Een geschil bij de rechtbank tussen een advocatenkantoor en de gemeente Amsterdam over een zoekgeraakte aanvraag voor bijzondere bijstand, levert een harde les op voor dit kantoor: zorg dat de verzendadministratie van poststukken op orde is, om handmatige fouten zoals in dit geval te voorkomen.
Het betreffende kleine advocatenkantoor bezorgt namens cliënten wekelijks tientallen aanvragen – in het kader van de Participatiewet – in de brievenbus van Stadsloket Oost, bestemd voor de sociale dienst. Digitale formulieren versturen of persoonlijk afgeven bij de balie is te tijdrovend, stelt het kantoor opvallend genoeg, met het oog op de bezuinigingen op de gefinancierde rechtsbijstand.
In het voorjaar van 2019 ontstaat een geschil als de sociale dienst volgens het advocatenkantoor te laat beslist op een aanvraag voor bijzondere bijstand. De sociale dienst heeft deze aanvraag echter helemaal niet ontvangen, luidt het verweer van de gemeente Amsterdam. Onmogelijk, denkt het kantoor, dat hierom naar de Amsterdamse rechtbank stapt. Voor de behandeling van het geschil bekijkt de rechter meer aanvragen en de bijbehorende poststukken van het advocatenkantoor.
Het verzendsysteem van de advocaat is weliswaar handmatig, maar waterdicht, vindt het kantoor. Het lijkt echter evengoed tijdrovend te zijn. Een medewerkster geeft als voorbeeld het aanleveren van veertig tot zestig stukken c.q. aanvragen per week. De korte versie van de werkwijze: zij verwerkt de te versturen poststukken dagelijks aan het einde van de werkdag, maakt kopieën en voorziet ze van kenmerknummers. Uiteindelijk gaat alle post in een zak en doet ze de enveloppen persoonlijk in de brievenbus van de sociale dienst. Daarbij maakt ze steeds foto’s van de waaiers van enveloppen, die ze naar het advocatenkantoor mailt. De medewerkster fietst pas weg na controle dat de zak leeg is. Eenmaal terug op kantoor werkt ze de verzendadministratie bij, onder meer op basis van de gemaakte foto’s en kopieën.
De gemeente Amsterdam blijft erbij: de aanvraag waar te laat op zou zijn beslist, is nooit aangekomen. Bovendien vindt het stadsbestuur het beschreven verzendsysteem bepaald geen garantie dat alle aanvragen van het kantoor goed binnenkomen. De Rechtbank Amsterdam is het hiermee eens, zo blijkt uit een beslissing van begin maart. Het advocatenkantoor maakt immers geen gebruik van een geautomatiseerd, maar van een handmatig proces, wat kan leiden ‘tot meer risico’s op fouten voor wat betreft de vastlegging van gegevens’. Zeker als één persoon alle handelingen verricht, zoals in dit geval.
Risico op fouten te groot
“Zij doet de brief in de envelop, biedt de envelop aan ter deponering en registreert alle handelingen,” concludeert de rechtbank. “Zij wordt niet gecontroleerd door een collega. Er zijn geen andere controlemomenten ingebouwd in het proces om het risico op fouten te verkleinen of zelfs op te merken.” Bovendien blijkt de medewerkster een nadere procesbeschrijving voor de post dat het kantoor had opgesteld, niet te kennen.
Nu twijfelt de rechtbank niet aan haar integriteit, maar de handmatige registratie in combinatie met te weinig controle maken het risico op fouten te groot. Er is daarom geen sprake van een ‘deugdelijke verzendadministratie’. De rechtbank wordt gesterkt in dit oordeel doordat er meer fouten zijn geconstateerd bij de andere onderzochte poststukken. In meerdere gevallen ontbraken een datumstempel of de kenmerknummers. En op een van de foto’s stonden minder enveloppen dan er waren bezorgd.
Zodoende kan niet worden aangenomen dat de gemeente Amsterdam de aanvraag waarmee deze zaak begon, goed moet hebben ontvangen, aldus de rechtbank. Daarom krijgen advocatenkantoor en cliënt ongelijk, en hoeft de gemeente geen dwangsommen te voldoen wegens een te late behandeling van de aanvraag voor bijzondere bijstand.
