Advocatie-columnist Jaap Baar verbaast zich nog altijd over de hoeveelheid papier die volgens sommige instanties nodig is anno 2023. “Aangetekende post werd bij onze vorige locatie regelmatig bij de supermarkt achtergelaten.”
Deze week komt bij ons op kantoor een bedrijf langs om een flinke hoeveelheid vertrouwelijke stukken op te halen die vernietigd moeten worden. De hele badkamer – ja, ons kantoor heeft een badkamer – ligt vol. Het zijn voornamelijk spoken uit het verleden, ons kantoor werkt al sinds de oprichting, nu ruim 5 jaar geleden, volledig digitaal. Dat betekent echter niet dat wij niet regelmatig nog stukken van rechtbanken en andere overheidsorganen per post opgestuurd krijgen. Dit zijn dus die stukken; oude dossiers, te groot om door onze eigen kleine shredder te trekken.
Bijna 2 jaar terug uitte ik op deze plek al eens mijn frustratie over het papierverbruik in het rechtsbedrijf. Dat papierverbruik stoort mij nog immer. Zo kreeg ik niet al te lang geleden een dossier in een bestuursrechtszaak, waarin ik zowel de onderneming als de ondernemer bijsta. Het dossier kreeg ik dan ook twee keer, twee keer 6 multomappen vol, enkelzijdig. Stukken die ik bovendien allemaal al lang had. Dat ligt dus nu in de badkamer, te wachten op vernietiging.
Onbetrouwbaar en onveilig
Maar het is niet alleen het papierverbruik dat mij stoort. Die postverzending blijkt namelijk keer op keer onbetrouwbaar en daarmee zelfs onveilig te zijn. Wat dat betreft bevreemdt het mij dan ook dan sommige bestuursorganen, zoals ik in november 2021 al schreef, nog steeds wensen dat ik stukken per post opstuur of per post ontvang, digitaal zou niet veilig genoeg zijn.
Van de week deed ik navraag bij een rechtbank naar de stand van zaken in een zaak. Mij werd medegedeeld dat de stukken al halverwege mei aangetekend naar ons kantoor waren gestuurd. Volgens de track & trace-code waren de stukken op 17 mei bij ons op kantoor afgeleverd, aan het begin van de middag. Dat is echter gewoonweg niet waar. Dat weet ik zeker, want ik was die dag op kantoor, dus zou die bezorging zelf meegekregen moeten hebben. Uit diezelfde track & trace blijkt bovendien ook dat het pakket ruim 2 kilo zou moeten wegen, dat hebben wij echt niet over het hoofd gezien. De rechtbank heeft op ons verzoek aangekondigd een onderzoek bij PostNL te starten. Waar dit dossier, vol met vertrouwelijke stukken, uithangt, weten we dus niet.
Lichtelijk geïrriteerd
Op mijn verzoek dat dossier opnieuw te zenden werd overigens lichtelijk geïrriteerd gereageerd. Digitale verzending zou niet mogelijk zijn, ook vanwege de omvang. Frappant daarbij is dat ik zelf wel alles via een goedwerkend systeem op rechtspraak.nl kan indienen, maar na indiening is de procedure alsnog volledig ‘op papier’. Dat mag geen digitaal procederen genoemd worden. Dat is niet meer dan enkel digitaal indienen faciliteren, waarna men in het gerechtsgebouw het aggregaat naast de printer aan slingert.
In een andere zaak moest een zienswijze tegen een voorgenomen besluit worden ingediend. Ik heb de zienswijze ook per mail verzonden, de mailadressen stonden in het voornemen, maar formeel werd vereist de zienswijze per post in te dienen. Volgens de verzendadministratie die ik kon inzien was er getekend voor ontvangst. Volgens de gemeente waar ik het stuk aan zond, werd het aangetekende poststuk buiten, tegen de deur van het gemeentehuis aangelegd, gevonden door de bode die s’ochtends de deur opende. Het ging overigens om een zienswijze in een Bibob-zaak. De wet Bibob kent een strikte geheimhoudingsplicht, strafrechtelijk handhaafbaar. Niet voor niets, de inhoud van die stukken is minst genomen gevoelig te noemen.
Bij de supermarkt achtergelaten
En zo zijn er nog tal van voorbeelden te noemen. Aangetekende post werd bij onze vorige locatie regelmatig bij de supermarkt die in hetzelfde gebouw is gevestigd achtergelaten. Het komt niet zelden voor dat de envelop beschadigd is of dat brievenbuspakketjes die toch niet door de brievenbus passen dan maar voor de deur gedeponeerd worden. Uiteraard kan hierover geklaagd worden en dat doe ik met regelmaat, maar dat heeft weinig zin en kost een hoop tijd.
Belangrijker is echter dat er gewoonweg geen enkele steekhoudende reden meer denkbaar is om te blijven vastklampen aan verzending per post. Nog los van het feit dat het dus een hoop bomen kost en inefficiënt is, kan mijns inziens toch echt niet langer volgehouden worden dat verzending per post in verband met de vertrouwelijkheid de voorkeur verdient.
Beperkte kring
Als ik een poststuk zend gericht aan een burgemeester, weet ik niet door hoeveel handen dat gaat, weet ik niet aan wie het wordt afgeleverd en door wie het wordt geopend, verwerkt en gelezen. Als ik de burgemeester mail, kan ik er van uitgaan dat er een beperkte kring van personen zal zijn met toegang tot die mailbox. Dat geldt evenzo bij berichten naar rechterlijke instanties en zeker ook andersom. Als de rechtbank mij de stukken digitaal toezendt, kunnen ze ervan op aan dat ik ze krijg en niet iemand anders.
Kortom: In plaats van hele bossen te blijven verslinden, klauwen met geld uit te geven aan aangetekende verzending en vervolgens een hoop tijd en ergernis te verspillen aan het indienen van klachten of uitzetten van onderzoeken naar niet aangekomen of verkeerd bezorgde poststukken, is het nu tijd om echt eens door te pakken met die digitalisering. Nu weet ik dat vooral advocaten de verplichte invoering van Zivver hebben vergruisd en dat systeem is zeker niet optimaal, maar ik verkies toch echt Zivver boven PostNL. Ik begin in ieder geval alvast, ik weiger stukken nog langer per post te sturen. Als een bestuursorgaan een zienswijze of bezwaarschrift niet langs digitale weg wil hebben, komen ze het maar op kantoor halen, dat moet ik andersom immers ook.
