‘Wie wil er absoluut niet werken in een cloud? Iemand? Nou, onder ICT-ers is bekend dat het sterkste verzet wordt geboden door Finance en door juristen. En door Duitsers. Want die stellen extreme veiligheidseisen.’ Zo daagde Daniel Canning van Microsoft de aanwezige juristen uit, gisteren bij PLEIT2015 in Utrecht, de ICT-kennisdag voor de juridische praktijk.
Door Linus Hesselink
Senior program manager Canning was die ochtend op de stoep van zijn hotel bijna omver gereden door een studente die fietsend met haar smartphone in de weer was. ‘Een fietser met een smartphone! Dat heb ik in Seattle nog nooit gezien!’ Loopt Nederland toch weer voorop.
Na het strakke, maar verder kraak noch smaak-filmpje waarin staatssecretaris Dijkhoff van Veiligheid en Justitie de aanwezigen toesprak, mocht Daniel Canning los over zijn werk bij Microsoft. Zijn afdeling levert de technologie aan de 1100 medewerkers van Legal and Corporate Affairs, van wie de helft advocaat is. ‘Het verminderen van de omvang van de “sent items”-mailbox is een van de grootste uitdagingen van de IT-er die werkt voor advocaten. Want die sturen nog altijd veel te veel documenten per mail,’ aldus Canning. Zodat je niet goed weet om welke versie het gaat en wie er wanneer aan heeft gewerkt. Ze zouden alleen links moeten mailen, die leiden naar documenten die worden beheerd in CMS-systemen, zoals die van het nieuwe Office 365.
Canning bezong de mogelijkheden van dat nieuwe programma, dat allerlei kantoor- en communicatiesoftware integreert. Maar hij schetste ook ICT-oplossingen waarmee advocatenkantoren hun kennis en best practices toegankelijk kunnen maken voor hun cliënten, al dan niet tegen betaling. Die kostbare informatie ligt nu te verstoffen in het CMS. Een deelnemer voegde er later in een workshop aan toe dat je de cliënt op deze manier dan de keuze kunt bieden: toegang tot je databank en/of advies op maat door een advocaat.
Verwachtingen managen
‘Veranderen is niet nodig als je klant er niet om vraagt – wie onderschrijft deze stelling?’ Niemand stak zijn hand op, in de workshop ‘Waar staat u als advocatenkantoor over tien jaar?’ Onderschrijven van die stelling zou ook verrassend ongepast zijn geweest op een ICT-congres. Eugene Haarmans van Clip Consultants, die de groep leidde, voorzag dat er over tien jaar geen secretaresses meer zullen zijn, ‘dat worden kenniswerkers’. Ook de administrateur zal volgens hem van kantoor verdwijnen – ‘daar kan een verschuiving optreden naar acquisitiemanagement’, vulde een deelnemende advocaat aan. En er zal een grote marktplaats ontstaan, waar advocaten en andere juristen op juridische zaken kunnen bieden.
Het zijn enorm dynamische tijden, dat was de voorspelbare sfeer op PLEIT. ‘De afgelopen twee decennia is er in de juridische praktijk meer veranderd dan in de twee eeuwen daarvoor,’ aldus staatssecretaris Dijkhoff. Althans, ‘dat wordt wel gezegd’, zei hij er voorzichtig bij. En de Microsoftman citeerde zijn hoogste baas, Bill Gates: ‘De komende vijf jaar zal er meer veranderen dan de afgelopen vijftien jaar.’
Maar de advocaat hoeft ook weer niet achter de veranderingen aan te hollen. Klanten vragen door de toegenomen communicatiemogelijkheden om snellere reacties en voortdurende bereikbaarheid. ‘Als advocaat moet je die verwachtingen goed managen,’ zei een deelnemer. ‘Gewoon van tevoren zeggen en uitleggen wanneer je wat zult communiceren, en via welk kanaal.’ En als je steeds vaste prijzen moet geven, ‘kun je maar het beste van tevoren goed omschrijven wat je diensten zullen zijn,’ zei een andere advocaat. ‘Zodat je kunt zeggen dat al die extra vragen er niet onder vallen.’
De IT-ers en mensen van de bedrijfsvoering leken de kleine meerderheid te hebben, van de 580 deelnemers aan deze PLEIT2015. Maar ook juristen kunnen gediend zijn met de tips die Marc Polmans van I-FourC gaf, aan het eind van het verhaal over hun dossieropbouwprogramma. Let bij ICT-leveranciers op vier dingen: voldoen ze aan de norm ISO 27001, de standaard voor informatiebeveiliging? Past het binnen de Wet bescherming persoonsgegevens, inclusief het nieuwe meldpunt voor datalekken? Wordt de EU-norm van Service Organizations Control (SOC) 2 gehaald? En wat voor pdf wordt er precies geproduceerd? Ook binnen KEI (digitaliseringsprogramma van de Rechtspraak) wordt er namelijk een heel bepaald type pdf gevraagd.
Siri & Watson & Flaherty
Wie van de bezoekers zou al van Watson hebben gehoord? Dat blijkt een supercomputer van IBM te zijn, die in luttele seconden een antwoord kan vinden in een miljoen (spreektaal)teksten. En wie gebruikt Siri? Dat is een personal assistant op de iPhone of iPad die vooral jongeren inzetten voor allerlei vragen en opdrachten. En de Legal Tech Audit van Suffolk/Flaherty, zou die al zijn gebruikt door een Nederlands advocatenkantoor? Met deze test kan een bedrijf de digitale vaardigheden van zijn medewerkers meten. Of ze bijvoorbeeld zitten te klungelen in Excel of Sharepoint.
Een advocatenkantoor kan er ook PR mee bedrijven, als de eigen scores goed zijn. Zelfs in een pitch zou de test een rol kunnen spelen, als een aanbesteder ermee gaat onderzoeken of er geen dure uren verloren gaan doordat de advocaten niet met het CMS of Office 365 kunnen omgaan.
Dit soort dingen zal voor veel congresdeelnemers nieuw zijn geweest, anders dan de bewering dat de social media verder zullen groeien. ‘Ook adverteren op Facebook en LinkedIn zal toenemen’, wist een jonge advocaat. Je moet er iets van je juridische kennis delen, om te laten zien dat je deskundig bent, maar je moet ook je profiel goed onderhouden. Er was een speciale workshop ‘Hoe LinkedIn nu echt gebruiken, in 30 minuten.’ En meer dan een derde van de vragen in de workshop ‘Bent u een digimeester?’ van Dialogue ging erover. Zoals de netelige vraag: ‘Wie weet wat hij precies post op LinkedIn?’ Maar ook: ‘Gebruikt u LinkedIn ter voorbereiding op een cliëntgesprek?’
Ook op een ICT-dag blijkt dat jezelf presenteren en anderen inschatten erg belangrijk zijn. In de bijeenkomst over Online Dispute Resolution maakte Maurits Barendrecht duidelijk dat de bijbehorende technologie natuurlijk geld kost. Maar het overgrote deel van de investeringen stroomt naar de factor arbeid. De juristerij blijft mensenwerk, aldus de hoogleraar.