• Skip to primary navigation
  • Skip to main content
  • Skip to primary sidebar
  • Skip to footer
  • Nieuwsbrief
  • Magazine
  • Webshop
  • Contact en colofon

Advocatie

Dé nieuwssite voor advocaten, notarissen en juristen

  • Actueel
    • Nieuws
    • Business
    • Tuchtrecht
    • Nieuwe uitdaging
    • Deals
    • Human Interest
    • Opinie en blogs
    • Buitenland
  • AI, tech & legal
  • Podcasts
  • De Stand
    • Advocatuur Top 50
    • Notariaat Top 30
    • Archief De Stand
  • Uitgelicht
  • Vacatures
  • Opleidingen
  • Partners
    • Howden
    • OSR
    • PO-Online

De voordelen van digitaal dicteren

28 april 2009 door Advocatie Redactie

Veel kantoren hebben de afgelopen periode de overstap gemaakt naar digitaal dicteren. De voordelen zijn talrijk: er zitten geen analoge bandjes meer in het toestel (die stuk kunnen gaan, met alle paniek van dien), de bandjes hoeven niet meer fysiek te worden afgeleverd bij de secretaresse en in de nieuwste variant worden de uitgewerkte documenten direct geïntegreerd in het documentmanagementsysteem. Een gesprek met facilitair manager Marion Verbunt van Van Doorne – dat dit jaar de overstap maakte – en Heijltjes Advocaten in Nijmegen.

Van Doorne was geen early adaptervan het digitaal dicteren. Andere kantoren waren er al mee begonnen, maar Van Doorne keek eerst de kat uit de boom. “We wilden zeker weten dat de techniek goed zou werken. Er hangt nogal wat vanaf,” aldus Verbunt. Een andere reden voor de aanvankelijke terughoudendheid was dat de eerdere systemen nog niet voorzagen in integratie met het documentmanagementsysteem. Toen dat eenmaal technisch geregeld was door aanbieder Morningstar, ging het kantoor overstag.

 Volgens Verbunt zijn de voordelen talrijk. Geen kapotte bandjes meer, een zeer gerichte aansturing van de pool van secretaresses die de gesprekken uitwerken (elk dictaat wordt apart verstuurd met deadlines en instructies) en een heel directe voortgangscontrole door middel van pop-ups (“Er wordt nu aan uw dictaat x gewerkt”). En gemakkelijk voor de secretaresses: ze kunnen zien hoe lang het ongeveer duurt om het dictaat uit te werken. Dat maakt het veel eenvoudiger om de tijd in te delen.

Bij digitaal dicteren zijn dus zeker nog secretaresses nodig. Er is bij Van Doorne is wel nagedacht over een systeem met spraakherkenning, maar de nadelen daarvan werden nog te groot bevonden. “Het duurt ongeveer een half jaar voordat een dergelijk systeem aan een bepaalde stem gewend is, en zelfs dan moeten de documenten nog worden gecontroleerd. Er waren binnen kantoor wel pleitbezorgers voor spraakherkenning, maar we vonden de nadelen nog te groot,” stelt Verbunt.

Vrijwel alle advocaten binnen Van Doorne zijn overgegaan op digitaal dicteren. Er was geen verplichting om met het nieuwe apparaat aan de slag te gaan. “We proberen de advocaat zo goed mogelijk te faciliteren, maar als die niet wil, dan is dat zijn zaak. We gaan ons niet bemoeien met de manier van werken van de advocaat.”

De overgang is vrijwel vlekkeloos verlopen, zij het dat zowel advocaten als secretaresses moesten wennen aan het ontbreken van het fysieke dossier bij het uitwerken van het dictaat. Verbunt vergelijkt het met het papieren telefoonboek, dat in verschillende varianten ook nog altijd bestaat. “Hoe gek het vandaag de dag ook klinkt, mensen moeten er nog altijd aan wennen dat alles in de computer zit.” Ook waren er in het begin wat “geluid-issues”, omdat in de software een vakje niet was aangevinkt. Het is inmiddels opgelost.

Een heel ander punt is het dicteren zelf. Het is een kunst die oudere advocaten over het algemeen goed beheersen, maar de jongere generatie minder. De jongeren van vandaag zijn gewend om alles zelf op de computer uit te werken, met al het copy-pasten van dien. Het is een werkwijze die zich moeilijk laat verenigen met dicteren: daar moet de insprekende advocaat de lijn van het betoog van tevoren heel duidelijk voor ogen hebben. Ook hier geldt dat er bij Van Doorne niet centraal wordt aangestuurd. “Dat ligt bij de praktijkgroepleiders.”

Ten slotte de kosten. “Wij denken dat door de efficiëntere manier van werken de kosten heel snel worden terugverdiend.”

