Toen advocaten in maart 2020 opeens massaal thuis gingen werken, leverde dit direct communicatieproblemen met de Rechtspraak op. De meeste advocaten hebben immers geen fax in huis. Een noodverordening maakte het mogelijk om via het beveiligde platform Zivver te mailen met de rechtbank.
Nadat communicatieplatform Zivver eind 2019 de aanbesteding won om veilig digitaal communiceren op te zetten voor de Rechtspraak, spraken de partijen af om het project langzaam te gaan uitrollen. Nog maar kort geleden was de stekker uit het KEI-programma getrokken, dus deze nieuwe stap moest voorzichtig worden gezet.
Goud: “En toen kwam Covid. Van langzaam uitrollen kon geen sprake meer zijn: er moest zo snel mogelijk een oplossing komen. Op 9 april vorig jaar werd een noodverordening uitgevaardigd die veilig mailen met de Rechtspraak gelijkstelde aan papieren communicatie. Omdat ons platform onder meer in de zorg al langer werd gebruikt, konden we het direct ook voor de advocatuur inrichten. De techniek is hetzelfde.”
In de eerste maanden van de lockdown werkten Goud en zijn team nauw samen met de Rechtspraak om alles draaiende te krijgen. Hoewel het systeem van Zivver generiek is, gold voor de advocatuur een aantal aanvullende eisen. Goud: “Authenticatie was een essentieel onderdeel: is de advocaat wie hij zegt dat hij is? Er moest bijvoorbeeld een koppeling komen tussen een account en het BAR-nummer van iedere advocaat.”
Ondanks de tijdsdruk verliep het proces soepel: inmiddels maken meer dan 12.000 advocaten gebruik van het platform. “Blijkbaar was er grote behoefte aan digitaal communiceren met de Rechtspraak. We zijn blij dat we daarin kunnen faciliteren.”
Patiëntgegevens via WhatsApp
Eerder werkte Goud als consultant in de zorg. Met grote interesse volgde hij de ontwikkelingen rond Snowden en de discussies over privacybescherming op Europees niveau. Goud: “In de zorg wordt bijna uitsluitend met gevoelige data gewerkt. Tot mijn verbazing zag ik hoe laks daarmee werd omgegaan. Artsen die patiëntgegevens deelden via WhatsApp, dossiers die zonder wachtwoord werden verstuurd via WeTransfer: privacy was ver te zoeken.” Als Goud vraagt waarom het delen van informatie op die manier gebeurt, zijn de antwoorden altijd hetzelfde: ‘we weten niet hoe het veilig én gebruiksvriendelijk kan’. “Toen dacht ik: ik heb wel een idee.”
In 2015 ziet Zivver het levenslicht. Goud’s missie: organisaties helpen hun data te beveiligen en veilig te communiceren. “Met veilig communiceren bedoelen we dat de informatie alleen terechtkomt bij de persoon waarvoor ze is bedoeld. Uit data van de Autoriteit Persoonsgegevens blijkt dat in Nederland sinds de invoering van de AVG bijna 75.000 datalekken zijn gemeld. Slechts een handjevol van die lekken heeft te maken met e-mailbeveiliging. 95% van de datalekken ontstaat door menselijke fouten, gemaakt voor en na het verzenden van een mail. Zivver helpt die fouten te voorkomen, door naast het versleutelen van data, data ook te herkennen en afwijkend gedrag te signaleren.”
Bewustwording
Goud legt uit dat het systeem informatie in een mail al tijdens het typen classificeert. Om welk soort informatie gaat het – juridische stukken, medische gegevens, persoonsgegevens of financiële data – en naar wie het wordt verstuurd. “Daardoor kunnen we de gebruiker waarschuwen: ‘wees je ervan bewust dat je BSN-nummers gaat delen’. Bovendien herkent het systeem gedragspatronen en relaties. 70% van de fouten bestaat namelijk uit het sturen van mail aan de verkeerde persoon. Als jij elke dag met Rick bepaalde informatie deelt, maar je ineens diezelfde informatie naar Sara wil sturen, vraagt het systeem: klopt dat wel? Datzelfde geldt als je ineens een ander soort informatie met Rick gaat delen, of dezelfde informatie met een andere Rick. Eén van onze belangrijkste doelen is bewustwording, om ervoor te zorgen dat mensen de juiste keuzes maken.”
Uit de advocatuur hoort Goud positieve geluiden over het gebruik van Zivver, dat ook de tweede aanbesteding van de Rechtspraak won. “De meeste advocaten zijn blij dat ze de fax niet meer hoeven te gebruiken. Efficiënter werken betekent een hogere declarabiliteit. En dan gebruiken de meeste advocaten nog de gratis versie: met een betaald account kun je Zivver integreren in Outlook en DMS, waardoor je helemaal geen extra handelingen meer hoeft te verrichten.” Toch zijn advocaten ook kritisch, merkt Goud, kritischer dan artsen bijvoorbeeld. Hij deinst er niet voor terug. Integendeel: “We worden graag scherp gehouden.”
Nog even over die ouderwetse fax: één onderdeel daarvan bleek toch ook in het digitale tijdperk onmisbaar: het klassieke papiertje met verzendbevestiging. Alle activiteit in Zivver wordt gelogd, dus je kunt zien wanneer en door wie de documenten ontvangen zijn. Dat vinden advocaten prettig, merkte Goud.
Snelst groeiend technologiebedrijf
Inmiddels werken er 150 mensen bij Zivver, vorig jaar waren dat er nog 70. Niet voor niets werd het bedrijf in 2020 in de Deloitte Technology Fast 50 uitgeroepen tot tweede snelstgroeiende technologiebedrijf van Nederland. Dat veilig mailen niet alleen in de advocatuur prioriteit heeft, blijkt wel uit het marktaandeel van Zivver. “Op dit moment werkt de helft van alle ziekenhuizen, veertig procent van alle gemeenten en de helft van alle grote verzekeraars in Nederland met Zivver. We zijn het nu ook aan het uitrollen bij verschillende ministeries. Veilig mailen is overigens nog maar het begin, dit kwartaal lanceren we digitaal ondertekenen. Ons doel is om uiteindelijk een breed digitaal communicatieplatform te worden.”
