Veel kantoren hebben de afgelopen periode de overstap gemaakt naar digitaal dicteren. De voordelen zijn talrijk: er zitten geen analoge bandjes meer in het toestel (die stuk kunnen gaan, met alle paniek van dien), de bandjes hoeven niet meer fysiek te worden afgeleverd bij de secretaresse en in de nieuwste variant worden de uitgewerkte documenten direct geïntegreerd in het documentmanagementsysteem. Een gesprek met facilitair manager Marion Verbunt van Van Doorne – dat dit jaar de overstap maakte – en Heijltjes Advocaten in Nijmegen.
Van Doorne was geen early adaptervan het digitaal dicteren. Andere kantoren waren er al mee begonnen, maar Van Doorne keek eerst de kat uit de boom. “We wilden zeker weten dat de techniek goed zou werken. Er hangt nogal wat vanaf,” aldus Verbunt. Een andere reden voor de aanvankelijke terughoudendheid was dat de eerdere systemen nog niet voorzagen in integratie met het documentmanagementsysteem. Toen dat eenmaal technisch geregeld was door aanbieder Morningstar, ging het kantoor overstag.
Volgens Verbunt zijn de voordelen talrijk. Geen kapotte bandjes meer, een zeer gerichte aansturing van de pool van secretaresses die de gesprekken uitwerken (elk dictaat wordt apart verstuurd met deadlines en instructies) en een heel directe voortgangscontrole door middel van pop-ups (“Er wordt nu aan uw dictaat x gewerkt”). En gemakkelijk voor de secretaresses: ze kunnen zien hoe lang het ongeveer duurt om het dictaat uit te werken. Dat maakt het veel eenvoudiger om de tijd in te delen.
Bij digitaal dicteren zijn dus zeker nog secretaresses nodig. Er is bij Van Doorne is wel nagedacht over een systeem met spraakherkenning, maar de nadelen daarvan werden nog te groot bevonden. “Het duurt ongeveer een half jaar voordat een dergelijk systeem aan een bepaalde stem gewend is, en zelfs dan moeten de documenten nog worden gecontroleerd. Er waren binnen kantoor wel pleitbezorgers voor spraakherkenning, maar we vonden de nadelen nog te groot,” stelt Verbunt.
Vrijwel alle advocaten binnen Van Doorne zijn overgegaan op digitaal dicteren. Er was geen verplichting om met het nieuwe apparaat aan de slag te gaan. “We proberen de advocaat zo goed mogelijk te faciliteren, maar als die niet wil, dan is dat zijn zaak. We gaan ons niet bemoeien met de manier van werken van de advocaat.”
De overgang is vrijwel vlekkeloos verlopen, zij het dat zowel advocaten als secretaresses moesten wennen aan het ontbreken van het fysieke dossier bij het uitwerken van het dictaat. Verbunt vergelijkt het met het papieren telefoonboek, dat in verschillende varianten ook nog altijd bestaat. “Hoe gek het vandaag de dag ook klinkt, mensen moeten er nog altijd aan wennen dat alles in de computer zit.” Ook waren er in het begin wat “geluid-issues”, omdat in de software een vakje niet was aangevinkt. Het is inmiddels opgelost.
Een heel ander punt is het dicteren zelf. Het is een kunst die oudere advocaten over het algemeen goed beheersen, maar de jongere generatie minder. De jongeren van vandaag zijn gewend om alles zelf op de computer uit te werken, met al het copy-pasten van dien. Het is een werkwijze die zich moeilijk laat verenigen met dicteren: daar moet de insprekende advocaat de lijn van het betoog van tevoren heel duidelijk voor ogen hebben. Ook hier geldt dat er bij Van Doorne niet centraal wordt aangestuurd. “Dat ligt bij de praktijkgroepleiders.”
Ten slotte de kosten. “Wij denken dat door de efficiëntere manier van werken de kosten heel snel worden terugverdiend.”
Andere aanbieder
Het veel kleinere Heijltjes Advocaten uit Nijmegen (bouwrecht) ging onlangs in zee met een Engelse aanbieder van digitaal dicteren: dFlow. Het Britse bedrijf heeft een Nederlandse vestiging in Eindhoven. Office manager Paula Heijltjes-Buijs kwam bij het bedrijf terecht op aanraden van haar systeembeheerder. “We kwamen in gesprek, en ze hadden een goed verhaal.” Een punt van verschil is dat er bij Heijltjes geen rechtstreekse integratie is met het documentbeheerssysteem.
Heijltjes besteedde €10.000 voor elf advocaten. Daar komen de kosten voor de apparatuur en een jaarlijks onderhoudsbedrag bij. De ervaringen met het systeem zijn prima. In het begin raakte er één dictaat zoek door een verkeerde identificatiecode. Na interventie door van de aanbieder is dat dictaat weer teruggevonden.