Andere aanbieder
Het veel kleinere Heijltjes Advocaten uit Nijmegen (bouwrecht) ging onlangs in zee met een Engelse aanbieder van digitaal dicteren: dFlow. Het Britse bedrijf heeft een Nederlandse vestiging in Eindhoven. Office manager Paula Heijltjes-Buijs kwam bij het bedrijf terecht op aanraden van haar systeembeheerder. “We kwamen in gesprek, en ze hadden een goed verhaal.” Een punt van verschil is dat er bij Heijltjes geen rechtstreekse integratie is met het documentbeheerssysteem.

Heijltjes besteedde €10.000 voor elf advocaten. Daar komen de kosten voor de apparatuur en een jaarlijks onderhoudsbedrag bij. De ervaringen met het systeem zijn prima. In het begin raakte er één dictaat zoek door een verkeerde identificatiecode. Na interventie door van de aanbieder is dat dictaat weer teruggevonden.

 

Filed Under: Nieuws

Vorige artikel
Blackberry: "De elektronische enkelband voor zakelijk Nederland"
Volgende artikel
Cheers!

Primary Sidebar

Topvacatures

Meer vacatures

OverFusies

Magazine

Magazine

Best gelezen

  • Ex-advocaat uit Limburg krijgt schrapping na achterlaten cliënten

  • Advocaten overspoeld met vragen na nieuw EU-VS handelsakkoord

  • Het Bevolkingsonderzoek datalek: waarom schade zo moeilijk aantoonbaar is

  • Eerste Legal Rebel Awards uitgereikt tijdens SAIL Amsterdam

  • Column – Je werktijd is waardeloos

Recente berichten

  • Nederlandse overnamemarkt laat lichte groei zien ondanks economische onzekerheden
  • Nieuwe Uitdaging bij… Stijl, Evers Soerjatin en NautaDutilh
  • Het Bevolkingsonderzoek datalek: waarom schade zo moeilijk aantoonbaar is
  • Column – Je werktijd is waardeloos
  • Eerste Legal Rebel Awards uitgereikt tijdens SAIL Amsterdam

Recente reacties

    Archieven

    • augustus 2025
    • juli 2025
    • juni 2025
    • mei 2025
    • april 2025
    • maart 2025
    • februari 2025
    • januari 2025
    • december 2024
    • november 2024
    • oktober 2024
    • september 2024
    • augustus 2024
    • juli 2024
    • juni 2024
    • mei 2024
    • april 2024
    • maart 2024
    • februari 2024
    • januari 2024
    • december 2023
    • november 2023
    • oktober 2023
    • september 2023
    • augustus 2023
    • juli 2023
    • juni 2023
    • mei 2023
    • april 2023
    • maart 2023
    • februari 2023
    • januari 2023
    • december 2022
    • november 2022
    • oktober 2022
    • september 2022
    • augustus 2022
    • juli 2022
    • juni 2022
    • mei 2022
    • april 2022
    • maart 2022
    • februari 2022
    • januari 2022
    • december 2021
    • november 2021
    • oktober 2021
    • september 2021
    • augustus 2021
    • juli 2021
    • juni 2021
    • mei 2021
    • april 2021
    • maart 2021
    • februari 2021
    • januari 2021
    • december 2020
    • november 2020
    • oktober 2020
    • september 2020
    • augustus 2020
    • juli 2020
    • juni 2020
    • mei 2020
    • april 2020
    • maart 2020
    • februari 2020
    • januari 2020
    • december 2019
    • november 2019
    • oktober 2019
    • september 2019
    • augustus 2019
    • juli 2019
    • juni 2019
    • mei 2019
    • april 2019
    • maart 2019
    • februari 2019
    • januari 2019
    • december 2018
    • november 2018
    • oktober 2018
    • september 2018
    • augustus 2018
    • juli 2018
    • juni 2018
    • mei 2018
    • april 2018
    • maart 2018
    • februari 2018
    • januari 2018
    • december 2017
    • november 2017
    • oktober 2017
    • september 2017
    • augustus 2017
    • juli 2017
    • juni 2017
    • mei 2017
    • april 2017
    • maart 2017
    • februari 2017
    • januari 2017
    • december 2016
    • november 2016
    • oktober 2016
    • september 2016
    • augustus 2016
    • juli 2016
    • juni 2016
    • mei 2016
    • april 2016
    • maart 2016
    • februari 2016
    • januari 2016
    • december 2015
    • november 2015
    • oktober 2015
    • september 2015
    • augustus 2015
    • juli 2015
    • juni 2015
    • mei 2015
    • april 2015
    • maart 2015
    • februari 2015
    • januari 2015
    • december 2014
    • november 2014
    • oktober 2014
    • september 2014
    • augustus 2014
    • juli 2014
    • juni 2014
    • mei 2014
    • april 2014
    • maart 2014
    • februari 2014
    • januari 2014
    • december 2013
    • november 2013
    • oktober 2013
    • september 2013
    • augustus 2013
    • juli 2013
    • juni 2013
    • mei 2013
    • april 2013
    • maart 2013
    • februari 2013
    • januari 2013
    • december 2012
    • november 2012
    • oktober 2012
    • september 2012
    • augustus 2012
    • juli 2012
    • juni 2012
    • mei 2012
    • april 2012
    • maart 2012
    • februari 2012
    • januari 2012
    • december 2011
    • november 2011
    • oktober 2011
    • september 2011
    • augustus 2011
    • juli 2011
    • juni 2011
    • mei 2011
    • april 2011
    • maart 2011
    • februari 2011
    • januari 2011
    • december 2010
    • november 2010
    • oktober 2010
    • september 2010
    • augustus 2010
    • juli 2010
    • juni 2010
    • mei 2010
    • april 2010
    • maart 2010
    • februari 2010
    • januari 2010
    • december 2009
    • november 2009
    • oktober 2009
    • september 2009
    • augustus 2009
    • juli 2009
    • juni 2009
    • mei 2009
    • april 2009
    • maart 2009
    • februari 2009
    • januari 2009
    • december 2008
    • november 2008
    • oktober 2008
    • september 2008
    • augustus 2008
    • juli 2008
    • juni 2008
    • mei 2008
    • april 2008
    • maart 2008
    • februari 2008
    • januari 2008
    • december 2007
    • november 2007
    • oktober 2007
    • november 2006
    • oktober 2006
    • april 2006
    • juni 2005
    • mei 2005
    • april 2005
    • februari 2005
    • april 2004

