In de nieuwe serie Jurist in Bedrijf op deze website laten we bedrijfsjuristen aan het woord over onder meer het delen van kennis door advocatenkantoren en over de interne positie van de bedrijfsjurist. We trappen af met Unilever. In het statige kantoor in hartje Rotterdam praten we met Klaas Evelein, sinds 2005 legal counsel bij Unilever. Voor die tijd was hij advocaat bij Boekel de Nerée en SOLV Advocaten.
Door Sanne van Brunschot
Hoe ervaart Unilever de mate van het delen van kennis door advocatenkantoren?
”We werken met grote kantoren, maar ook met kleine nichekantoren. In Nederland werken we geregeld met De Brauw Blackstone Westbroek en die is goed in het delen van informatie. Het kantoor is er ook erg mee bezig. De kennis van bedrijfsjuristen is generalistisch. Door middel van bijvoorbeeld masterclasses die zij bieden, kunnen we dieper in een onderwerp duiken. Voor kleine advocatenkantoren is het moeilijker om een symposium of iets dergelijks te organiseren, omdat dat kostbaar is. Bij SOLV organiseerden we ook symposia, maar kleinschaliger. Grote kantoren hebben er alle faciliteiten voor.”
Welke informatie is voor jullie interessant?
”Wat wij willen als we om informatie verlegen zitten op de juridische afdeling, is meestal een standaardcontract of juridisch advies. We kunnen bijvoorbeeld bepaalde standaardtemplates van hen krijgen. Verder komt het voor dat advocatenkantoren know-how delen door middel van trainingen, waar we soms heen gaan. Daarnaast bespreken veel kantoren op hun website of via e-mail relevante ontwikkelingen op bepaalde rechtsgebieden met een nieuwsbrief. Dat is prettig, omdat wij vaak niet de tijd hebben om de jurisprudentie bij te houden. Aan de andere kant moet je oppassen niet op te veel verzendlijsten te staan, omdat je anders ‘omkomt’ in de informatieve mailings.”
Is het altijd vanzelfsprekend geweest dat kennis gedeeld wordt?
”Nee, het is echt iets van de laatste tijd. Het delen van informatie is voor advocaten meer bespreekbaar geworden. Ook van onze kant is het een nieuwe mindset om hen te vragen om informatie. Dat heeft ook te maken met de veranderde verhouding tussen bedrijven en advocatenkantoren. Door de crisis zijn bedrijven kritischer geworden. Voor bepaalde rechtsgebieden kiezen we nu misschien eerder voor een nichekantoor. De vanzelfsprekendheid om altijd met dat ene kantoor in zee te gaan, is minder geworden. Klanten zijn meer aan het rondkijken. Ik denk dat advocatenkantoren masterclasses en seminars en dergelijke ook aanbieden om huidige klanten tevreden te houden. Het regelmatig bieden van kennis is een manier om ze vast te houden. Ik vind het iets dat van beide kanten de relatie versterkt. Wanneer beide partijen tevreden zijn, is dat natuurlijk het beste.”
Wat heeft volgens u die veranderde verhouding veroorzaakt?
”Ik denk dat een aantal factoren mee heeft gespeeld in die ontwikkeling. Ten eerste zijn op internet tegenwoordig steeds meer bruikbare bestanden beschikbaar. Advocatenkantoren hebben dan liever dat we een template van hen gebruiken, dan dat we er zomaar ergens een van internet plukken. Daarom staan ze soms zelfs op de website van de kantoren. Als je er dan vragen over hebt, klop je toch bij hen aan. Ten tweede is het delen van kennis ook een service geworden naar de klant, een stukje klantgerichtheid. Omdat de verhouding tussen advocatenkantoor en onderneming tegenwoordig gelijkwaardiger is, kunnen kantoren niet meer afwachten en denken: ‘Ze weten ons wel te vinden’. Omdat advocaten het vervelend vinden om, bij wijze van concurrentie, hun tarieven te verlagen, bieden ze iets extra’s door hun kennis beschikbaar te stellen.
”Waar het, tot slot, wellicht ook mee te maken heeft is dat de laatste tien jaar Angelsaksische kantoren naar Nederland gekomen zijn, zoals Freshfields, Allen & Overy en Bird & Bird. Dat betekent extra concurrentie. Bovendien hebben zij een andere manier van werken en daar moeten de Nederlandse kantoren zich aan meten.”
