Filerskeepers, één van de snelst groeiende legal tech-startups van Nederland, brengt iedere mogelijke, internationale bewaartermijn in kaart. Dat is net zo arbeidsintensief als het klinkt. Oprichter Wanne Pemmelaar: “Wij lezen alle wetten van de wereld.”
Of hij voor een kantoorcliënt even een overzicht wilde maken van de bewaartermijnen in alle 78 landen waar de cliënt gevestigd was. Toen Wanne Pemmelaar, destijds privacyrecht-advocaat bij een groot Zuidaskantoor, een paar jaar geleden die vraag kreeg, had hij niet kunnen bedenken waar het veelomvattende verzoek toe zou leiden.
Fast forward naar 2020: met zijn bedrijf filerskeepers bedient Pemmelaar ruim 225 multinationals op het gebied van data retention. Het gros van de 31 medewerkers houdt zich bezig met onderzoek naar internationale bewaartermijnen. Inmiddels hebben ze die al voor 104 landen in kaart gebracht. Pemmelaar: “Wij lezen alle wetten van de wereld.”
Alle wetten van de wereld? Hoe dan?
Pemmelaar: “Nou, je begint bij A en werkt toe naar Z. We zijn tweeënhalf jaar geleden bovenaan begonnen en werken zo alle landen af. Om te voorkomen dat we lost in translation raken, zitten onze medewerkers verspreid over de hele wereld en hebben we veel verschillende talen in huis.
In principe staan alle wetten online, meestal op overheidsportals. In sommige landen zijn de wetten wat moeilijker te vinden en heel soms zijn ze – bizar genoeg – überhaupt niet vrij beschikbaar. Als het moet, bellen we met de minister van justitie van Guatemala. Per land gelden soms verschillende jurisdicties, denk alleen maar aan de VS met vijftig staten.
We lezen niet alleen de wet, maar ook alle subsidiaire wetgeving en richtsnoeren die daaronder hangen. Wat we per land willen weten is: hoe lang moet je data minimaal bewaren, hoe lang mag je het maximaal bewaren en welke verjaringstermijn geldt? Dat laatste is bijvoorbeeld belangrijk om te weten hoe lang je nog betrokken kunt worden in een rechtszaak of nog onderzoek van een toezichthouder kunt verwachten. Al die informatie brengen we samen in overzichtelijke schema’s en integreren we in apps en tools van onze partners.”
Heb je net een land afgevinkt, wordt de wet veranderd. Hoe houden jullie dat bij?
“Zowel met technologie als handmatig checken wij minimaal twee keer per jaar of onze informatie nog klopt. Inmiddels hebben we een sterke userbase van ruim 225 multinationals en verschillende partners, die onze data regelmatig gebruiken. Van hen ontvangen we ook constant feedback. Daarnaast is de wet is natuurlijk voortdurend aan interpretatie onderhevig, dus over de juiste lezing voeren wij intern continu de dialoog. Soms verandert ons inzicht, dan passen we onze informatie aan.”
Waarom zijn jullie begonnen met filerskeepers?
“Ik werkte als wereldwijde privacyrecht-advocaat bij een Zuidaskantoor, toen mij werd gevraagd om voor een kantoorcliënt de bewaartermijnen in kaart te brengen voor alle 78 landen waar de cliënt gevestigd was. Dat bleek uiteraard een enorme klus, die zelfs met hulp van 60 buitenlandse advocatenkantoren, een half jaar later een middelmatig resultaat opleverde. Er zat geen structuur in het onderzoek, waardoor de informatie niet met elkaar vergeleken kon worden en de kwaliteit te wensen overliet. Toen realiseerde ik me dat het inzichtelijk maken van bewaartermijnen geen uurtje-factuurtjedienst zou moeten zijn, maar een schaalbaar product. En omdat dat nog niet bestond, besloot ik het zelf op te zetten.
Inmiddels zijn we tweeënhalf jaar verder en werk ik fulltime aan filerskeepers. We bedienen ruim 200 klanten, waaronder Alibaba, AT&T, Coca-Cola, DHL, Heineken, Philips en Rabobank. En we blijven groeien: zeker nu veel bedrijven grotendeels remote werken, is er meer behoefte aan data governance en risicobeheersing. ”
Waar lopen bedrijven vooral tegenaan?
“Veel bedrijven zijn op het gebied van dataretentie de controle kwijt. Ze hebben drie grote issues. Eén: ze kennen niet alle wetten. Twee: Als ze de wetten wel kennen, moeten ze keuzes maken. Je kunt simpelweg niet voldoen aan al die verschillende termijnen. Een voorbeeld: salarisinformatie moet je in Polen minimaal vijftig jaar bewaren, maar in Nederland na zeven jaar vernietigen. Wat is dan wijsheid? En het derde issue: implementatie van de wet is lastig. Bedrijven hebben tienduizenden systemen waarin ze data opslaan. Bovendien werken ze met zowel gestructureerde databases – personeelsdossiers, archieven – als met ongestructureerde, zoals een mailbox. Zie daar maar eens de juiste bewaartermijnen op toe te passen.
We zien op dit moment geen wetgever meer die zegt: deze gegevens moet je fysiek bewaren. Door de pandemie is papier zo goed als overbodig geworden. Voor toezichthouders is dat trouwens ook fijn: als je een audit doet bij een bedrijf, heb je echt liever een harddrive vol data, dan een stapel dozen en ordners waar je doorheen moet ploegen.”
Wat is jullie doel?
“Onze moonshot is dat we het probleem van dataretentie voor eens en altijd oplossen. Dat kunnen we niet alleen, daarom creëren we een ecosysteem met partners. Daaronder zijn advocaten, consultants en technologiepartners, die niet alleen advies uitbrengen, maar ook praktische en technische oplossingen bieden.
We hebben inmiddels een Application Programming Interface (API), die meerdere applicaties met elkaar laat communiceren. Zo kunnen klanten straks onze bewaartermijnen met hun eigen IT-systemen integreren. Met data governance tooling kun je de bewaartermijnen koppelen aan databases. En met discovery tooling kun je vervolgens al je bewaarde, ongestructureerde data analyseren en labelen, de juiste bewaartermijn toevoegen en data automatisch verwijderen wanneer dat nodig is.
Dat standaardiseren van processen maakt het werk van advocaten ook leuker. In plaats van operationeel, zijn ze veel meer strategisch voor hun cliënt bezig. Inzicht in data biedt naast compliance namelijk ook controle over de koers van het bedrijf. Meten is weten: niet alleen wat je met al die data moet of mag, maar ook wat je ermee kán. Uiteindelijk willen we qua diensten ook verder kijken dan dataretentie. Als we straks alle wetten van de wereld in kaart hebben, ligt de wereld voor ons open.”
