Noem het ouderwets, maar ik maak elke factuur nog altijd ‘met de hand’: ik omschrijf erin wat ik gedaan heb. Dat zouden advocaten ook moeten doen, echt aandacht besteden aan hun factuur.
Natuurlijk is het omslachtig, elke factuur op maat maken. Maar ik heb een broertje dood aan zo’n ‘handig’ facturatiepakket voor ondernemers, omdat ik in die ene regel nooit echt kan vertellen wat ik heb geleverd. Een korte blog hierover – Why don’t I tell you what I did by sending you an invoice van de juridische marketeer Friedrich Base – bevestigt dat deze manier van werken niet zo gek is. De auteur stelt dat het beledigend is voor de cliënt als je verwacht dat hij in de factuur moet zoeken naar wat er nou echt gedaan is.
Hij heeft een punt. De meeste advocatenrekeningen zijn een droge urenverantwoording. Iemand die niet goed ingevoerd is in de cijfers, haalt er weinig uit. Of advocaten überhaupt nog op urenbasis moeten werken, daar hebben we het nog wel eens over, maar het gaat erom dat in die urenoverzichten, hoe gedetailleerd ook, niet echt staat wat er is gedaan. En onderaan de streep staat wel een bedrag waar menig cliënt even van schrikt, of het nou een bedrijf is of een particulier. Niet zelden leidt zo’n factuur dan ook tot discussies.
Medium is the message
Een rekening is ook een communicatiemiddel, wil ik maar zeggen. The medium is the message, zeggen de Amerikanen. Dus eigenlijk zegt zo’n factuur: ik heb zoveel uren ‘gemaakt’ voor dit bedrag per uur. Jammer, de advocaat die dat doet, doet zichzelf en zijn intellectuele, creatieve, mooie werk erg tekort. Die uren zijn een resultaat van hard werken aan een oplossing voor een groot probleem van je cliënt. Met die inspanning geeft de advocaat zijn cliënt zijn nachtrust terug. Waarom staat dat er niet?
Op zichzelf is het verantwoorden van je uren natuurlijk niet verkeerd, maar dat is het wel als zo’n brei aan cijfers de enige manier is waarop advocaten zich verantwoorden. Het is echt een misverstand te denken dat je daarmee vertelt wat je echt gedaan hebt. Waarom omschrijf je het geleverde resultaat niet, waarom geef je geen toelichting op de werkzaamheden? Overigens hoeft dat helemaal niet alleen in de factuur, dat kan ook in het begeleidende mailtje. Of nog beter, je kunt in persoonlijke updates toelichten wat je gedaan hebt, per mail of in gesprekken met de cliënt over de voortgang van het project.
Factureren is leuk
Wees eerlijk, facturen sturen is best leuk om te doen. Het geeft voldoening als de rekening eruit kan, en het zicht op betaling maakt het nog leuker. Met een kleine extra inspanning vertel je er een stuk meer mee, je laat zien dat je trots bent op je werk en presenteert het resultaat.
Of is die echte factuur eigenlijk een lastige exercitie als je niet goed kunt uitleggen wat je geleverd hebt? Zit daar de moeite, is dat de reden dat je een urenstaat stuurt, in plaats van een goede verantwoording van wat je doet?
