Het was nooit het doel, maar met de krachtenbundeling van Westport Notarissen en Hermans & Schuttevaer Notarissen onder de naam Westvaer, is per 1 januari in één klap het grootste zelfstandige notariskantoor van Nederland ontstaan. De fusie van de twee kantoren was belangrijk, zeggen managing partners Jean-Paul Bolhaar en Lars Boellaard.
Westvaer biedt haar diensten aan op het gebied van het ondernemingsrecht, vastgoed en familie- en erfrecht. Met de krachtenbundeling in Westvaer brengen beide kantoren al hun expertise samen in één organisatie. Daar werken dertien notarissen en ongeveer 170 medewerkers, op locaties in Amsterdam,
Rotterdam, Utrecht en Westland. De schaalvergroting was nodig om de ambities van het nieuwe kantoor waar te maken, namelijk vooroplopen in een veranderende wereld. “Dat we daarmee het grootste notariskantoor van Nederland zijn, dat overkomt je”, zegt Boellaard. “Het was nooit een doel op zich. Nu we zoveel groter zijn, kunnen we inhoudelijk dichterbij de cliënten staan. En er is in het westen van het land altijd wel een kantoor in de buurt.”
Verrassing
Volgens Bolhaar was de fusie voor sommige concullega’s wel een verrassing. “Zeker de grootte die we nu hebben en de argumenten die we koppelen aan onze fusie, kwamen voor sommigen onverwacht. Maar we worden gedwongen om na te denken om het anders te gaan doen. Er zijn steeds minder notarissen in ons land, terwijl de bevolking toeneemt, net als het aantal ondernemers. Dat is een uitdaging die we als beroepsgroep moeten oppakken. En dat lukt niet in een kleiner verband. We moeten relevantie houden als beroepsgroep.”
Dat betekent ook aantrekkelijk blijven als werkgever, zodat mensen ook in deze beroepsgroep willen blijven werken, gaat hij verder. “We hebben nog steeds een tekort aan kandidaat-notarissen vanuit de opleidingen. Ik denk dat er ook straks ook een ander slag kandidaat-notaris nodig is, zeker als je kijkt naar hoe data steeds meer een rol speelt in ons werk. Dat alles vergt echt om een hele andere manier van kijken, doen en acteren.”
Boellaard noemt twee redenen waarom de fusie nodig was. “We kunnen extern kijken. De wereld verandert natuurlijk ongelooflijk snel. Denk aan digitalisering of de steeds veranderende regelgeving. Ook een belangrijke verandering in de externe omgeving is dat het vinden van de juiste arbeidskrachten, medewerkers, heel lastig blijkt. Wij denken dat wij met de grote organisatie die Westvaer nu is op al die ontwikkelingen een beter antwoord hebben, dan afzonderlijk van elkaar.”
Een fusie uit kracht
“De fusie is er dan ook eentje uit kracht”, gaat Boellaard verder, “niet uit noodzaak. De fusie brengt meer mogelijkheden mee om te innoveren, zowel als juridisch dienstverlener, als platform van professionals en als werkgever. Wij hebben een overtuiging dat het notariaat deze kant op moet en wij wachten niet. Wij
omarmen de innovatie, het ondernemerschap en de rechtszekerheid waar een notaris voor staat en dat willen wij op een moderne manier vormgeven. We zijn ervan overtuigd dat dit in een groter verband kan en moet.”
“Als we blijven werken zoals we het nu doen, gaan we het niet redden”, vult Bolhaar zijn nieuwe partner aan. “We zullen moeten veranderen. Dat kun je ook breder voor het hele notariaat zien. Al die veranderingen hebben als gevolg dat de cliënt dat ook van ons vraagt. Hier willen we aan tegemoet komen door te innoveren en te digitaliseren. We willen als Westvaer toonaangevend én bepalend zijn voor onze beroepsgroep. We zien, merken en voelen dat onze cliënten dat ook van ons verlangen. En we kunnen niet voldoen aan wat ze van ons vragen, als we doorgaan met hoe we nu werken. Dat zie je op alle rechtsgebieden, van personen- en familierecht, ondernemingsrecht tot het vastgoed.”
Menselijk kapitaal
Dankzij de schaalvergroting kan Westvaer beter investeren in het menselijk kapitaal. Medewerkers krijgen meer mogelijkheden binnen de organisatie, kunnen zich specialiseren op andere thema’s, meer verdiepen op inhoud en verbreden op vaardigheden. Dat is het voordeel van een grotere organisatie, volgens Boellaard. En dat is ook weer belangrijk om mensen te behouden en aan te trekken, gaat Bolhaar verder. “Wil je interessant blijven als werkgever dan zul je op een andere manier moeten kijken naar hoe je mensen kan laten ontwikkelen. Daarom zetten wij meer in op zowel persoonlijke als professionele
ontwikkeling van onze mensen. Dat is essentieel.”
