangbare ‘wereldstandaarden’ (software) op het gebied van e-discovery en computer forensics bieden wij meer exotische maatwerkoplossingen daar waar dat nodig blijkt. Onze klanten (h)erkennen ons om onze kwalitatief hoogwaardige, doch pragmatische aanpak. De klant kan rekenen op korte lijnen en een zeer snelle response, ook buiten kantoortijden. Dat wordt zeer op prijs gesteld en mede daardoor komen klanten eigenlijk altijd weer bij ons terug.”
Wilt u meer weten over de werkwijze van Grant Thornton Forensic & Investigation Services? Neem direct contact op met Mark Hoekstra via mark.hoekstra@gt.nl of 06 – 53 97 87 45. Meer informatie over Grant Thornton Forensic & Investigation Services vindt u op gt.nl/fis.
Wat is het verschil tussen e-discovery en computer forensics?
Computer Forensics wordt uitgelegd als het forensisch verantwoord verkrijgen, achterhalen, veiligstellen en terughalen van gegevens en er zorg voor dragen dat de waarde van deze gegevens kan worden vastgesteld. E-discovery verwijst naar het middels een e-discovery software oplossing (laten) beoordelen van gegevens die daar in zijn gestopt. Grant Thornton International combineert deze disciplines met elkaar. Zodoende worden data op verantwoorde, standaard wijze beoordeeld met een e-discovery oplossing en worden de juiste gegevens opgenomen. Dat zijn de gegevens waarvan je kunt aantonen of ze authentiek zijn of gelezen, bewerkt en/of verwijderd. Hierdoor is het resultaat binnen de juridische context van grotere waarde.