Bouw- en vastgoedonderneming Heijmans behoort tot de grootste in haar branche. Met meer dan 8.000 werknemers is het bedrijf uit Rosmalen actief in projectontwikkeling, woningbouw, utiliteitsbouw, techniek en infra. Het bedrijf werd een kleine negentig jaar geleden als stratenmakersbedrijf opgericht door Jan Heijmans.
Door Peter Milders, Voxius
En die geschiedenis wordt levend gehouden door een imposante stoomwals in de ruime hal van het moderne hoofdkantoor, nog immer in Rosmalen. In 1993 kreeg Heijmans een notering aan de beurs in Amsterdam en verdween geleidelijk het karakter van het familiebedrijf.
Mariëlle van de Weijenberg, Directeur Juridische Zaken en Verzekeringen: “Niet de beursnotering, maar een ander evenement was voor veel werknemers het afscheid van het sterke familiegevoel, en dat was het moment waarop werd besloten dat voor de soep bij de lunch betaald moest gaan worden. Tot die tijd was die gratis, een traditie die voortkwam uit de gewoonte van de toenmalige mevrouw Heijmans om met een pan soep langs de stratenmakers te gaan tijdens hun zware werk.”
Na een paar mindere jaren, onder andere als gevolg van de crisis in de bouwsector, laat het bedrijf weer positieve cijfers. De focus is nu vrijwel geheel gericht op de Nederlandse markt; de meeste activiteiten in België en Duitsland zullen worden verkocht.
Het legal team
Als Directeur Juridische Zaken en Verzekeringen geeft Mariëlle van de Weijenberg leiding aan 25 medewerkers, van wie vijftien juristen, twee paralegals en vijf assurantiemedewerkers. Zij rapporteert direct aan CEO Gerrit Witzel. Eenmaal per maand zit zij bij de vergadering van de Raad van Bestuur, wat haar de mogelijkheid geeft belangrijke juridische ontwikkelingen aan te kaarten en lopende juridische zaken met een concernbelang te bespreken. Ook maakt zij deel uit van de Stuurgroep Lean 6 Sigma voor de stafdiensten van Heijmans.
Van de Weijenberg werkte de eerste twaalf jaar van haar loopbaan in de advocatuur, bij Boels Zanders en bij Banning. Ongeveer drie jaar geleden trad zij in dienst bij Heijmans en werd daar hoofd van de Afdeling Verzekeringen. In 2010 werd zij benoemd tot Directeur Juridische Zaken, waarbij de Afdeling Verzekeringen met haar meeverhuisde naar Juridische Zaken. Volgens haar een logische stap, gezien de vele raakvlakken tussen juridische zaken en verzekeringen.
Om optimaal te kunnen functioneren zijn de juristen onderverdeeld in verschillende groepen met elk een eigen aandachtsgebied. Dat zijn vastgoed & woningbouw, utiliteitsbouw & techniek, infra, @Ventures (waarin de publiek-private samenwerkingen zijn ondergebracht) en corporate, waarvoor onder anderen de twee paralegals werken die zich met de corporate housekeeping bezighouden.
Omdat de vastgoed & woningbouw-activiteiten door hun aard de meeste juridische begeleiding vragen, werken hier acht van de vijtien juristen. En gezien de omvang van deze groep, werd ervoor gekozen om één van hen tot Hoofd juridische zaken te benoemen. Dat is Anne-Marie Kastrop, die al zestien jaar bij Heijmans werkt. Kastrop rapporteert op haar beurt weer aan Van de Weijenberg. De juristen uit de andere groepen rapporteren direct aan Van de Weijenberg. De meeste juristen werken vanuit het hoofdkantoor in Rosmalen, maar vanwege de aard van de werkzaamheden werkt een aantal juristen van de groep vastgoed & woningbouw vanuit een van de regiokantoren in het land.
De juristen behandelen zaken als de aan- en verkoop van grond, aanbestedingen, mededinging, aannemingsovereenkomsten, bouwgeschillen, samenwerkingen met gemeentes en partners uit de branche, oprichting van projectvennootschappen, de verkoop van projecten aan particulieren of beleggers, zekerheden, garanties, financieringen en zaken met betrekking tot ruimtelijke ordening en milieu. Naast de juridische afdeling is er een Secretaris Raad van Bestuur, Herman van Oostrom, die zich ondermeer bezighoudt met zaken rond de beursnotering, corporate governance en compliance.
Geen advocaten in dienstbetrekking
Geen van de juristen is advocaat in loondienst. Van de Weijenberg: “Dat is een bewuste keuze. Onze juristen zijn de interne specialisten, zij kennen de ‘ins & outs’ van het bedrijf en kunnen dat als geen ander juridische begeleiden. Voor het beantwoorden van zeer specialistische vragen en de behandeling van juridische geschillen maken wij gebruik van externe specialisten.”