Daar is Boellaard het mee eens. “Zij moeten het werk doen en zich dus prettig voelen in onze organisatie. We willen als organisatie niet de cultuur van een Zuidas-kantoor krijgen, maar gewoon puur blijven, zoals wij nu zijn.”
Boellaard denkt daarbij vooral aan ontplooiing en aandacht voor work-life balance. “We hebben natuurlijk met de fusie een enorm drukke tijd achter de rug, maar we hebben hier veel aandacht voor en we werken er keihard aan. Daarom hebben we een recruiter aangenomen, geïnvesteerd in systemen om te volgen hoe mensen zich voelen en ontwikkelen en hebben we aandacht voor een goede HR-afdeling. Daarbij
geven we invulling aan de arbeidsrelatie door moderne voorwaarden te bieden, denk hierbij aan de workation of een regeling om een sabbatical op te nemen. Zulke regelingen kunnen we nu bieden omdat we de schaalgrootte daarvoor hebben.”
Dynamiek van de samenleving
Want hoe groter de dynamiek in de samenleving, hoe groter de behoefte aan professionaliteit en rechtszekerheid”, stelt Boellaard. “Met deze krachten bundeling wil Westvaer inspelen op de dynamiek van de samenleving, op veranderingen. De complexiteit van de samenleving wordt steeds groter. Sla de krant maar open. De regelgeving neemt toe, de eisen aan klantonderzoeken zijn bijvoorbeeld enorm toegenomen en daarnaast brengt digitalisering naast kansen ook de nodige bedreigingen met zich mee. Daar moet je ook een antwoord op hebben. Wij denken niet in zorgen, maar in oplossingen. Maar dan moet je wel bewegen. De verwachtingen ten aanzien van het notariaat zijn immers de laatste decennia enorm toegenomen.”
Het speelveld van de notaris word steeds breder, het werk steeds complexer en het vak steeds uitdagender, gaat hij verder. “Als Westvaer willen we hoogwaardig juridisch werk leveren. Dat doen we op een persoonlijke manier. Persoonlijk waar het hoort. Digitaal waar dat kan. Zo blijven we dicht bij de klant staan en doen we wat er écht toe doet: die klant bijstaan en helpen met de oplossing waar hij of zij mee verder kan.
Digitalisering
Want ook in het notariaat is digitalisering steeds belangrijker geworden. Het gebruik van data en het combineren van datastromen, is niet meer tegen te houden, stellen beide managing partners. “Je kunt op je vingers natellen dat dit er komt”, aldus Boellaard. “Wij steken niet onze kop in het zand, maar gaan er juist proactief mee aan de slag om er een rol in te kunnen spelen. Om die datastromen beter begrijpen, te valideren en de rol te blijven pakken die we nu hebben, moeten die data wel kloppen. Dat is een verandering waar we voor staan. Een deel van het notariaat loopt daar niet meteen in voor, deels omdat de notaris niet kan overzien wat het betekent. Ik zeg niet dat wij alle wijsheid in pacht hebben, maar we gaan discussie erover niet uit de weg.”
Bolhaar is bijvoorbeeld al sinds het begin betrokken bij BIM Legal, een nieuwe manier van registratie van vastgoed in de openbare registers. “Daarin koppelen we juridische data aan een datamodel, zodat je driedimensionaal door een gebouw kunt lopen. In dit model kun je dan elementen aanklikken zodat de
juridische informatie of de juridische status ervan zichtbaar wordt. Het hele proces van de keten willen we op een andere manier gaan vormgeven. Van het ontwerp van het model tot de verkoop en levering van het vastgoed. Daar horen bijvoorbeeld ook datakoppeling en onderhoud bij.”
Ook Bolhaar ziet het werk van de notaris veranderen. “Het werk schuift op naar een hele andere, meer intensieve rol. Dat zien we al terug bij BIM Legal. Met al die veranderingen zoals digitalisering, wat zal de rol van de notaris blijven? Je ziet dat het notariaat altijd toch een beetje terughoudend is.”
Van akte passeren naar data beheren, noemt Boellaard de nieuwe rol van het notariaat. “Akten zijn dode letters in een pdf-formaat waar we niks mee kunnen, terwijl wij op een zee van data zitten die wij kunnen verrijken en valideren. Als we die stap zetten in het denken, heeft het notariaat natuurlijk een enorme toekomst, met heel veel werk.”
Een verbindende rol
Misschien kunnen notarissen wel de meest digitale beroepsgroep worden, stelt hij dan ook. “We zijn de hele dag bezig met het aan elkaar knopen van data. Of het nu om de basisregistratie van personen gaat van de gemeente, data vanuit de Kamer van Koophandel of het Kadaster of uit het huwelijksgoederenregister. Alles heeft met data te maken. Waar we nu nog de data ergens naartoe brengen, zouden we als notaris eigenlijk de plek moeten krijgen van beheerder van een verbindend platform.”
