De coronacrisis blijkt ondanks alles ook mogelijkheden en kansen te bieden; voor rechtspraak, OM en advocatuur, schrijft advocaat Jaap Baar. ‘Ik doel dan met name op de digitalisering, die de laatste weken en maanden een vlucht heeft genomen. Mailen met de rechtspraak, het kan opeens wel!’
De coronacrisis is voorlopig nog niet voorbij en de gevolgen zullen waarschijnlijk ook nog lang voelbaar zijn. Dat is binnen het rechtsbedrijf niet anders. Zittingen gaan immers (nog steeds) vaak niet door, of de wijze waarop een zitting wordt vormgegeven is ingrijpend veranderd. Ondanks dat een en ander inmiddels in enige mate is gestabiliseerd en meer en meer zittingen wel doorgaan, zijn er nog steeds veel problemen in de uitvoering. De verleiding om mij daarover wederom te beklagen lag dan ook levensgroot op de loer. Ik kies ditmaal echter liever voor iets positiefs.
Deze crisis biedt namelijk ook mogelijkheden en kansen, voor rechtspraak, OM en zeker ook de advocatuur. Ik doel dan met name op de digitalisering, die de laatste weken en maanden een vlucht heeft genomen. Mailen met de rechtspraak, het kan opeens wel! Vooralsnog wordt op de site van de rechtspraak daarover opgemerkt: ‘Processtukken en berichten die u normaal per post of fax verstuurt, kunt u ook tijdelijk via Veilig Mailen versturen.’
In de eerste plaats valt op dat de fax dus nog immer als normaal wordt gezien binnen de rechtspleging, maar ik hoop vooral dat ‘tijdelijk’ uit deze zin geschrapt wordt en dat mailen ‘het nieuwe normaal’ gaat worden. Het werkt namelijk meer dan goed als u het mij vraagt. Daarbij komt dat deze crisis overduidelijk laat zien dat digitalisering efficiënt is. Als alle stukken digitaal beschikbaar zijn, hoeft er niemand naar een printer of fax te lopen. Stukken komen direct terecht bij diegene die ze moet hebben. Hopelijk komt hiermee ook een einde aan het in meervoud fysiek indienen van processtukken met bijlagen, zoals binnen het civiele en sommige takken van het bestuursrecht nog gebruikelijk is.
Ik moet u bekennen dat ik twee weken terug de coronacrisis als excuus gebruikte om mijn pleitnotitie niet geprint rond te hoeven delen, in plaats daarvan mailde ik vlak voor aanvang mijn pleidooi aan de griffier en de officier van justitie. Iets dat ik ook los van de crisis graag zou doen, beter voor het milieu en het bespaart tijd en geld. Dat laatste is binnen de rechtspleging sowieso al een schaars goed.
Ons kantoor is volledig gedigitaliseerd, we hebben niet eens meer een fax, om maar wat te noemen. De voordelen daarvan zag ik al, maar tekenen zich in deze tijd van crisis nog duidelijker af. Klanten kunnen online in hun eigen dossier, alle communicatie is zoveel mogelijk digitaal, het knowhow-systeem en de bibliotheek zijn volledig digitaal. Omdat overal gewerkt kan worden, is er ook veel minder verloren tijd, alle dossiers en alle stukken zijn immers altijd binnen handbereik.
Deze week verscheen een rapport van uitgever Wolters Kluwer, de ‘Wolters Kluwer Future Ready Lawyer Survey 2020’, over de digitale transformatie van die juridische sector. De enquête was voor het uitbreken van de crisis al afgenomen en ook toen al zagen veel advocatenkantoren de urgentie om hun dienstverlening, productiviteit en efficiëntie te verbeteren. Volgens Wolters Kluwer heeft de crisis het gebruik van legal tech aangewakkerd. In de inleiding op de survey wordt opgemerkt: “Het vermogen om technologie te gebruiken om prestaties te optimaliseren zal belangrijker zijn dan ooit.”
Zoals echter ook uit de survey lijkt te blijken, loopt de advocatuur in zijn algemeenheid echter nog wel achter en is er werk aan de winkel. Ik hoop dan ook dat niet alleen de versneld ingevoerde digitalisering binnen de rechtspraak het nieuwe normaal wordt, maar dat ook binnen de advocatuur, aangespoord door de crisis en juist ook bij kleine kantoren en sociaal advocaten, een inhaalslag wordt gemaakt. Ik heb niet de illusie dat dit de heilige graal is, met name waar het de veel te lage vergoedingen en het tekort aan financiële armslag binnen het rechtsbedrijf betreft, daartoe moet er simpelweg geld bij. Maar een verbeterde efficiëntie en hogere productiviteit kunnen in dat verband zeker geen kwaad.
