Kwijt, onjuist, niet bijgewerkt of niet actueel. Het papieren aandeelhoudersregister laat flink te wensen over. Dankzij Evidend, het digitaal aandeelhoudersregister en UBO-overzicht van Sdu, is dat straks verleden tijd. HBO-rechtenstudent Aga Jachimowicz loopt stage bij Legal Tech Solutions en werkt mee aan de ontwikkeling.
“Een papieren boekje dat wordt omgebouwd naar een online register.” Zo beschrijft Aga Evidend in een notendop. Maar het is natuurlijk veel meer dan dat. In februari 2021 is ze gestart met haar afstudeerstage bij Sdu. “De meeste stagiaires in het team Legal Tech Solutions houden zich bezig met het bouwen van de digitale oplossingen zelf, zoals bijvoorbeeld NotaFlow. Ik richt me vooral op de gebruikers. Waar lopen ze tegenaan in het bestaande systeem, waar zitten de knelpunten, wat kan beter en hoe kunnen wij daar het best op inspringen?”
Extra tijd en energie
Om daar achter te komen, ging Aga in gesprek met notarissen van zeven verschillende kantoren. De conclusies waren eenduidig. Het bijwerken van het aandeelhoudersregister kost relatief veel tijd en energie, en een foutje is snel gemaakt. “Iedere keer als er een verandering plaatsvindt, moet het boekje worden bijgewerkt,” merkt ze op. “Hoewel dat niet tot de wettelijke taak van de notarissen behoort, komt dat toch vaak op hun bord. Veel notarissen doen het nog steeds handmatig. Anderen houden het weliswaar bij in Word, maar printen het alsnog uit. Het risico op fouten ligt op de loer en niet ieder register is even up-to-date. Als er een officiële akte nodig is en het register moet eerst worden bijgewerkt, dan kost dat weer allemaal extra tijd en energie.”
Internationale cliënten vormen hierbij bovendien een extra complicerende factor. “Het aandeelhoudersregister moet eigenlijk aanwezig zijn op het kantoor van de vennootschap. Als dat in Nederland is, maar het officiële adres van het bedrijf is buitenlands, of een bestuurder bevindt zich in het buitenland en het aandeelhoudersregister hoort eigenlijk in Nederland te zijn, dan wordt het al snel ingewikkeld.”
Digitaal kwijtraken is onmogelijk
Het uitzoekwerk dat hierbij komt kijken, kost veel tijd en vormt daarmee een pijnpunt in het werkproces van de notaris, zo bleek uit de interviews. “Evidend kan deze pijnpunten wegnemen met een online plek waar alle aandeelhouders worden bijgehouden en waar alle wijzigingen op een eenduidige manier worden verwerkt en genoteerd,” vertelt Aga. “Fouten door verkeerd of het niet eenduidig noteren van veranderingen kunnen niet meer worden gemaakt, en zoeken binnen het register wordt ook veel eenvoudiger. Aandelen overdragen die niet bestaan, laat het systeem simpelweg niet toe, en digitaal ‘kwijtraken’ is ook onmogelijk.”
Daarnaast is de digitale oprichting en inschrijving van BV’s met behulp van Evidend ook veel eenvoudiger geworden, weet Aga. “Met de digitale toegang die de notaris van de bestuurder krijgt, kan hij alles bekijken, bewerken en aanpassen. Tot slot ziet het digitale aandeelhoudersregister er ook veel netter en representatiever uit dan een papieren boekje waarin gegevens zijn doorgestreept en met Tipp-Ex is gewerkt.”
Huiverig
Kortom, Aga is overtuigd van de meerwaarde van Evidend. Nu de notarissen nog. En dat is meteen het tweede deel van haar onderzoek en afstudeerstage. “Het is aan mij om het product aan de man te brengen en te laten zien wat er allemaal mogelijk is en hoe het werkt.” Hiervoor werkt ze met haar legal design-skills aan een infographic, waarin aan de hand van een persona van ‘de notaris’ wordt uitgelegd wat Evidend precies is, wat hij er allemaal mee kan en welke meerwaarde het hem in zijn werkprocessen kan bieden.”
Zoals bij alle vernieuwingen zijn er altijd mensen die huiverig zijn. “Het is toch iets nieuws, en je moet er tijd en energie in steken en het je eigen maken. Bovendien kent het notariaat veel regels op het gebied van privacy en AVG. De informatie is gevoelig en alles moet natuurlijk kloppen en veilig zijn. Dat levert altijd weerstand op en dat kost tijd. Toch heeft het notariaat de afgelopen jaren grote stappen gezet als het gaat om digitalisering. Deze stap kan daar ook onderdeel van zijn.”
Nieuwsgierig naar Evidend en op de hoogte blijven van de lancering?