Deze rol zou het notariaat volgens Bolhaar en Boellaard dan ook moeten opzoeken, al is ze daarbij wel afhankelijk van wetgeving, de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie en andere stakeholders. “Je ziet het al in de rol die we aannemen”, stelt Bolhaar. “Vaak zijn we de spin in het web bij een transactie. Dan is het ook logisch dat je de spin in het web bent als het gaat om databeheer.”
Boellaard: “Met elkaar kunnen we dat gesprek aangaan en laten zien dat er ook partijen zijn die geloven in de toekomst van het notariaat en de rechtszekerheid op de moderne manier.”
Klantenreis
Digitaal waar het kan, persoonlijk waar het hoort, is dan ook het motto van het nieuwe kantoor. Door digitaal te werken op bepaalde onderdelen kunnen de notarissen dichtbij de klant komen. Maar het persoonlijke staat voorop.
Bolhaar: “We zien nadrukkelijk dat kandidaat-notarissen van begin tot eind betrokken zijn bij een klant, bij een dossier. Je bent zelf, als je daartoe capabel bent natuurlijk, verantwoordelijk voor de hele klantenreis. Van de intake tot het passeren van de akte. We willen ook meer de opdrachtgever-opdrachtnemer relatie stimuleren. Zeker bij grotere klanten zijn we inmiddels meer een partner en trekken we samen op. Dat werkt zo ontzettend fijn en dat geeft zoveel meer dynamiek, dat de aantrekkelijkheid voor mensen om
op die manier samen te werken groter wordt.
Je komt bijvoorbeeld bij een cliënt binnen en wordt herkend. Men zegt daar dat het lijkt alsof wij gewoon
collega’s van elkaar zijn. We weten elkaar makkelijk te vinden. Dat komt omdat we veel investeren in de relatie met cliënten en medewerkers. Dat werkt gewoon fantastisch. Dan kan de relatie ook een stootje hebben. Je bent ook bereid om een stap verder te zetten voor elkaar. Je snapt elkaar, je begrijpt elkaar en dat werkt gewoon enorm goed. Dat partnerschap is ook echt een vraag vanuit de client.”
Door de geografische spreiding van de vier kantoren kan Westvaer ook aan die vraag voldoen en echt fysiek dichtbij de cliënten zijn. Ook kan ze nu een ander soort cliënten bedienen, zoals projectontwikkelaars, maar dat kan Westvaer ook met haar dochterondernemingen. Een voorbeeld daarvan is Executeursdiensten, dat voor vele goede doelen nalatenschappen afwikkelt. “Het aanbod dat wij onze klanten kunnen aanbieden wordt sterker en beter: geografisch, qua personele samenstelling en qua expertise dat we kunnen inzetten.”
Geen verrassing
De fusie was eigenlijk een logische stap. Westport Notarissen en Hermans & Schuttevaer Notarissen werkten voorheen ook al veel samen en Bolhaar en Boellaard ontmoetten elkaar al regelmatig, spraken veel met elkaar, deelden gedachten. Bolhaar: “Je ziet op een gegeven moment dat je veel gelijkenis hebt en eenzelfde visie op de toekomst. Dan is het inderdaad een logische keuze om de krachten te bundelen. Omdat dit echt een fusie uit kracht is, niet uit noodzaak, heeft dat de vertaalslag intern zo mooi gemaakt. We hebben gezegd dat we deze stap maken vanuit de kracht, met een bepaalde filosofie waarmee we ons willen verankeren in de toekomst, waarin een hele centrale rol willen gaan spelen. Het was een no-brainer.”
Voor de medewerkers van beide kantoren was de aankondiging van de fusie dan ook niet echt een verrassing, vertelt Boellaard. “We hadden een keer een gemeenschappelijk feest en daar werd al de grap gemaakt van dat we de fusie maar bekend moesten maken. We hebben de medewerkers er vanaf het begin nauw bij betrokken, bijvoorbeeld met medewerkersbijeenkomsten. Dat waren inspirerende bijeenkomsten, waar we elkaar hebben leren kennen, besproken hebben wat we gaan doen.”
Een van de grootste uitdagingen van de fusie was verder om twee grote organisaties aan elkaar te knopen met één ICT-omgeving. Data en werkprocessen moeten op elkaar worden afgestemd. Inmiddels staat die omgeving en is Westvaer een feit. Over vijf jaar hoopt Boellaard dat Westvaer gezien wordt als
hoogwaardige juridische dienstverlener, die oog heeft voor cliënten, medewerkers en samenleving, innovatie heeft omarmd en rechtszekerheid op een moderne manier vormgeeft.
Uitgebreide interviews en de complete Stand van de Advocatuur en het Notatiaat kan je lezen in de nieuwste editie van Advocatie Magazine, dat grotendeels in het teken staat van De Stand. Klik op de cover om het magazine te lezen.
