Juridische afdelingen van bedrijven en de overheid zijn interessant voor legal tech-aanbieders. Ze worden dan ook overspoeld met pitches en aanbiedingen voor software. Via het niet-commerciële platform Tech in Legal kunnen bedrijfsjuristen elkaar informeren over wat werkt of waar je juist je tijd en geld niet aan moet besteden.
Illustratie: Geralt via Pixabay
“Veel juristen zijn over het algemeen niet zo super digitaal vaardig of onderlegd”, zegt Ivar Timmer, lector Legal Management & Technology aan de Hogeschool van Amsterdam (HvA). “Maar juridische afdelingen moeten natuurlijk wel mee in de algehele digitalisering van hun organisatie. Daarom worstelen ze met de vraag, hoe doe je dat nou?”
Inmiddels heeft technologie heeft in vrijwel alle werkzaamheden van de inhouse counsel zijn intrede gedaan. “Alhoewel de praktijk nog volop in ontwikkeling is, komt er altijd op de een of andere manier technologie bij kijken. Van de basics tot gespecialiseerde technologie. Deze afdelingen hebben in organisaties een spilfunctie als het gaat om allerlei belangrijke informatie met een sterk juridisch karakter. Denk bijvoorbeeld aan contracten, claims, licenties, of volmachten. Allemaal dingen die heel erg belangrijk zijn voor het goed functioneren van de organisatie. Er is steeds meer technologie op de markt om de processen en de informatiehuishouding op dat gebied te ondersteunen. Met beperkte middelen, kennis en ervaring goede keuzes maken is voor juridische afdelingen daarbij niet makkelijk.”
Legal tech
Het onderzoeksthema van Timmer is technologie in de context van legal management. Hij maakt onderscheid tussen legal tech – specialistische software die echt is ontworpen voor juridische processen, zoals software om contracten op te stellen of te beheren – en de meer algemene technologie. Deze is niet specifiek ontworpen voor de juridische praktijk, maar is wel nuttig en minstens zo belangrijk. Timmer: “Dan gaat het bijvoorbeeld ook om hoe je SharePoint zo effectief mogelijk kunt inzetten binnen je juridische afdeling.”
Als het gaat om de interesse in dit onderwerp vindt hij een verwante ziel in Douwe Groenevelt, Deputy General Counsel en Head of Legal HQ bij ASML. Vanaf het prille begin volgt Groenevelt de ontwikkelingen op het terrein van legal tech.
Groenevelt: “Toen legal tech opkwam, een jaar of acht à tien geleden, zag je de eerste tools verschijnen. Maar je zag dat de juridische afdelingen van bedrijven maar mondjesmaat iets van technologie gebruiken. Het begon vaak met contractmanagement. En naarmate de tijd voortschreed, liep legal nog wel achter, maar ze gingen wel steeds meer tooling gebruiken op allerlei gebieden.”
Confidentiële informatie
Groenevelt stond op het punt om zijn database ter ziele te laten gaan omdat het te tijdsintensief werd om bij te houden. Johan Koggink suggereerde echter om zijn werk te tonen tijdens een bijeenkomst van het General Counsel Innovatie Platform. Iedereen was enthousiast en gaf aan een publieke versie van de database te ondersteunen. Maar tegelijkertijd was niemand bereid of in staat om de informatie te vertalen naar een toegankelijke website.
“Veel juristen zijn niet zo super digitaal vaardig. Maar juridische afdelingen moeten natuurlijk wel mee in de algehele digitalisering van hun organisatie. Daarom worstelen ze met de vraag, hoe doe je dat nou?”
Ivar Timmer
Winwin-situatie
Ivar Timmer, ook aanwezig op die bijeenkomst, zag echter de mogelijkheid om er een win-winsituatie van te maken door de HvA erbij te betrekken. De HvA heeft de expertise om een technologisch platform te bouwen én is altijd geïnteresseerd in mooie onderzoeksprojecten, zegt Helen Hulsker, onderzoeker en docent voor het Lectoraat Legal Management & Technology van de HvA. “Er zit al een tech-element in de gehele opleiding HBO Rechten. Eerstejaarsstudenten raken al meteen gewend om hun digitale vaardigheden te ontwikkelen en om daar ook echt wat mee te doen. Zij gaan gelijk aan de slag met legal tech software aan de slag.”
