Hoe voorkomt knowledge manager Mark van Duijvenvoorde dat juridische informatie binnen Baker McKenzie Amsterdam twee keer uitgezocht moet worden? En hoe zorgt hij dat kennis op de juiste manier vergaard, gedeeld en geborgd wordt? “Ik krijg gelukkig alle ruimte voor legal tech oplossingen.”
Van Duijvenvoorde was 21 jaar toen hij na zijn rechtenstudie zelf voor de klas kwam te staan, aan de Hogeschool van Amsterdam. Als praktijkinstructeur hielp hij studenten onder meer met zoek- en documentatievaardigheden. Twee jaar later beheert hij als informatiespecialist bij Baker McKenzie de digitale informatieportalen, zoals Rechtsorde.
En nu, vijf jaar later, is hij als knowledge manager verantwoordelijk voor de bibliotheek en probeert hij in samenspraak met de praktijkgroepen te voorkomen dat medewerkers twee keer hetzelfde werk moeten doen. “Mijn belangrijkste taak is het vangen, herbruiken en opslaan van know how in makkelijk raadpleegbare systemen, zodat onze medewerkers deze kennis ook extern kunnen uitdragen.”
Hoe belangrijk is dat vergaren, delen en borgen van kennis voor Baker McKenzie?
“Onze firma telt 77 kantoren in 47 landen. Daarmee zijn we een van ’s werelds grootste advocatenkantoren. We staan erom bekend dat we op innovatieve wijze cliënten helpen en complexe zakelijke, juridische en fiscale vraagstukken oplossen. Hiervoor is uiteraard veel kennis nodig. Elk kantoor heeft eigen knowledge managers om de kennis te vergaren, delen en borgen, zodat medewerkers wereldwijd er gebruik van kunnen maken. Samen zorgen we dat onze knowhow geborgd is in onze bibliotheek en systemen.”
Ben je niet erg jong voor een knowledge manager?
“Klopt. Ik heb van Baker McKenzie de kans gekregen om deze functie op jonge leeftijd te vervullen. Met mijn studie HBO Rechten wijk ik ook enigszins af van vakgenoten in andere kantoren, die vaak een bibliotheekachtergrond hebben en zo in deze functie terechtkomen.”
Wat merkt de werkvloer van jouw andere achtergrond?
“Ik hoop vooral dat ik vernieuwend ben en dat mijn werk voor collega’s snel en eenvoudig veel kennis oplevert. Ik wil vooral alle juridische informatie die er is zo gestroomlijnd mogelijk binnenhalen en raadpleegbaar maken. Voorheen zou je in mijn functie wellicht een aanwinstenlijst doorploegen en kijken welke boeken interessant zijn voor welke praktijkgroep. Dat doe ik nog steeds, maar daarbij probeer ik ook dicht op parlementaire ontwikkelingen te zitten en voor te sorteren op aankomende wetgeving. Tools zoals Rechtsorde geven ons hele mooie handvatten om in de gaten te houden hoe het parlementaire debat zich ontvouwt. Als de minister iets zegt over bijvoorbeeld turboliquidaties, dan moeten onze notarissen daarvan op de hoogte zijn. Dan wacht ik niet op een boek of artikel erover, maar pak ik ook meteen die brief mee.”
Je zorgt dus voor een frisse blik in de bibliotheek van Baker McKenzie?
“Klopt. Het is in mijn ogen overigens niet of het een of het ander, maar ik denk dat je een bibliotheek maar tot een bepaald niveau kunt doorontwikkelen. Als je er dan met een frisse blik naar kijkt, moet je vooral kijken wat de cliënt er eigenlijk uit wil halen. De kunst is om antwoord te vinden op vragen die hij zelf nog niet heeft. Soms bouw ik daar een tool voor, dus zoek ik meer de legal tech-oplossing. Natuurlijk schaf ik ook nog gewoon materialen aan.”
Zie je jezelf als ‘een nieuwe generatie’ knowledge manager?
