Reageerde de KNB in eerste instantie tamelijk laconiek op de HEMA Notarisservice, nu staat de organisatie met de hakken in het zand als het gaat om het initiatief. Dat bleek donderdagochtend tijdens de zitting bij de Kamer van Toezicht voor het notariaat in Amsterdam, waar ‘HEMA-notaris’ Frank Sterel zich mocht verantwoorden voor zijn medewerking aan de dienst.
Door Lucien Wopereis
Bij aanvang van de zitting maakt de voorzitter van de kamer duidelijk dat het geen normale tuchtzitting betreft. De KNB wil duidelijkheid krijgen over de toelaatbaarheid van de Notarisservice van de HEMA. Het gaat niet om het tuchtigen van notaris Sterel zelf. Er is dan ook geen klacht tegen hem ingediend: Sterel is de proefprocespersoon.
Het voornaamste bezwaar van de KNB tegen de service is dat de notaris in de aanvangsfase van de notariële dienstverlening geen enkele regie, zeggenschap of toezicht kan uitoefenen, terwijl dat wel zou moeten. De bij de HEMA aangesloten notarissen, ongeveer 25, komen pas in beeld bij het passeren van de akte. “In de cruciale beginfase speelt de notaris geen enkele rol. Er is sprake van een gebrek aan zorg, begeleiding en sturing. Dat is in strijd met de zorgplicht van de notaris,” aldus de advocaat van de KNB.
Volgens de beroepsorganisatie is de medewerking van de notaris ook in strijd met het provisieverbod voor notarissen, maar opmerkingen hierover worden gemaakt achter gesloten deuren. Het publiek mag vanwege de concurrentiegevoeligheid niet weten welke tariefafspraken er precies gelden tussen de HEMA en de aangesloten notarissen. Na ongeveer tien minuten mag het publiek er weer bij.
De advocaat van notaris Sterel stelt dat de Notarisservice van de HEMA voorziet in een grote maatschappelijke behoefte. “Er worden mensen bediend die anders niet bediend zouden worden.” Verder is het invullen van het online formulier op de website van de HEMA alleen maar voortraject, en worden de daaruit voortvloeiende aktes behandeld als alle andere ‘normale’ aktes.
Hij wijst er verder op dat de KNB andere, vergelijkbare initiatieven (van ABN, ING, DoeHetZelfNotaris) heeft laten bestaan, of er althans niet tegen is opgetreden.
Drie contactmomenten
Notaris Sterel wordt uitgebreid ondervraagd over de werkzaamheden die voortvloeien uit de Notarisservice. Hij zegt dat er na binnenkomst van de conceptakte drie contactmomenten zijn met de cliënt: eerst belt een medewerker van het kantoor met een aantal gerichte vragen aan degene die de conceptakte heeft aangemaakt. Later belt de notaris zelf nog een keer met de cliënt, en tenslotte wordt de akte getekend op kantoor.
Eventuele fouten of omissies komen in dat traject boven water, zo is zijn overtuiging. Zelf maakte hij een keer mee dat een koppel een samenlevingscontract wilde, maar niet had ingevuld dat er kinderen waren uit een eerdere verbintenis. “Dat heb ik toen naar bevind van zaken opgelost. Meestal is een kleine, kosteloze aanpassing in de akte voldoende. Ik ga daar geen aparte nota voor schrijven, dat kost meer dan het oplevert.”
Een heel enkele keer bieden de standaardaktes van de Notarisservice uiteindelijk geen soelaas. De klant heeft dan echter al wel afgerekend bij de HEMA. Volgens Sterel krijgt de klant dan zijn geld terug. “Maar die gevallen zijn op de vingers van één hand te tellen. Het gaat vrijwel altijd goed, de formulieren worden juist ingevuld.”
Ook de geheimhoudingsplicht komt aan de orde. Is die wel voldoende gewaarborgd, nu de HEMA de site heeft gebouwd en ook beheert? Volgens Sterel is dat contractueel allemaal prima afgetimmerd met geheimhoudersverklaringen, en kan er bij de HEMA ook vrijwel niemand bij de gegevens. De KNB stelt daarop dat de gegevens helemaal niet bij de HEMA terecht mogen komen, omdat ze nu eenmaal vallen onder de notariële geheimhoudingsplicht. “Ze horen daar eenvoudigweg niet.”
De Kamer van Toezicht doet op 2 oktober uitspraak.