Mede in aanvulling op het voorgaande artikel: Computerworld vertaalde een artikel van Philip Lieberman (Lieberman Software) over de vijf gouden regels bij outsourcen. Het artikel gaat specifiek over het outsourcen van IT, maar de aanbevelingen lijken ook van toepassing op het outsourcen in andere gebieden, waaronder juridisch werk.
IT-outsourcing kan de organisatie belemmeren op manieren die men van tevoren niet zou verwachten. Het plan moet een change management module bevatten en in detail duidelijk maken aan het personeel hoe een soepele overgang te maken. Vergeet ook niet de klanten over de overgang te informeren.
Er circuleren veel horrorverhalen over uitbesteden van IT. Die verhalen lopen uiteen van corrupte managers met belangenverstrengeling – zoals serviceproviders die een kickback van hun kantoorverhuurder ontvangen over de gehuurde ruimte – tot projecten die kapot gaan aan grote verliezen. Je komt in aanraking met projectteams die goed zijn op het moment dat de overeenkomst start, maar waarvan driekwart na een maand is doorgestroomd naar een ander project.
Men moet vooraf de geschreven plannen van de outsourcer kunnen inzien, vooral het gedeelte over crisismanagement. Kijk of er genoeg budgetten gereserveerd zijn voor de aanschaf van software om operationele efficiency te verbeteren en de beveiliging te garanderen. Zorg dat het niet aantrekkelijk voor de partner is om efficiency verbeterende software tools links te laten dingen, zodat ze meer uren in rekening kunnen brengen. Sta het ook toe dat tools die productiviteit bevorderen worden toegelaten. Laat de vos het kippenhok niet bewaken.
Outsourcing is niet voor doetjes, want als het fout gaat, ontaardt het vaak in een catastrofe. Bedrijven die outsourcing-horror hebben meegemaakt, hebben twee zaken gemeen: ze waren niet goed voorbereid op de nieuwe relatie en ze hebben onvoldoende gecommuniceerd toen het project eenmaal onderweg was. Outsourcers met een bewezen staat van dienst in het leveren van kwaliteitsdiensten in een (soort)gelijke branche, hebben een streepje voor op anderen.
Om goed om te kunnen gaan met beveiligingsvraagstukken, dient er een plan klaar te liggen over de vraag hoe gereageerd wordt op bedreigingen en met welke hard- en software compliance en security wordt verbeterd. Laat de outsourcer niet zijn eigen tools uitkiezen. Zij kiezen namelijk eerder tools die voor hen winstmaximaliserend zij, en niet per definitie ten goede komen aan de beveiliging. De toekomst is niet te voorspellen: biedt ruimte om de plannen aan te passen vanwege het constant veranderende beveiligingsklimaat.
Ken de financiële status, compliance standaarden, geschiedenis en auditpunten van de outsourcer. Wanneer je outsourcer ervaring heeft met defensie en overheid, is dit een goed teken omdat u hiermee weet dat de partner kan voldoen aan strenge veiligheidseisen.
De outsourcer moet in staat zijn documenten over standaarden en beleidsregels te kunnen overleggen, zodat u weet hoe ze omgaan met typische en atypische bedreigingen. Ze moeten aan kunnen tonen dat ze met beveiligingsspecialisten werken met gecertificeerde expertise, die ervaring hebben met meerdere beveiligingsproducten van verschillende leveranciers. De outsourcer moet faciliteiten, processen en procedures kennen die door een externe audtor gevalideerd en gecertificeerd zijn.
Kies goede en ervaren experts om systemen te implementeren. Het uitbesteden van arbeid kan een geschenk zijn met de juiste implementatie. Weet welke waarde de outsourcer kan toevoegen aan de organisatie en hoe snel dit kan gebeuren.
Dit zijn de vijf gouden regels van Lieberman. “Ik blijf van mening dat uitbesteden vanwege de kosten een gotspe is omdat je klanten opzadelt met de slechtst denkbare support tegen de laagst mogelijke kosten. Uitbesteden uit kostenoverwegingen maakt een bedrijf zwak, maakt het kwetsbaar voor nieuwe bedreigingen en sluit kansen uit. Aan de andere kant is het mogelijk om outsourcing te gebruiken om uniek talent te benutten dat anders niet beschikbaar zou zijn, of waarbij het niet zou lonen om intern op te leiden. Outsource wanneer je expertise erbij kunt krijgen (via het contracteren van specialisten) in plaats van verliezen (door het weggaan van loyaal personeel).”