    Categorieën

    • aanbesteding & omgevingsrecht
    • Aansprakelijkheid
    • Actueel
    • Agenda
    • AI
    • AI, tech & legal
    • Arbeidsrecht
    • Arbeidsrecht
    • Arbeidsrecht & sociale zekerheid
    • Bedrijfsjurist en advocaat
    • Berkely Bridge
    • Beroepsvaardigheden
    • Bestuurs(proces)recht
    • Bouwrecht
    • Buitenland
    • Burgerlijk (Proces)recht
    • Burgerlijk (Proces)recht en contracten
    • Business
    • Chemische Veiligheid
    • Column
    • Corona
    • Deals
    • Dealtalk
    • Erfrecht
    • Financieel
    • Financieel recht
    • Fiscaal
    • Fiscaal Recht
    • Gezondheidsrecht
    • Gouden Zandlopers
    • Human Interest
    • Huurrecht
    • Huurrecht
    • ICT & Privacy
    • Incompany
    • insolventie en ondernemingsrecht
    • Instagram
    • Intellectueel Eigendomsrecht
    • Intellectuele Eigendomsrecht
    • Internationaal en Europees Recht
    • Interview
    • Jeugdrecht
    • Juridisch ondersteuner
    • Lexxyn Groep
    • Mediation
    • Mercedes-Benz
    • Mutsaerts
    • Nieuwe uitdaging
    • Nieuws
    • Notariaat
    • Notariaat
    • Notariaat
    • Ondernemingsrecht
    • Onderwijsrecht
    • Opinie en blogs
    • Overheid Bedrijfsvoering
    • Overheid Bestuur
    • Overheid Ruimte & milieu
    • Overheid Sociaal
    • Overheid Veiligheid
    • Personen- en familierecht
    • Personen- en familierecht
    • PO Deal aanbod
    • Podcasts
    • Privacyrecht
    • schade en verzekering
    • SDU events
    • Straf (Proces)recht
    • Tuchtrecht
    • Uitgelicht
    • vacatures
    • Vastgoed- & Huurrecht
    • Veiligheid
    • Vlogs
    • Vreemdelingenrecht
    • Wagner Group
    • Wieringa
    • YER Legal

    Meta

    • Login
    • Berichten feed
    • Reacties feed
    • WordPress.org

    Footer

    • Nieuws
    • Business
    • Human Interest
    • Innovatie & Tech
    • Opinie en blogs
    • Tuchtrecht
    • Gouden Zandlopers
    • Top 50 Advocatuur
    • Top 30 Notariaat
    • Advocatie Magazine
    • Vacatures
    • Partners
    • Facebook
    • LinkedIn
    • Instagram
    • Youtube
    • Nieuwsbrief
    • Contact en colofon
    • Meld nieuws
    • Adverteren
    • Vacature indienen

    Advocatie is een uitgave van
    Lefebvre Sdu
    Maanweg 174
    2516 AB Den Haag

    Powered by Lefebvre Sdu

    • Disclaimer
    • Privacy Statement & Cookieverklaring
    lefebvre SDU

    Het laatste nieuws van Advocatie
    twee keer per week in je mail
    ?

    Meld je aan voor onze nieuwsbrief:

    Aanmelden

    ×