De meeste contracten zijn geen voorbeeld van toegankelijkheid. Schoonmaakbedrijf CSU bewijst dat het anders kan met visuele arbeidsovereenkomsten.
Als elke overeenkomst vormvrij is, waarom zijn de meeste dan zo taai, onleesbaar en daarmee ontoegankelijk voor de gebruikers? Dat moeten ze bij CSU ook gedacht hebben, het schoonmaakbedrijf heeft 15.000 medewerkers met 130 nationaliteiten in dienst, waarvan een flink deel laaggeletterd is. In samenwerking met designers is het bedrijf begonnen met het maken van ‘visuele arbeidscontracten’.
Welkom
“Wij willen dat nieuwe medewerkers zich direct welkom voelen en graag voor ons werken. Met deze stap geven we invulling aan ons inclusieve HR-beleid. Een visueel contract sluit beter aan bij veel van onze medewerkers, doordat zij beter kunnen overzien waar zij voor tekenen,” zegt John van Hoof, voorzitter van de Raad van Bestuur van CSU, bij de lancering van de visuele arbeidscontracten.
Andere mindset
Bij het ontwerp van de contracten is een team betrokken met een HR-specialist, innovatiemanager, designers en een legal counsel. Industrieel designer Lieke Beelen heeft zich na haar technische studie in Delft gespecialiseerd in het maken van visual contracts, die ze samen met collega Jeroen van Diesen ontwierp voor CSU: “Juristen hebben een andere mindset nodig, willen ze deze stap kunnen maken. Zij zijn opgeleid om compleet en correct te zijn, terwijl je als ontwerper in een legal design thinking-proces een half ontwerp al los moet laten om het te kunnen testen. Samen met werknemers en rayonmanagers van CSU zijn we nu ons prototype aan het testen en verbeteren.”
Juridisch perspectief
Legal counsel Renate Kerkhof moest soms even slikken tijdens het maken van de contracten, geeft ze toe, maar ze is tevreden over het resultaat: “Het begon met de vraag ‘kunnen we de arbeidsovereenkomst vriendelijker en begrijpelijker maken qua vorm en inhoud?’.
Vervolgens hebben we bekeken aan welke wettelijke regels moet worden voldaan. Vanuit juridisch perspectief let je op al je woorden en op de punten en komma’s, maar dit moest simpel en begrijpelijk blijven. Ik wilde het wel juridisch overeind houden, want als er gedoe van komt en er onduidelijkheid is over de inhoud, moet ik dat bij de rechter verantwoorden. Dat is gelukt, en dit is een mooi document waarmee de collega’s zich welkom voelen en veel beter snappen waar ze voor tekenen.”
Empathie
Of het nou de privacyverklaring van Facebook is, een NDA, of een arbeidscontract; volgens designer Beelen worden ze een stuk toegankelijker als de opsteller de behoefte van de eindgebruikers goed kent. De methode die zij daarvoor gebruikt is legal design thinking. “Het gaat ook echt om dat woord ‘thinking’, het is een andere manier van denken,” licht Beelen toe. “Centraal in legal design thinking staat ‘empathie’: echt begrijpen waar de gebruiker van het document behoefte aan heeft.” Beelen verwijst naar een toegankelijk opgestelde NDA voor Airbus. Daarmee wil de multinational startups het vertrouwen geven om met hen samen te werken aan innovatie, op basis van een goed te begrijpen NDA.
Tony Chocolonely
CSU is niet het eerste bedrijf dat visuele contracten maakt, Advocatie publiceerde al eerder over comic contracts van de Zuid-Afrikaanse advocaat Robert de Rooy, die arbeidscontracten maakt in de vorm van stripverhalen. De Nederlandse advocaat Daniël Maats was vorig jaar betrokken bij de vernieuwende contracten van Tony Chocolonely. Designer Beelen benadrukt dat visuele contracten meer impact hebben dan een mooi design: “Op persoonlijk niveau worden gebruikers sterker, de contracten dragen bij aan eerlijker zakendoen, ze geven meer toegang tot het recht en dragen bij aan een inclusievere samenleving.”