Iets anders. Denkt u dat niet-juristen van Unilever de legal department wel eens vermijden, bijvoorbeeld om vertraging te voorkomen?
”Nee, persoonlijk merk ik niet dat collega’s ons vervelend vinden. Legal is steeds dichter bij de ‘business’ komen te staan. Bedrijfsjuristen denken tegenwoordig steeds meer vanaf het begin af aan mee en komen niet pas aan het einde met een advies. De business waardeert dat en vindt het prettig dat ze niet nog in een laat stadium op de rem moeten gaan staan. Overigens zijn wij niet zozeer ‘approvers’ bij Unilever, maar adviseurs. We houden werk dus niet per se tegen, maar vertellen wat het risico is. De eindbeslissing ligt bij de business, maar gelukkig wordt er in het algemeen wel goed naar ons geluisterd.”
Hoe denkt u dat het komt dat de juridische afdeling gelijkwaardiger is geworden aan de rest van de business?
”Ik denk dat dat onder meer te maken heeft met het feit dat er steeds meer regelgeving is waaraan voldaan moet worden. Een van de beste voorbeelden daarvan is het mededingingsrecht. Men is zich meer bewust van de gevaren en risico’s van als je daar niet aan voldoet. Onlangs hebben we voor een groot bedrag een schikking getroffen met de Europese Commissie voor gedragingen die ruim zes jaar geleden plaatsvonden. De afgelopen jaren heeft het mededingingsrecht grote prioriteit gekregen. Door middel van trainingen en manuals worden we op de hoogte gehouden van wat wel en niet mag, en bij legal zijn diverse extra mensen aangenomen die zich met deze materie bezighouden. We willen hier geen issues meer mee.
“Verder speelt volgens mij mee dat alles en iedereen- en dus ook wij – door het internet en nieuwe media veel meer in de gaten worden gehouden. Als er iets mis is met een product, reclame of promotionele actie, wordt dat direct opgepikt en ontstaat er meer negatieve aandacht dan vroeger. Daarnaast wordt het ‘spel’ met de concurrentie steeds harder gespeeld. Als een product van een ander bedrijf bijvoorbeeld op ons product lijkt, doen we daar nu eerder iets tegen. Ook ‘challengen’ we meer: als een concurrent bepaalde eigenschappen voor haar product claimt, bekijken we die nauwkeurig. Als we twijfelen of de claims wel kunnen worden aangemaakt, willen we daarvan bewijs zien.
“Ook is men zich meer bewust van de financiën. Vroeger werd er bij een geschil vaker omwille van de relatie gezegd: ‘Laat maar zitten, daar komen we wel uit’. Nu gaan we meer achter ons geld aan. Dit zorgt er ook voor dat men aan de voorkant ook vaker toch iets op papier wil hebben, en dat zorgt weer voor extra werk.”
Hoe ziet het ‘dichter bij de business staan’ er in de praktijk uit?
”We hebben nu dagelijks minimaal één persoon van de juridische afdeling op de ‘Brug’ [de tweede Rotterdamse locatie van Unilever aan de Maas, waar de Benelux organisatie gevestigd is, red.]. Door er aanwezig te zijn, zijn we makkelijker benaderbaar. We zitten dan fysiek tussen de business. Daardoor gaat het voor ons ook meer leven, en dat is nodig om praktisch en to-the-point advies te geven. De Brug is ook zo gebouwd dat mensen meer door elkaar heen lopen. Het heeft maar vier verdiepingen, maar wel hele grote. Er zijn geen gesloten deuren en overal zijn trappen, zodat je makkelijk van de ene naar de andere verdieping loopt. Iedereen komt zo meer bij elkaar en leert elkaar makkelijker kennen. Zelfs de Board zit niet in aparte kamers. Door ook vaker presentaties te geven, laten we zien dat we er zijn en onderhouden we relaties. Als je het zo bekijkt zou je kunnen zeggen dat wij intern de business tegenwoordig opzoeken, net zoals advocaten door middel van symposia en dergelijke contact zoeken met de cliënt.”
Dit interview is de eerste in de serie Jurist in Bedrijf. Wilt u ook eens met ons van gedachten wisselen over deze onderwerpen, laat het dan weten via redactie@bedrijfenjurist.nl. Wij komen dan graag eens langs bij uw bedrijf.