“Jawel. Ik zie zeker contrast met mijn tegenhangers bij andere kantoren. Maar ik heb ook veel minder ontwikkeling in bibliotheekland meegemaakt dan zij. Voor mij is voor bepaalde bronnen niet eens duidelijk hoe ze er ergens ooit uit zagen, omdat ik die in de oude verschijningsvorm nooit heb gezien. Ik begrijp natuurlijk dat ik in mijn werk te maken heb met een traditionele beroepsgroep, waarbij een deel van de fee-earners nog veel waarde hecht aan papieren versies en een ander deel juist mee wil in die bibliotheek van de toekomst.”
Hoe zie je de bibliotheek van de toekomst?
“Ik denk aan een hybride vorm, waarin we nog wel papier hebben, maar waar veel meer informatie digitaal beschikbaar komt. Het is een enorme open deur, maar een heleboel kun je gewoon automatiseren. Eigenlijk alles wat je dubbel doet. Dat is ook waar Rechtsorde ons helpt met heel veel content ontsluiten. Zelf ontwikkelen we overigens ook legal tech-oplossingen door legal tools te ontwikkelen. Denk aan complexere beslisboomachtige-technologie. Ik gebruik hiervoor een bestaande app die zich makkelijk laat programmeren; daar hoef je dus geen IT’er voor te zijn. De door mij ingerichte tools kunnen onze advocaten vervolgens gebruiken om de juiste informatie bij cliënten uit te vragen en op basis van de geleverde input laten we er een brief of product uitrollen waarin alle invulvelden dankzij de tool op maat zijn ingevuld.”
Dat klinkt inderdaad vernieuwend.
“Ja, eindelijk hebben we de stap gemaakt waarbij je geen IT’er tussen jurist en kennismanager meer nodig hebt. Dat was soms lastig omdat zowel de IT’er als de advocaat een eigen taal spreekt en zij elkaar soms slecht verstaan. Nu zetten we de advocaat zelf aan de knoppen van onze tools en gebeuren er mooie dingen.”
Heb je een voorbeeld van een door jou gebouwde tool?
“Ja! De employment auditor tool: Robin. Hiermee kunnen we een bedrijf screenen op hoe het arbeidsrechtelijk is ingericht. Normaal ging hier een gesprek met 114 vragen aan vooraf. Nu is er Robin, de employment auditor. Je kunt hiermee het beleid rond arbeidsrechtelijke klachten screenen, documenten uploaden en op basis van het rapport dat eruit rolt een advies of oplossing op maat aanreiken. Ik sluit niet uit dat we Robin uiteindelijk gaan aanbieden in de markt. Het scheelt veel tijd voor onze fee-earners als zij de vragenlijst niet zelf hoeven af te nemen, maar direct een rapport kunnen aanreiken en specialisten meteen mee kunnen laten kijken wat er in bepaalde landen bij de cliënt gebeurt. Met zo’n proactieve benadering maak je echt het verschil.”
Je bent zelf bedreven in het bouwen van legal tech-tools. Hoe kijk jij naar de toekomst met legal tech?
“Ik verbaas me er serieus over hoe kritisch collega’s over legal tech zijn. Een eindgebruiker wil antwoord op zijn vragen, aan ons de taak om dan de antwoorden te formuleren. Baker McKenzie biedt mij allerlei mooie tools om mee aan de slag te gaan. Vaak ben ik direct overtuigd van de potentie. In een van die tools heb ik me een paar dagen verdiept en toen kon ik zelf ook tools op maat bouwen. Laten we ons bezighouden met leuke zaken in plaats van of een digitale of papieren bron hiervoor het meest geschikt is.”
En met leuke zaken bedoel je?
“Tools bouwen die repeterend werk uit handen nemen en die het mogelijk maken om proactief met je cliënten bezig te zijn. En wat voor moeite kost het? Zo’n tool bouw je een keer en een proactieve benadering levert je langdurig goodwill op. Daar kun je toch niet tegen zijn?”
Bezig met juridisch onderzoek en benieuwd hoe snel en gemakkelijk het nieuwe Rechtsorde je daarbij helpt? Neem hier een kijkje voor meer informatie of vraag direct een persoonlijke demo aan. We laten je graag zien wat Rechtsorde voor jouw organisaties kan betekenen.