Hoe serieus de HvA het onderwerp Legal Tech neemt, blijkt wel uit het feit dat de opleiding bezig is een master over dit onderwerp te ontwikkelen. Daarnaast valt het onderwerp onder het lectoraat van Timmer, waaraan ook Hulsker als onderzoeker verbonden is. Hulsker: “Dus we kunnen met Tech in Legal ook onderzoek doen naar wat de trends en ontwikkelingen zijn. Er zijn nu al bijna honderdvijftig organisaties die zich hebben aangemeld. We hebben ook al een eerste bijeenkomst gehad waar drie organisaties hebben laten zien welke software zij gebruiken en hoe zij dat toepassen. Alle organisaties die aanwezig waren konden meekijken en van elkaar leren. Op zo’n manier ga je nog makkelijker het gesprek aan. En wij kunnen dankzij deze bijeenkomsten zien waar behoefte aan is en dat kunnen we dan ook verder oppakken. Zo zijn we momenteel bezig met een verdiepend onderzoek naar de software die organisaties gebruiken voor al hun contracteringsprocessen: van opstellen, reviewen, tot beheren en monitoren.”
Demystificeren
Michaël van Leeuwen, Head of Legal Operations & Outside Counsel Management van Philips, is een van de launching partners van Tech in Legal. Net als Groenevelt zag hij al snel het belang van kennisdeling over technologische ontwikkelingen. Zij maken beiden deel uit van een groep vakgenoten genaamd Law & Ops. “Wij proberen daarmee het legal operations-vakgebied verder te verspreiden en te demystificeren. Ik spreek dus vaak met hem en een paar collega’s van andere bedrijven die vergelijkbare rollen hebben. Legal operations is een breed gebied. Er zit de strategie in van een in-house legal team, de mensenkant, de inhoudelijke kant, de know-how, de kenniskant, het verbeteren van processen, maar ook dus technologie.”
“Wij worden vanuit onze rollen de hele dag benaderd met salespitches van legal tech-leveranciers. Het is niet altijd makkelijk om daar doorheen te prikken en te achterhalen wat echt meerwaarde kan hebben voor jouw bedrijf”
Michaël van Leeuwen
Aanvankelijk was Van Leeuwen een beetje sceptisch over het plan om het platform op te zetten. Er zijn immers toch al allerlei databases met informatie over technologie en zelfs legal tech? Waarom zou je dan weer een database bouwen die moet worden bijgehouden. Toch duurde het niet lang voor hij de voordelen van een eigen, afgeschermd platform zag. “Het probleem met die publieke bronnen is dat ze vaak commercieel zijn of niet objectief. Bedrijven kunnen zich inkopen op die lijstjes. Of je wordt benaderd door een leverancier die vraagt of je een review wil schrijven in ruil voor een cadeaubon van 50 euro. Die reviews zijn dus niet per se objectief.”
“Daarbij komt dat wij vanuit onze rollen de hele dag worden benaderd met salespitches van legal tech-leveranciers. Het is niet altijd makkelijk om daar doorheen te prikken en te achterhalen wat echt meerwaarde kan hebben voor jouw bedrijf.”
Powerpitches
De deelnemers van Law & Ops hebben een manier gevonden om daar op een efficiënte manier mee om te gaan. Eens in de maand mag een tech-leverancier een powerpitch doen voor een groep met alleen maar in-house legal afdelingen. Ze krijgen maximaal een half uur om een pitch te doen, vragen te beantwoorden en het commerciële model uit de doeken te doen. “Dat is veel efficiënter dan wanneer je elke keer één op één met zo’n leverancier gaat zitten. En de leveranciers werken er graag aan mee, want voor hen is het een manier om in heel korte tijd een groot publiek te bereiken.”
Ook Tech in Legal is een manier voor in-house legal teams om elkaar te versterken, zegt Van Leeuwen. “Want hoe handig is het als ik met een druk op de knop kan zien wat veel wordt gebruikt door mijn peers. Generative AI is nu een hot topic. Stel, ik ben geïnteresseerd in Microsoft Copilot of Harvey, dan kan ik op Tech in Legal direct zien welke in-house legal teams deze tools al gebruiken en die teams ook laagdrempeliger benaderen om hun ervaringen te horen. Maar misschien zijn er nog wel andere geweldige tools beschikbaar in deze categorie die door andere in-house teams worden gebruikt, maar waar ik nog geen weet van heb. Door in Tech in Legal te kunnen zoeken op een categorie in plaats van op één tool ontdek je ook eenvoudig nieuwe informatie. Het kost heel veel tijd om alle tech te kennen die beschikbaar is en Tech in Legal helpt snel goede informatie te verzamelen.”
Acceleratie
Zijn aanvankelijke scepsis heeft dan ook plaats gemaakt voor enthousiasme. “Eigenlijk is het super simpel. Je hebt een besloten site waar je heel snel kan zien welke technologie je peers bij andere bedrijven gebruiken. Daar staat een hele korte omschrijving bij van waar ze de technologie voor gebruiken. Er staan contactgegevens bij, dus je kunt meteen bellen als je denkt dat het voor jou interessant is.”
