Inmiddels worden veel zaken weer fysiek in de rechtbank behandeld, maar zeker in internationale geschillen bieden virtuele zittingen nog steeds uitkomst. Advocaat-partners Ruud van der Velden, Thomas Stouten en Paul Tjiam vertellen over hun digitale pleitervaringen.
Hoofdfoto: een screenshot van (een deel van) het Simmons & Simmons-team op een van de eerste zittingsdagen van de Stolichnaya-zaak
Ruud van der Velden is partner bij Hogan Lovells. Hij is gespecialiseerd in octrooirecht en procedeert regelmatig bij de rechtbank in Den Haag. Dat doet hij nu digitaal – mits de techniek meewerkt natuurlijk.
Van der Velden: “Mijn eerste zitting via Skype deed ik samen met een kantoorgenoot die al eerder via het scherm had geprocedeerd. Prettig, want voor mij was het allemaal nieuw. Bovendien stond onze IT-afdeling standby, dus er kon niets misgaan, verzekerde ik onze cliënt.
Maar tijdens de testsessie waaraan alle partijen deelnemen, lukte het ons niet om in te loggen. Dat zul je altijd zien. We begrepen dat de wederpartij, onze cliënt en de rechter inmiddels in de virtuele rechtbank met elkaar aan het praten waren en het was behoorlijk frustrerend om even niet in control te zijn. Toen het inloggen een half uur later alsnog lukte, was de rechter al weg. De cliënt had nog wel op ons gewacht. We wisten nu natuurlijk wel precies hoe het moest, dus de volgende dag verliep de zitting zonder problemen.
Overzichtelijk
Wel was het een behoorlijke logistieke operatie. Mijn twee collega’s en ik zaten op kantoor voor de camera, met de rechter op een groot scherm tegenover ons. De cliënt en een aantal externe adviseurs belden in vanuit het buitenland, met een apart audiokanaal voor de tolken. Om tijdens de zitting met ons team en de cliënt te communiceren, hadden we een chatsessie opgezet. De zitting zelf ging via Skype, dus om het risico op technische storingen te spreiden, chatten we via Zoom. Dat werkte perfect: in plaats van één voor één met elkaar te spreken of briefjes heen en weer te schuiven, kon nu iedereen tegelijk zijn input kwijt. Heel efficiënt en overzichtelijk, misschien moeten we zo’n chat er ook inhouden bij fysieke zittingen.
Virtuele zittingen zijn in deze tijd absoluut een uitkomst, zeker voor cliënten in het buitenland. En ik denk dat bijvoorbeeld incidenten en regiezittingen ook na corona prima virtueel kunnen, want het bespaart een hoop tijd. Dat ik na de zitting meteen weer achter mijn bureau zit in plaats van in de auto, is ook heel fijn.
Productdemonstratie
Wat wel een nadeel is: bij zaken op het gebied van intellectueel eigendom draait het vaak om fysieke producten, die we ter illustratie ook geregeld meenemen naar de rechtbank. We wijzen onderdelen aan of lopen naar de rechter om iets van dichtbij te laten zien. Via een scherm is dat uiteraard een stuk lastiger. Ik heb het zelf nog niet aan de hand gehad, maar dan zou je het moeten doen met foto’s of video’s. Je kunt het voorwerp ook vooraf deponeren bij de rechtbank en opsturen naar de wederpartij, maar er zelf naast staan om iets te demonstreren blijft natuurlijk het beste. In sommige octrooizaken maakt het gelukkig niet uit. In de zitting die ik deed, ging het om chemische producten. Die hadden we sowieso niet meegenomen naar de rechtbank.”
Thomas Stouten is partner in de internationale arbitragepraktijk van Houthoff. Sinds maart doen Stouten en zijn team de zittingen virtueel, vanaf kantoor. Dat gaat prima, maar door de verschillende tijdzones wordt het geregeld nachtwerk.
Stouten: “Vanaf maart zijn we net als iedereen gaan thuiswerken. Dat was op zich goed te doen, maar ik miste wel het persoonlijk contact en de faciliteiten op kantoor. In mei was het ontzettend warm, dus toen we besloten om de virtuele zittingen vanaf kantoor te doen, verheugde ik me in het bijzonder op de airco daar. Maar dat viel tegen: in het hele pand had de verhuurder de airco uitgezet, vermoedelijk vanwege mogelijke verspreiding van het virus. Daarom zat ik op dag twee in mijn linnen pak – dat ik voornamelijk draag op bruiloften – voor de camera, buiten beeld omringd door een stuk of tien in allerijl verzamelde ventilatoren.
Toen de grenzen dicht gingen, werd duidelijk dat we voorlopig in Nederland zouden blijven. Voor die tijd deden we regelmatig meerdaagse zittingen in hotels en congrescentra in het buitenland, met cliënten, advocaten en arbiters van over de hele wereld. Gelukkig konden de meeste zaken via virtuele zittingen al snel gewoon weer doorgaan.
Gefocust
Dat partijen vaak in verschillende tijdzones zitten, maakt het soms wel complex. Ik heb eens zitting gehad met onder andere een Canadese arbiter. We hielden zijn tijd aan, wat betekende dat we pas om drie uur ‘s middags begonnen en zeker tot tien uur ‘s avonds bezig waren. En daarna nog evalueren en voorbereiden voor de volgende dag. Best lastig om de hele zitting gefocust te blijven, zeker omdat niet alles goed te verstaan is. De court reporter bood uitkomst. Doordat deze real time meetypte op een scherm, gaf ik niet per ongeluk antwoord op iets dat helemaal niet werd gevraagd.
We zitten tijdens een zitting op kantoor aan de grootste vergadertafel die we hebben, met de camera op de tafel gericht. Maar soms willen arbiters iedere deelnemer up close and personal in beeld hebben, of juist iedereen op zwart behalve de sprekers. Het pleiten op zich gaat prima, zeker als er een hearing manager bij is die de regie houdt. Ik zorg er ook voor dat iedereen onze pleitnota heeft, zodat in ieder geval al onze argumenten schriftelijk goed overkomen.
Anderhalve meter
Virtuele getuigenverhoren zijn moeilijker. Zelf de vragen stellen lukt aardig, maar interrumperen bij een cross-examination gaat via Skype niet zo vlug. Voordat je microfoon is aangezet, heeft je getuige soms tóch al antwoord gegeven. Bovendien zijn mensen via een scherm lastiger te lezen, omdat je hun lichaamstaal minder goed meekrijgt.
Het is fijn dat de zittingen op deze manier toch kunnen plaatsvinden, maar het persoonlijk contact is helaas niet te vervangen door een scherm. Wat ik ook mis, is de ontlading met het team, na twee weken intensief procederen. Vroeger gingen we op de laatste avond met elkaar op stap, vooral als we in een buitenlandse stad zaten. Nu zetten we de camera uit en drinken we met een handjevol mensen – op anderhalve meter – een biertje op kantoor.”
Paul Tjiam is partner bij Simmons & Simmons. Als specialist op het gebied van intellectueel eigendom en media staat hij veelvuldig in de rechtbank. Deze zomer nam hij deel aan een grootschalige, virtuele zitting die twee weken duurde en waarbij zo’n zeventig mensen uit zestien landen betrokken waren.
Tjiam: “Onze cliënt is eigenaar van één van de grootste wodkamerken ter wereld – Stolichnaya -. Na jaren procederen is nu – kort gezegd – in dertien Europese landen de vraag of het merk daar aan mijn cliënt toebehoort, of aan de Russische staat. De zaak wordt behandeld door de rechtbank in Den Haag, waar we deze zomer over dertien verschillende jurisdicties onze standpunten hebben bepleit. Er waren vijf zittingsdagen, met steeds een dag rust ertussen.
EK 2020
Toen deze zitting vorig jaar gepland werd, zagen we meteen dat het samenviel met het EK 2020. Omdat steeds per zittingsdag een aantal Europese jurisdicties werd behandeld, werd in de voorbereidingen de vergelijking met het EK voetbal al gauw een gimmick. Maar toen kwam corona. Het was duidelijk dat we niet meer met alle partijen bij elkaar zouden kunnen komen. De rechtbank heeft er toen razendsnel voor gezorgd dat ons ‘toernooi’ toch door kon gaan, zij het in aangepaste, virtuele vorm
Om het overzichtelijk te houden, besloten de rechters dat niet alle dertien landen zelf mochten spreken tijdens de zitting. In plaats daarvan moest ons advocatenteam voor elke jurisdictie hun individuele zaak bepleiten, op basis van de legal opinions van de buitenlandse advocaten. De Nederlandse advocaten en de rechters waren als enigen fysiek aanwezig in de rechtbank, met plexiglas tussen iedereen in. De overige ruim zestig advocaten en cliënten deden mee vanuit de dertien betreffende landen, plus Rusland en Amerika, via een videoverbinding. Als een land aan de beurt was, werd het ingebeld.
Ruggespraak
Normaal gesproken nemen de cliënt en buitenlandse advocaten achter in de zaal plaats. Nu zagen we ze recht tegenover ons, op grote schermen die onder de rechters hingen. Elke gefronste wenkbrauw of driftig gemaakte aantekening tijdens ons pleidooi viel direct op. Dat zorgde voor een bijzondere dynamiek, je wist soms al waar je vragen over ging krijgen. Die vragen konden we niet altijd zelf beantwoorden, dan was ruggespraak met de buitenlandse advocaten nodig.
Meestal kregen wij hun input snel per mail, dan konden we er meteen in de zitting op terugkomen. Bij complexere punten werd er geschorst en voerden we in een aparte zittingszaal telefonisch overleg. Dat was ook het moment om mijn team te spreken, want door het plexiglas zat fluisteren of makkelijk een briefje doorschuiven er natuurlijk niet in.
Enorm logistiek circus
Elke zittingsdag duurde zo’n negen uur. Toch vloog het iedere keer voorbij, omdat het zó intensief was. De rechtbank Den Haag heeft dit enorme logistieke circus waanzinnig goed gefaciliteerd. Als advocaat kon ik zo fysiek voor de rechters pleiten, maar de cliënt en de buitenlandse advocaten hoefden niet per se naar Nederland te reizen. Geweldig dat dit proces, dat jarenlange voorbereiding vergde, op deze manier toch door kon gaan. Wat mij betreft is zo’n hybride zitting dan ook absoluut de toekomst voor grote, internationale geschillen.”
