Westport Notarissen was in 2017 al overtuigd van de potentie van slimme software voor een frictieloze aandelenoverdracht. Notaris Lars Boellaard was om die reden nauw betrokken bij de totstandkoming het van online aandeelhoudersregister Evidend, dat in oktober 2021 op de markt komt. “Notaris, bank, de Kvk, trustkantoren, ondernemers: iedereen profiteert van Evidend.”
Archieffoto: Roel Dijkstra Fotografie
Notaris Lars Boellaard is als managing partner bij Westport Notarissen (Naaldwijk, Rotterdam) een groot deel van zijn werkdag bezig met ondernemen. “Innovatie hoort daar zeker bij,” klinkt het stellig. “Ik heb de overtuiging dat het notariaat belangrijke waarden toevoegt aan het rechtsverkeer, namelijk rechtszekerheid en vertrouwen. Om als notaris relevant te blijven, moet je met je tijd meegaan en zeker innovaties initiëren en omarmen die onze kernwaarden onderschrijven. Ik vind het dan ook vanzelfsprekend dat we meegaan met nieuwe ontwikkelingen.”
Robotisering
Westport Notarissen zet in haar dienstverlening sterk in op robotisering. “Onze klanten komen voor juridisch advies; daarbij ontkomen we niet aan administratieve taken. We moeten veel gegevens vastleggen. Repeterend werk proberen we zoveel mogelijk te automatiseren. Zo kunnen we de aandacht bij onze klant houden en focussen op onze adviesrol. Met deze motivatie zijn we ook aangehaakt bij innovaties als digitale ondertekening en identificatie. In het familierecht hebben we slimme software voor de gevolmachtigde en toezichthouder bij levenstestamenten ontwikkeld. Deze software controleert met behulp van algoritmes betalingen door de gevolmachtigde, waardoor iedere betaling langs de lat wordt gelegd van de persoonlijke omstandigheden van de volmachtgever. Met deze software is het opmaken van een rekening en verantwoording door de gevolmachtigde of het houden van toezicht door de toezichthouder eenvoudig.”
In het vastgoed werkt Westport Notarissen aan zogenoemde ketenverkorting in de projectontwikkeling, vertelt Boellaard. “Dit doen we met het digitaliseringstraject dat BIM Legal heet. Met BIM Legal wordt met diverse partijen zelfs verkend of het de basis kan zijn voor een 3D-kadaster. En in het ondernemingsrecht komt binnenkort Evidend op de markt, een krachtige en onderscheidende database die het papieren aandeelhoudersboekje vervangt. Dit online register voor besloten vennootschappen geeft onder meer een real time overzicht van het sinds september 2020 voor alle rechtspersonen verplichte UBO-register.”
Deze laatste innovatie geeft Boellaard naar eigen zeggen ‘veel energie’. “Met innovaties als Evidend geven we sturing aan de toekomst van het notariaat. Ik vind het heel leuk om in het hier en nu met de dag van morgen bezig te zijn. We zijn al in 2017 aangehaakt. Evidend was eerst een idee van ING-bank. Ons kantoor werd gevraagd om mee te denken over een digitaal aandeelhoudersregister. Dit mondde uit in een mooie samenwerking waarbij we state of the art automatisering hebben samengebracht met praktijkervaring van een notariskantoor.
Onmisbare inbreng
De betrokkenheid van Westport Notarissen bij Evidend was volgens Boellaard ‘onmisbaar’. “De mensen achter deze startup zagen in dat hun product alleen kans van slagen had met de input vanuit de notariële praktijk. Je kunt als softwareontwikkelaar wel in wetboeken lezen over aandelenoverdrachten, maar in de praktijk werkt het toch net wat anders. Die praktijk moet je wel meenemen in de ontwikkeling van je product. Doe je dit niet, dan zal het notariaat je software nooit omarmen. Met veel begrip en respect voor ieders rol hebben we echter samen mooie stappen kunnen maken en Evidend helemaal afgestemd op de notariële praktijk.”
Boellaard vertelt hoe Evidend dankzij de inbreng van Westport Notarissen een legal design kreeg met in de praktijk getoetste workflows en juridische casussen. Hij vergelijkt het ontwikkelproces als de bouw van een auto. “Het casco van de auto was er, maar hoe werkt dat nou in de praktijk? Daar is praktijkervaring voor nodig, want met alleen een theorie-examen red je het niet op de weg. Hoe ziet bijvoorbeeld een organogram van een onderneming eruit? Hiervoor moet je weten hoe een notaris de bedrijfsstructuur tekent. Als je er niet mee werkt, weet je het niet en werkt je software niet goed.”
Begin 2021 nam Sdu Evidend over. Daarmee kreeg deze software volgens Boellaard een gebruiksvriendelijk jasje. “Evidend is een ongelooflijk krachtige database en daarmee onderscheidend in de markt. Diverse functionaliteiten zijn toegevoegd vanuit onze gebruikerservaringen. Evidend biedt bijvoorbeeld ook de mogelijkheid om de keten rondom aandelenoverdrachten toegang te geven tot het register. Hiervan profiteert de hele keten: van accountant en bank tot Kamer van Koophandel. Maar ook trustkantoren, familiebedrijven en ondernemers kunnen ermee werken.”
‘Waar is het boekje?’
Evidend biedt kortom een door notarissen zelf gevalideerde workflow, waarmee het snel en eenvoudig werken is, zegt Boellaard. “Daarmee bespaar je tijd voor andere werkzaamheden. En eerlijk is eerlijk: het papieren aandeelhoudersboekje is een crime. Niet meer van deze tijd. Altijd weer klinkt die vraag: waar is het boekje? Bij de accountant, de ondernemer of toch de notaris? Het is vaak zoek. Als het echt kwijt is, kun je aan de hand van aktes een heel nieuw boekje reconstrueren. Uren werk kost dat. Die ellende ligt dankzij Evidend achter ons. Ik ben serieus trots op dit product. We zijn nu in staat snel een UBO-verklaring te produceren. Iets wat een ondernemer nu zelf nog tot vervelens toe moet maken en ondertekenen bij elke rechtshandeling.”
Als Boellaard wat verder in de toekomst kijkt, zou hij het fantastisch vinden als de digitale oprichting van de BV straks resulteert in een automatische inschrijving in het digitale aandeelhoudersregister van Evidend. “En dan laat ik de mogelijkheden van een digitale levering van aandelen nog maar onbenoemd. Op termijn kun je via Evidend bovendien ook nog eens rechtstreeks communiceren met de Kamer van Koophandel. Dit geeft allemaal nóg meer meerwaarde. Dit is de toekomst van het notariaat die wij zeker omarmen.”
Evidend is hét online aandeelhoudersregister van de toekomst. In oktober 2021 wordt Evidend op de markt gebracht. De lancering niet missen? Laat hier uw gegevens achter!
