Notariskantoren mogen meedoen aan de HEMA Notarisservice: de online werkwijze is niet in strijd met tuchtrechtelijke regels. Dat heeft de Kamer voor het Notariaat donderdag bepaald. Wel is de geheimhoudingsplicht in het geding, vindt de tuchtrechter: gegevens van cliënten komen namelijk nu nog op de server van HEMA terecht.
Door Joris Rietbroek
De KNB had de tuchtzaak tegen de HEMA Notarisservice aangespannen, met een Amsterdamse notaris als voorbeeld, waarbij de beroepsvereniging expliciet uitspraak wenste over de legitimiteit van de dienst. En deze service is legitiem, oordeelt de Kamer voor het Notariaat. De reeks handelingen waarbij een cliënt via de HEMA-website online enkele vragen beantwoordt, checkt of zijn situatie geschikt is voor een standaardakte en een notaris uitkiest, ‘is op zichzelf niet in strijd met de tuchtrechtelijke normen.
Wel heeft de Kamer enkele kanttekeningen. HEMA zou op de website nadrukkelijker moeten vermelden dat de cliënt zijn geld terugkrijgt als achteraf blijkt dat toch de ‘verkeerde’ akte is gekozen. Dit hangt samen met de vereiste nauwkeurigheid van de notaris, die zich er ‘zorgvuldig van moeten vergewissen dat de cliënt de vragen goed heeft beantwoord en hij zal ook moeten nagaan of de standaardakte voldoende aansluit bij de situatie en de wensen van de cliënt.’
Geheimhouding onvoldoende gewaarborgd
Daarnaast oordeelt de tuchtrechter dat de geheimhoudingsplicht van de notaris toch onvoldoende gewaarborgd is, omdat de gegevens van cliënten worden bewaard op de server van HEMA, niet van de notaris. Uit de uitspraak: “De gegevens die aan de website van de HEMA worden toevertrouwd, vallen niet onder de reikwijdte van de geheimhoudingsplicht van de notaris. De gegevens worden immers niet aan de notaris verstrekt, en op het moment dat de gegevens worden verstrekt is daar nog geen concrete notaris bij betrokken. Cliënten worden daar niet voor gewaarschuwd.”
Zodoende wordt aan een belangrijke voorwaarde niet voldaan: cliëntgegevens mogen alleen op een door notarissen beheerde server worden opgeslagen, en dat is bij de HEMA Notarisservice kortom niet het geval. Op dit moment kunnen ook medewerkers van de winkelketen in principe toegang krijgen tot dergelijke gegevens. Dit kan worden opgelost met een aparte server, stelt de Kamer, die wordt beheerd door de deelnemende HEMA-notarissen.
Dit is reden voor de Kamer om de klacht van de KNB op dit punt gegrond te verklaren. Een maatregel acht zij niet nodig, omdat er wel degelijk maatregelen zijn genomen om de cliëntgegevens te beschermen. HEMA krijgt drie maanden om de dienstverlening op dit punt aan te passen.
Zorgplicht
Wat betreft de zorgplicht van de HEMA-notaris, waar de KNB de voornaamste zorgen over zegt te hebben, gaat de Kamer er bij gebrek aan een concrete casus ‘vanuit uit dat de notaris voldoende zorg heeft betracht en informatie (Belehrung) heeft verleend aan cliënten die zich bij hem via de HEMA-website hebben gemeld.” Bovendien is ‘niet aannemelijk geworden dat de notaris bij het meewerken aan de HEMA notarisservice werkt tegen een tarief dat andere notarissen ‘uit de markt prijst’.
De prijzen van ‘de standaardakten voor standaardgevallen’ – 125 euro – zijn kortom niet zo laag dat de notaris om die reden niet aan de HEMA Notarisservice zou mogen deelnemen. Om de simpele redenen dat ieder ander notariskantoor met een soortgelijke dienstverlening als die van HEMA op de proppen zou kunnen komen. Daarnaast verleent de HEMA ‘diensten aan de aangesloten notarissen; wat de notarissen aan hen betalen is een vergoeding daarvoor en die is niet zo hoog dat daarnaast sprake is van een provisie.’
KNB in hoger beroep
De KNB maakt zich ondanks deze uitspraak immer zorgen over de kwaliteit van de zorgplicht van de deelnemende notarissen en laat in een reactie weten in hoger beroep te gaan. “Wij zijn blij dat de Kamer haar klacht over de geheimhoudingsplicht gegrond heeft verklaard. Wel gaat de KNB in beroep tegen de uitspraak, omdat zij van mening is dat het hier om een principezaak gaat waarover ook het Hof (de hoogste instantie in het notariële tuchtrecht) zich moet buigen.”
Woordvoerster Nora van Oostrom voegt toe: “Wij willen 100% zekerheid over wat toelaatbaar is. Alleen de uitspraak van de Kamer geeft die zekerheid niet; er is immers nog een beroepsmogelijkheid.”
De uitspraak van de Kamer voor het Notariaat is hier te lezen (PDF).