Bij het bedrijf in Duitsland werken een paar juristen en in België één. Zij vallen hiërarchisch niet onder Van de Weijenberg, maar zij is wel verantwoordelijke voor het juridische reilen en zeilen in die landen. Daartoe heeft zij wel regelmatig contact met hen.
Management
Mariëlle van de Weijenberg geeft aan dat zij zelf vooral bezig is met haar managementtaken en minder inhoudelijk werkt, hoewel zij uiteraard verantwoordelijk is voor het functioneren van de juristen. Om dit laatste goed te kunnen volgen heeft zij met iedere jurist eenmaal in de maand een gesprek. In dat gesprek kan alles ter sprake komen, zoals de aanpak van bepaalde juridische zaken, het functioneren binnen het team, de communicatie met het bedrijfsonderdeel waarvoor men werkt, opleidingen etc.
Daarnaast zitten de juristen op regelmatige basis bijeen om juridische ontwikkelingen en lopende zaken door te nemen. Van de Weijenberg: “Ik ben voor een grote transparantie, ik vind het belangrijk dat de juristen van elkaar weten wat zij aan het doen zijn en hoe zij het aanpakken. Dit is aan de ene kant leerzaam, en aan de andere kant stimuleert het de mensen in het werk.” Ten slotte is Van de Weijenberg verantwoordelijk voor de uitgebreide rapportage van Juridische Zaken aan de Raad van Bestuur die eenmaal per kwartaal plaatsvindt, samen met de financiële rapportage uit de bedrijven.
Kennis en netwerk
Het ambitieniveau ligt hoog. Van de Weijenberg zegt te streven naar een juridische afdeling die behoort tot de top in de branche. Dat begint al bij de selectie aan de poort: een voltooide stage in de advocatuur wordt op prijs gesteld. Dit betekent dat de jurist goed is opgeleid. Voordeel daarbij is ook dat zij het procesrecht kennen, wat handig is bij het aansturen van advocaten in geschillen. Ook worden de juristen geacht een Grotius-opleiding te volgen, de meesten hebben dit inmiddels al gedaan.
Niet alleen aan de verbetering van de juridische kennis wordt gesleuteld, ook niet-juridische kennis is van belang voor het goed functioneren binnen een bedrijf. Zo zullen de juristen dit jaar een cursus finance volgen, speciaal voor juristen ontworpen door de Heijmans Academie. Een deel van de cursus wordt gegeven door Heijmans-medewerkers, een deel door externe docenten. Ten slotte wordt ook af en toe deelgenomen aan seminars bij advocatenkantoren.
Van de Weijenberg stimuleert de deelname aan kennisnetwerken. De juristen zijn actief lid van een of meer organisaties zoals het NGB, de juridische commissies van de branche-organisaties NEPROM (projectontwikkelaars) en Bouwend Nederland (bouwbedrijven), en de Vereniging voor Bouwrecht. Zelf is zij lid van de Nederlandse Associatie van Risk en Insurance Managers (NARIM), The Lighthouse Club Nederland (voor leidinggevenden in de bouwnijverheid) en van het genootschap Legal Leadership Zuid-Nederland, waarin de General Counsels van de bedrijven in Noord-Brabant en Limburg ontwikkelingen op juridisch gebied met elkaar bespreken.
Preferred suppliers
Hoewel het streven is om zoveel mogelijk juridische zaken in huis te behandelen, wordt toch regelmatig gebruikt gemaakt van advocaten en, uiteraard, notarissen. De (her)financieringen van de afgelopen jaren werden vooral behandeld door Femke Bierman van Allen & Overy. Andere corporate aangelegenheden worden begeleid door haar kantoorgenoten Annelies van der Pauw en notaris Gerbrand Visser.
Voor bouw- en vastgoedzaken wordt met advocaten bij verschillende kantoren gewerkt zoals met Sjoerd Rutten bij Simmons & Simmons, David Orobio de Castro bij Stibbe, Marc Wintgens bij AKD, Bas Martens van Banning, Peter Habraken van Houthoff Buruma, Frederik van Nouhuys van het Rotterdamse kantoor Straatman Koster, Paul Severijn van het eveneens Rotterdamse Severijn Hulshof en met Hans Smeekens van Rassers in Breda. Voor incassozaken wordt Heijmans bijgestaan door het gespecialiseerde kantoor Bierens Incassoadvocaten.
De tariefstelling wordt volgens Van de Weijenberg kritisch gevolgd; zo worden voor grote zaken steeds vaker vaste tarieven afgesproken. Ook wordt voor een heel jaar een bepaald tarief vastgelegd. Van de Weijenberg: “Zowel voor de advocaat als voor ons is duidelijkheid over het tarief van belang, vandaar dat we daarover van tevoren afspraken maken.”