Van Leeuwen sluit niet uit dat Tech in Legal er in de toekomst voor kan zorgen dat leveranciers met betere toepassingen komen die nog beter aan de wensen van in-house legal teams voldoen. “Dit platform gaat ook duidelijker maken waar onze gezamenlijke technologiebehoeften liggen en waar eventuele ruimte voor verbetering ligt. Samen sta je sterk: als we nou samen optrekken als in-house teams om eigen technologie met elkaar te delen of om leveranciers een bepaalde richting in te duwen. ‘Als je dat nou zou gaan ontwikkelen dan hebben wij honderd in-house teams voor wie dat nuttig zou zijn.’ Dus ik sluit niet uit dat Tech in Legal tot meer samenwerking, betere technologie en nog verdere acceleratie van de professionalisering van in-house legal teams gaat leiden.”
Dagtaak aan salespitches
Ook Bram Kocken, lead legal operations, en Enrique Boerboom, general counsel bij Albert Heijn, hoorden bij de launching partners van Tech in Legal. Ook zij zouden er met gemak een dagtaak aan kunnen hebben om alle salespitches van tech leveranciers bij te houden. Geen beginnen aan. Boerboom: “Het aantal cold calls, Linkedin-berichten en e-mails dat je krijgt is echt enorm. En dan is het eigenlijk heel random met wie je in gesprek gaat. Deze database is een mooie go-to om te kijken: zijn er anderen die dit gebruiken? Wordt het al veel gebruikt of juist niet? En vooral ook: wie kan ik daarover spreken als ik nog even niet de vendor wil spreken over zijn eigen tool.”
“Wij zijn de poortwachters die achterhalen waar behoefte aan is en hoe de markt eruit ziet. Is een aanbod interessant om op in te gaan?”
Bram Kocken
Tech in Legal helpt niet alleen de general counsels, zegt Kocken, maar álle juristen in de organisatie. “Iedereen wordt bestookt. Dus wij als legal operations team zeggen: ‘Als jullie verzoeken krijgen, speel het aan ons door.’ Wij zijn de poortwachters die achterhalen waar behoefte aan is en hoe de markt eruit ziet. Is een aanbod interessant om op in te gaan? Als je dan zo’n verkooppraatje krijgt, kun je er dankzij Tech in Legal doorheen prikken. Je hoeft niet zelf je netwerk te bevragen of iemand een tool gebruikt en wat de ervaringen zijn. Daar zit voor mij echt de toegevoegde waarde.”
Inspiratie en validatie
Boerboom zegt dat er twee manieren zijn waarop Albert Heijn gebruik maakt van het platform. “We gebruiken het voor inspiratie, dus om te zien wat andere bedrijven gebruiken voor bepaalde processen en of dat iets is waar wij ook wat mee moeten. Maar we gebruiken het ook voor validatie. Op het moment dat we zelf op het punt staan om bepaalde technologie te gaan gebruiken en overwegen iets aan te schaffen, kijk ik of er anderen zijn die er al gebruik van maken. Ik heb Tech in Legal dus al meerdere keren kunnen bekijken en gebruiken.”
Kocken en Boerboom verwachten dat een platform als Tech in Legal alleen maar relevanter zal worden voor juridische afdelingen. Boerboom: “Het is niet zo dat we iedere dag een nieuwe tool bekijken. Maar we krijgen wel heel veel vragen vanuit de juridische afdeling en vanuit de rest van de organisatie. Dus je houdt de technologie die je gebruikt wel tegen het licht om te kijken of het nog de juiste tool is en of er niet iets beters te krijgen is.”
Kocken vult aan: “Het leven digitaliseert. Dat is natuurlijk al jaren aan de gang en technologie zal alleen maar een steeds grotere vlucht nemen. De juristen op onze afdeling en de interne klant in de organisatie hebben allemaal een telefoon waarmee ze met een druk op de knop allerlei dingen kunnen doen. De verwachtingen worden groter. En daarmee wordt de rol die technologie speelt binnen het juridische werkveld ook alsmaar groter en groter.”
Peer-to-peer community
Hulsker en haar HvA-collega’s zorgen er met een toelatingsprocedure voor dat de commercie echt buiten de deur blijft op het platform. Belangstellenden kunnen zich aanmelden voor Tech in Legal door een mail te sturen naar info@techinlegal.eu. Vervolgens krijg je een vragenlijst toegestuurd waarop je kunt aangeven welke applicaties je al gebruikt en waarvoor. Daarna volgt een intakegesprek en een korte demo van het platform. Hulsker: “Dan kunnen mensen ook zien waar ze aan gaan bijdragen. Alle input van de vragenlijst en de intake verwerken we op de website. We checken ook altijd of aanmelders ook echt juristen zijn van een organisatie. Advocatenkantoren hebben bijvoorbeeld geen toegang. En consultancybureaus en vendors natuurlijk ook niet. Het moet echt een peer-to-peer community blijven.”
Lees ook:
