Eind december worden de meeste bv’s opgericht, wat notarissen veel werk oplevert: aanpoten dus. Niet voor niets dat veel kantoren ervoor kiezen om afscheid te nemen van het papieren aandeelhoudersregister. Voor notarissen die alle nieuwe bv’s in januari nog in een digitaal aandeelhoudersregister willen invoeren, is het nog niet te laat.
Een manier om over te stappen van analoog naar digitaal is het digitale aandeelhoudersregister Evidend. Met Evidend houdt een notaris bij wie de aandeelhouders zijn binnen een bv, en welke rechten op welk aandeel gevestigd zijn. Op die manier is het ouderwetse boekje, waar traditioneel gezien het aandeelhoudersregister in werd bijgehouden, niet meer nodig.
Deze papieren registraties zijn enerzijds gemakkelijk – je werkt eventuele wijzigingen bij in een boekje en klaar – maar ook foutgevoelig; uit onderzoek bleek al eerder dat de papieren aandeelhoudersregistraties van bedrijven vaak niet actueel, onvolledig of onjuist zijn. En wat te doen wanneer men het document simpelweg niet meer kan vinden? Een vennootschap is in deze gevallen veel tijd (en geld) kwijt aan het laten reconstrueren van het register door een notaris.
Geen openingstijden
Ilona van Opdorp is projectmanager bij Evidend, en licht de voordelen verder toe: “Het bestuur van een bv bewaart traditioneel het boekje op een veilige plek. Maar ja, zo’n boekje is vaak kwijt – zeker wanneer het weinig wordt gebruikt. Andere bedrijven hebben hun register in bijvoorbeeld Excel staan, maar daar kunnen per ongeluk dingen gewijzigd of verwijderd worden. In Evidend krijg je een foutmelding wanneer je hetzelfde aandeel twee keer probeert over te dragen: fouten maken kan bijna niet.” Voor vragen staan Ilona en haar collega’s, Saddy Vink en Agnieska Klaassen-Preisner, klaar. Ze zorgen er niet alleen voor dat je makkelijk van start kan gaan, maar helpen je ook met alle latere vragen.
“Bovendien kan je het systeem 24/7 raadplegen, er zijn geen openingstijden. Als je diep in de nacht of aan de andere kant van de wereld je administratie bij wilt werken, kan dat. Maar er is ook genoeg menselijk contact, zonder dat je ellenlang op een reactie moet wachten. Zo kwam er op 28 december een nieuwe klant naar ons toe, met de vraag of hun notariskantoor met Evidend kon starten. Op 3 januari hadden we de onboarding al. Door snel te schakelen kunnen zij nu in januari alle bv’s die worden opgericht meteen in het systeem zetten.”
Het ging om Remmerswaal Notarissen, uit ‘s-Gravenzande. Anita Scholtes-Bol, notarisklerk bij het kantoor: “In december hebben we veel oprichtingen binnengekregen en die wil ik niet meer in een papieren aandeelhoudersregister zetten. Dat kost veel tijd en digitaal voelt het gewoon al veel sneller en prettiger. Ik wil 2023 efficiënt starten en ik ben dus heel blij dat ik zo snel met Evidend aan de slag kan om de nieuwe registers meteen digitaal in te voeren.”
Gegevens delen
Een van de grootste voordelen voor bv’s is dat ze gegevens makkelijk kunnen delen, met bijvoorbeeld hun aandeelhouders, bank of accountant. Sinds 27 september 2020 is het voor een groot deel van de Nederlandse rechtspersonen en vennootschappen verplicht om hun UBO’s (Ultimate Beneficial Owner) te registreren in het UBO-register. UBO’s hebben minimaal 25 procent van de aandelen van een vennootschap.
Het systeem is weliswaar niet ontwikkeld voor de UBO-registratie, maar het maakt het proces wel makkelijker. Je kunt immers in één oogopslag de meeste actuele verdeling van aandelen bekijken. Dit overzicht kan zo doorgestuurd worden naar de Kamer van Koophandel.
Meer informatie over Evidend? Klik hier.
