In een tweegesprek wisselen Laurens Braaksma en Ebbo Haantjes van gedachten over de mogelijkheden van legal tech in Nederland. Dit keer de voor- en nadelen van het overstappen naar nieuwe software.
Laurens: Hi Ebbo, leuk dat we elkaar weer spreken in 2023. Het eind van vorig jaar was voor veel mensen de tijd van vergelijken en overstappen naar nieuwe zorgverzekeringen. Het als particulier overstappen van verzekeringen, energie en internet is ook steeds makkelijker. Onder meer omdat veel sites zo’n overstap faciliteren. Hoe zit dat echter bij software voor advocaten, notarissen en fiscalisten? Bestaat er wel de mogelijk om (eenvoudig) over te stappen of heb je met een keuze voor een product eigenlijk een ‘lock-in’
voor jezelf gecreëerd?
Ebbo: Ha Laurens, ik vrees dat de ‘lock-in’ de jurist zelf is. Er is genoeg aanbod in de markt, maar in de aard van de jurist zit helaas vaak een conservatief gen dat pas muteert indien de wet dat voorschrijft.
Het klinkt heel cru, maar de ‘digitale werkprocesknobbel’ van de jurist wordt enkel daardoor geactiveerd. ‘Waarom iets veranderen als het nog werkt’, heb ik de afgelopen jaren vaak gehoord. En tuurlijk; uit het oogpunt van duurzaamheid, zit daar zeker een kern van waarheid in.
Echter, als we dit standpunt hadden voortgezet, zaten we nu nog te werken met Word Perfect en een matrix printer. Ik denk dat de lock-in kan worden gebroken door de cirkel om de jurist heen. Namelijk de aanbieder van de software, maar nog belangrijker; de client! Hoe kijk jij hier tegen aan?
Laurens: Ik weet uit ervaring dat er een drempel is om over te stappen op een ander systeem. De doorlooptijd van de implementatie van een nieuw systeem is lang. Het onderzoeken welke aanbieders er zijn, demo’s bekijken, het testen en implementeren… Dit alles duurt snel één of twee jaar. Als dat je vooruitzicht is bij het wisselen van leverancier, maakt het er niet aantrekkelijk op. En dat terwijl de overstap naar een nieuw systeem vaak meer functionaliteit geeft (en gebruiksvriendelijker is), zowel voor de gebruiker als voor de cliënten. Maar je kunt dit wellicht ook niet van een jurist verwachten. Ligt hier wellicht een rol voor de softwarepartijen, eventueel in combinatie met diens cliënten?
Ebbo: Waar het in mijn ogen mee moet starten, is het (minimaal) jaarlijkse ontwikkelingsgesprek met je softwareleverancier. In praktijk doe je dat ook met je werknemers, en zij zijn samen met de software de grondstoffen van het product dat je levert. Je moet ze dus ook beide beoordelen, zodat ze zich kunnen
ontwikkelen. Door deze gesprekken te voeren, kom je er goed achter welke waarde de software voor je
heeft, waardoor je blik ruimer wordt. Vanuit de softwarehoek moeten ze dit ook initiëren. Dit geeft de kans om echte ‘lock-in-waarde’ te creëren.
Ik vrees dat het kennisniveau van de jurist op techgebied dan wel omhoog moet. Of moeten we eigenlijk een een legaltechwerkprocesmanager in huis halen?
Laurens: Wat het laatste betreft denk ik dat we het daar met elkaar over eens zijn. Een jurist z’n vak is juridisch advies, en niet onderzoek in de markt. Ik zou zeker pleiten voor het inzetten van rollen die zich hier meer specifi ek mee bezig houden. Deze mensen zouden ook de interne evaluatie van de software op zich kunnen nemen. Door te kijken naar gebruiksstatistieken zie je hoe je software wel of niet wordt gebruikt. Op basis daarvan kan je samen met je leverancier kijken naar doorontwikkeling. Er zijn ook steeds meer opleidingen die hierop inspelen, dus de kennis wordt ook meer voor de markt beschikbaar. Of zouden het omgeschoolde juristen moeten zijn?
Ebbo: Beide! En ik zou het geen omgeschoolde juristen noemen. Uit ervaring weet ik dat juist een jurist met tech als passie de sleutel tot succes is. Deze expert spreekt de taal van beide partijen; die van de jurist én van de softwareleverancier. Maar de echte sleutel tot succes is dat de organisatie zijn poorten hiervoor
openzet. Je hebt ook geen boekhoudkundig softwarepakket zonder een boekhouder. Het versterkt elkaar. Mijn oproep is dan ook; denk hierover na als je deze rol nog niet geborgd hebt bij het vervullen van een vacature binnen je juridische organisatie. Of laat je helpen door een alternative legal service provider. Die zijn gewend dit soort opdrachten uit te voeren bij verschillende juridische organisaties en hebben de ervaring om echt die meerwaarde uit software te halen. Gezamenlijk met de juridische organisatie en de softwareleverancier.
En of je die expert nu inhuurt of in dienst neemt, we moeten er als juridisch Nederland voor gaan zorgen dat dit niet een gehypete functie wordt, maar een basishygiëne. Na verloop van tijd gaan deze experts wisselen van organisatie en brengen zij hun ervaring mee naar hun nieuwe werkgever. Op die manier wordt het bij steeds meer bedrijven gezien als een basiselement van de juridische dienstverlening. Want de mens is de succesfactor voor het gebruik van de software. De software is slechts het middel.
Ebbo Haantjes is chief commercial officer bij ICTRecht. Manager ICTRecht Lab Laurens Braaksma houdt zich bezig met procesverbetering, data-analyse en datavisualisatie.
