In deze barre tijden is het voor ons bedrijfsjuristen belangrijker dan ooit om enerzijds toegevoegde waarde aan te tonen (teneinde aan bezuinigingen zoveel mogelijk te ontsnappen), anderzijds een optimale mix van inkopen en zelf doen te kiezen en te verdedigen. Over die toegevoegde waarde komen we ongetwijfeld de komende maanden nog wel te spreken. Vandaag zou ik de relatie met de advocatuur aan de orde willen stellen.
Bedrijfsjuristen hebben in het laatste kwartaal van 2008 aan een aantal interessante enquêtes meegedaan. Resultaten daarvan zijn onder meer gepresenteerd bij Eversheds (het onderzoek vericht door Boer & Croon, te downloaden op hun website) en bij Houthoff Buruma (idem). In beide onderzoeken kwam kritiek op de uurtarieven van de ingehuurde advocaten prominent naar voren.
Het moge inmiddels duidelijk zijn: de (managing) partners van advocaatkantoren denken daar wezenlijk anders over. Het bestaande gat zal moeilijk te overbruggen zijn, aangezien alleen onderhandelen over meer of minder geld eigenlijk geen win-win onderwerp is. We moeten niet ophouden met het beheersbaar maken van de uurtarieven, en advocaatkantoren met name blijven vragen om jaarlijkse efficienties door te voeren die leiden tot lagere kosten en tarieven. Tevens zouden wij bedrijfsjuristen veel verder moeten gaan. Ook om die win-win te borgen.
Onderzoek uit met name de Verenigde Staten heeft recentelijk aangetoond dat focus op het uurtarief van de in te huren advocaten noodzakelijk is. Evenzeer zal echter moeten worden gekeken naar de totale toegevoegde waarde die de advocaat levert, zowel in individuele dossiers als in de gehele relatie over een aantal jaren. Een advocaat die in een enkel dossier zwaar “overfactureert” zal (het vertrouwen van) zijn klant snel verliezen! Additionele afspraken zouden kunnen gaan in de richting van het bedrijfsjuristen toestaan om mee te doen met interne opleidingen bij kantoren; het gebruik kunnen maken van modellen, checklijsten en templates; bibliotheekbezoek aldaar; secondments over en weer.
Maar ook wij bedrijfsjuristen kunnen een enorme verbetering bewerkstelligen door veel duidelijker te formuleren wat onze verwachtingen zijn, hoe een advies in onze eigen omgeving optimaal geformuleerd zou moeten worden: zwaar theoretisch met jurisprudentie-analyses? Of pragmatisch, to the point, 1-op-1 door te sturen naar onze interne klant?
Ook zouden we veel duidelijker kunnen afspreken welke advocaten slechts op het dossier mogen werken, en welke goedkeuring nodig zal zijn alvorens onze advocaat anderen mag inschakelen (zowel binnen als buiten zijn kantoor). Het regelmatig vragen om waarschuwingssignalen indien een budget overschreden dreigt te worden, is een andere aanpak die wij als bedrijfsjuristen zouden moeten introduceren teneinde nare verrassingen te voorkomen.
En mocht u nog meer praktische tips en de laatste inzichten willen horen of over deze onderwerpen meepraten, dan hopen we u in de Breitnertoren aan het Amstelplein te Amsterdam te begroeten op de NGB vergadering over dit onderwerp op woensdagmiddag 1 april aanstaande. Graag tot dan! (26 maart 2009)
Roland Notermans, Senior Vice President Philips International – Corp. Legal Department